Esimerkkejä tehdyistä toimeksiannoista

Sosiaalisen median toimisto

Asiakasyritys tarvitsi toimistoassistenttia 30 - 40 tuntia kuukaudessa. Vapauttaakseen asiantuntijoiden työaikaa, asiakas tarvitsi jonkun, joka hoitaisi myyntilaskutusta, käsittelisi ostolaskuja sekä kulukuitteja, olisi yhteydessä kirjanpitoon ja syöttäisi kulut kirjanpitojärjestelmään. Tarvetta oli myös kuntosalikorttien, lounaskorttien ja toimistotarvikkeiden tilaamiseen sekä matkajärjestelyihin ja pienimuotoisten tapahtumien ja kokousten järjestämiseen.
Asiakkaan kanssa tehtiin kuuden kuukauden määräaikainen sopimus, jossa työtunteja oli sovittu olevan 40 tuntia kuukaudessa. Virtuaaliassistentti tuli asiakkaan toimipisteeseen Helsinkiin kolmena päivänä kuussa ja loput tunnit hoidettiin etänä. Tarkistuspiste oli sovittu määräajan puoleen väliin, jossa toimeksiannon sisältöa tarkistettiin ja sopimuskautta pidenettiin.

Verkkokaupan asiakaspalvelu

Verkkokauppias oli kasvaneen myynnin johdosta harkinnut palkkaavansa assistentin hoitamaan päivittäisiä ja juoksevia tehtäviä, jotka veivät liikaa yrittäjän omaa aikaa. Työntekijän palkkaamisen sijaan verkkokauppias osti virtuaaliassari.fi:ltä alkuun 40 tuntia työaikaa kuukaudessa, joka pian nostettiin 50 tuntiin kuukaudessa. Sopimus tehtiin kuudeksi kuukaudeksi, jonka jälkeen sitä jatkettiin kuuden kuukauden jaksoissa.
Verkkokauppiaan virtuaaliassistentille ulkoistamia tehtäviä olivat asiakaspalveluviesteihin vastaaminen sekä verkkokaupan että Facebookin kautta, uusien tuotteiden luominen verkkokauppaan, PopUp-viestien tekeminen, alennuskoodien luominen ja ajastaminen, toimitusten hoitaminen kiireaikaan, kuittien, ostolaskujen ja muun kirjanpitoaineiston hoitaminen ja toimittaminen kirjanpitoon. Työt hoidettiin etänä, paitsi kiireajan toimitukset virtuaaliassari tuli tekemään asiakkaan toimipisteeseen.

Yhteistyön seurauksena yrittäjällä jäi aikaa verkkokaupan kehittämiseen ja tuote-valikoiman laajentamiseen sekä muihin yritystoiminnan kannalta tärkeisiin toimenpiteisiin.

Rakennusalan yrityksen myyntilaskujen hoito

Rakennusyritys oli kasvattanut sekä asiakaskuntaa että työntekijämäärää räjähdysmäisesti, joka oli kasvattanut yrittäjän hallinnollisten tehtävien määrää melkoisesti lyhyessä ajassa. Tilanne oli päässyt kasautumaan hyvinkin nopeasti.

Yhteistyö aloitettiin ensin kiinteällä 10 tunnin projektisopimuksella, jossa sovittiin, että virtuaaliassistentti allokoi ostolaskut oikeisiin asiakaskohteisiin, luo myyntilaskut sekä kerää yrittäjän kulukuitit ja tekee niistä kululaskut. Projektin aikana tuntimäärää kasvatettiin toisella rinnakkaisella projektilla, jonka päämääränä oli järjestää yrityksen pikkujoulut sekä hankkia työntekijöille joululahjat. Tämän jälkeen yhteistyötä jatkettiin toistaiseksi voimassaolevalla 20 tunnin sopimuksella, joka kattaa myyntilaskut, ostolaskujen allokoinnit sekä erilaiset hankinnat ja muut muuttuvat työtehtävät.

Toimeksianto hoidettiin pääosin etänä.

Yhteistyön seurauksena yrittäjälle jäi aikaa uusien tarjousten tekemiseen, asiakaskohteiden seuraamiseen sekä projektien johtamiseen.

IT yrityksen sopimushallinta

IT palveluita tarjoava yritys tarvitsi tuntityöntekijää hoitamaan palvelusopimusten hallintaa sekä -laskutusta omien järjestelmien kautta.

Työ oli tarkkaa ja perehdytys tehtiin asikasyrityksen toimesta asiakkaan omissa tiloissa. Itse työ ei vaatinut toimistolla oloa, vaan voitiin hoitaa vahvan tunnistautumisen kautta etänä.
Myös kokoukset pystyttiin hoitamaan Skypen välityksellä etänä. Tarvittaessa kuitenkin virtuaaliassari saapui asiakkaan toimipisteeseen koulutuksiin ja muihin läsnäoloa vaativiin kokouksiin.

Tunteja varattiin virtuaaliassistentille 90 tuntia kuukaudessa toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.

Kiinnostuitko?

Haluatko lähettää tarjouspyynnön?

Ota yhteyttä ja selvitetään miten voimme auttaa sinua parhaiten