Uusi vuosikymmen tuo mukanaan uusia tuulia! Yksi keskeinen yrittäjiä ja organisaatioita koskeva uudistus on huhtikuun alusta voimaan astuva verkkolaskulaki. Tämä laki on velvoittanut jo viime vuoden huhtikuusta lähtien julkishallintoa käsittelemään sähköisiä laskuja, mutta 1.4.2020 alkaen samainen laki velvoittaa myös suurinta osaa yrityksistä.
Mitä verkkolaskulain muutos tuo mukanaan?
Verkkolaskulaki on osa EU:n verkkolaskudirektiiviä. Lain tarkoituksena on yhdenmukaistaa kaupankäyntiä sekä ohjata laskutusta sähköiseen muotoon. Huhtikuussa voimaan astuvan verkkolaskulain myötä elinkeinoharjoittajilla on oikeus saada pyynnöstä toiselta yrittäjältä lasku sähköisessä muodossa. 1.4. lähtien on siis oikeus jättää maksamatta muussa muodossa tulleet laskut, jos on vaatinut niiden toimittamista sähköisenä. Muutos aiheuttaa painetta kuntien, valtion sekä yritysten toimittajille siirtyä verkkolaskutukseen.
Laskun tulee myös sisältää tiettyjä pakollisia laskutustietoja, joita Suomen laissa ei ole tähän mennessä vielä vaadittu sisältävän. Jatkossa Euroopan sisällä liikkuvissa verkkolaskuissa tulee olemaan samat pakolliset sekä valinnaiset tietokentät, joista pakollisia ovat mm. alv-koodi sekä maakoodit. Uuden verkkolaskulain myötä Suomen yleisimmät laskutusformaatit Finvoice ja TEAPPSXML päivitetään uusiin 3.0 versioihin, jotka sisältävät uudet tietokentät. Yrittäjän ei kuitenkaan itse tarvitse hikoilla tämän osalta – ohjelmistosuunnittelijoiden tulee huolehtia, että ohjelmat ovat yhteensopivia kyseisten formaattien kanssa.
Koskeeko uusi verkkolaskulaki yritystäni?
Muutos koskee yritystäsi, jos yrityksesi liikevaihto vuodessa on yli 10 000 €. Näin ollen laki koskee suurinta osaa yrityksiä, mutta pienimmät yritykset ovat poikkeus. Koska laki liittyy vain kahden yrityksen välisiin laskuihin, ei myöskään sellaisten yritysten, jotka laskuttavat vain kuluttajia, tarvitse muutoksesta huolia. Siitäkin huolimatta suosittelemme kuitenkin kaikille yrittäjille siirtymistä sähköiseen laskutukseen: laskut eivät huku, laskujen lähettäminen on nopeampaa ja asiakkaasi ovat tyytyväisempiä.
Onko sähköpostitse lähetetty pdf-lasku uuden verkkolaskulain mukainen?
Otathan huomioon, ettei verkkolasku (toisin sanottuna sähköinen lasku) tarkoita samaa asiaa kuin sähköpostitse lähetetty pdf-lasku. Sähköinen lasku tarkoittaa digitaalisessa, rakenteisessa muodossa sekä sähköisestä järjestelmästä toiseen lähetettyjä laskuja. Sähköinen taloushallinto laskee kuluja ja säästää yrittäjän aikaa tämän lisäksi se pelastaa yrittäjän sähkö- ja kirjeposti laskujen kaaokselta. Muistathan ottaa verkkolaskulain muutoksen ajoissa huomioon ja ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.
Sanastoa verkkolaskuista ja PDF-laskuliitteistä
Verkkolasku = Verkkolaskulla tarkoitetaan sähköistä laskusanomaa (yleensä XML-muodossa lähetettyä laskua). Verkkolaskua tukeva ostoreskontrajärjestelmä kykenee vastaanottamaan XML-sanoman, eikä laskua tarvitse erikseen tulostaa tai skannata.
Sähköinen lasku = Sähköisellä laskulla viitataan yleensä samaan asiaan kuin verkkolaskulla. Toisinaan sähköiseen laskuun ymmärretään kuuluvaksi myös sähköpostitse välitetty lasku. Sähköinen lasku on kuitenkin laaja käsite, ja voi kattaa käsitteenä esimerkiksi EDI-laskut, sähköpostilaskut, skannatut laskut ja XML-laskut.
PDF-lasku sähköpostin liitteenä = Sähköpostilla lähetetään usein laskuja PDF-liitetiedostoina. PDF on tarkoitettu visuaaliseen esittämiseen, ei sähköiseen tiedonsiirtoon. Useinkaan ostolaskujärjestelmä ei kykene lukemaan laskun tietoja PDF-tiedostosta, joten tästä näkökulmasta sähköpostilasku ei ole sähköinen lasku. Usein myös rivitiedot saattavat puuttua skannauspalvelun kautta lähetetyistä laskuista sen jälkeen, kun ne luetaan järjestelmään.
PDF-lasku skannauspalvelun kautta = Mikäli sinulle lähetetty lasku on tullut skannauspalvelun kautta, vastaanottamasi verkkolasku sisältää yleisesti vain maksamiseen tarpeelliset tiedot, kuten hinnan, tilinumeron, viitenumeron ja viimeisen maksupäivän. Yleensä skannatut verkkolaskut eivät sisällä rivitietoja. Kun lasku välitetään skannauspalvelun kautta, se luetaan sisään verkkolaskuformaatissa. Skannauspalvelu muodostaa PDF-laskusta XML-tiedoston, jotta se saadaan verkkolaskuksi.
