Assistenttipalvelut – Ulkoista toimiston rutiinit

Löytyykö teidänkin toimistostanne ikävän pitkä lista silpputehtäviä, jotka eivät oikein kuulu kenenkään tontille, mutta jotka on hoidettava, jotta arki ja bisnes pyörivät?

Tulostuspaperin tilaaminen, palaveritarjoilut, matkajärjestelyt, kokouspöytäkirjat, postien avaaminen, sähköposteihin vastaaminen, muistioiden laatiminen…

Assistenttipalvelut vapauttavat aikaanne oleelliseen ja pelastavat toimistonne kaaokselta. Helpota arkeasi ja anna Virtuaaliassarin auttaa!

Ulkoista toimistopalvelut ja keskity oleelliseen

Toimistotyöt ja sihteerin tehtävät kontolleen ottava assistentti sujuvoittaa arkea ja vapauttaa aikaa tuottavan työn tekemiseen.

Virtuaaliassari on täydellinen valinta, jos:

  • Haluat keskittyä täysillä yrityksesi ydintekemiseen.
  • Toimistotöistä on muodostunut taakka, joka ei kuulu kenenkään tontille ja joka vie asiantuntijoiden aikaa ja aiheuttaa tyytymättömyyttä.
  • Kaipaat lisäkäsiä toimistorutiinien hoitamiseen, mutta et halua palkata vakituista sihteeriä.
  • Tarvitset jonkun, joka pitää itsenäisesti langat käsissään ja varmistaa, että toimiston arki rullaa.
  • Tarve lisäavulle on joko säännöllinen tai hyvin vaihteleva.

Mitä kaikkea assistenttipalvelut voivat sisältää?

Palvelupakettimme räätälöidään aina asiakkaan tarpeita vastaavaksi. Assistenttipalvelut voivat sisältää esimerkiksi seuraavia tehtäviä:

  • Pienhankinnat ja toimistotarviketilaukset
  • Asiakaspalvelu ja puheluihin vastaaminen
  • Sähköpostin ja kalenterin hallinta
  • Kokous- ja matkajärjestelyt
  • Yhdistys- ja säätiötoiminta
  • Pöytäkirjojen laadinta
  • Postien käsittely
  • Arkistointi ja dokumentointi
  • Asiakirjojen puhtaaksikirjoitus
  • Ääninauhojen purkaminen
  • Kilpailutukset ja tiedonhaku
  • Inventaariot ja varastonhallinta
  • Tiedon kerääminen ja analysointi
  • Dokumenttien ja esitysten valmistelu
  • Asiakkaiden ja sidosryhmien muistamiset
  • Internetsivujen ja verkkokaupan päivitystyöt
  • Esittely- ja markkinointimateriaalien valmistus
  • Projektinhallinta
  • CRM:n ylläpito
  • Muut yleiset toimistorutiinit

Pelastamme arkesi kaaokselta

Selkeyttä ja mielenrauhaa

Arki on hallitumpaa, kun toimistolla ei odota ikävän pitkä ”joku hoitaa, kun ehtii” -tehtävien lista. Kalenterit pysyvät kunnossa, viestit eivät huku ja asiakirjat ovat valmiina ajallaan.

Tyytyväisemmät työntekijät

Silpputyön siirtely työpöydältä toiselle aiheuttaa helposti tyytymättömyyttä työntekijöissä. Virtuaaliassari hoitaa mieluusti nekin työt, joita kukaan muu ei halua.

Aikaa ydintekemiseen

Kun rutiinityöt eivät jatkuvasti vaadi huomiotasi, sinulla on enemmän aikaa asiakkaille, myynnille ja yrityksen kehittämiseen.

Näin yhteistyömme etenee

1. Hintatiedustelu

Kerro arjen tilanteestasi ja asioista, jotka eniten kuormittavat. Me laadimme sinulle ehdotuksen palvelupaketiksi.

2. Käytännöistä sopiminen

Sovimme yhdessä tuntimäärän ja tehtävät, jotka Virtuaaliassari ottaa hoitaakseen.

3. Työn aloitus

Aloitamme työt tarvittaessa nopeastikin. Teille nimetään oma assistentti, jonka taustalla on koko tiimin tuki. Voimme työskennellä etänä tai paikan päällä.

4. Jatkuva tuki arkeen

Virtuaaliassarimme hoitavat sovitut asiat itsenäisesti ja antavat tarvittaessa myös kehitysehdotuksia prosessien sujuvoittamiseksi. Laskutamme vain tehdystä työstä!

ASSISTENTTIPALVELUSTA SANOTTUA

Marko Kahilainen

Toimitusjohtaja - MK Facade Oy

Meillä ei ole omaa henkilökuntaa, joka hoitaisi talous- tai sihteeritehtäviä. Virtuaaliassareiden hyödyntämisellä olemme saaneet pidettyä kulumme pieninä. Yhteydenpitoa on päivittäin ja Virtuaaliassarit tekevät meille töitä pari tuntia päivässä. Kun työt saadaan heti päiväsaikaan tehdyksi, työtehtävät eivät kuormita meitä iltaisin rakennustyömailla vietetyn päivän jälkeen.

Minna Reilin

Toimistopäällikkö - Knowit Oy

Meillä ei ollut omia resursseja hoitaa kaikkia toimistotiimin tehtäviä. Heti alusta asti kaikki hoitui tehokkaasti, ja uusi assari pääsi nopeasti sisään tehtäviinsä ilman, että meiltä olisi vaadittu suurta panosta perehdytykseen. Joustavuus on ehdottomasti parasta: apua saa nopeasti, jopa päivän varoitusajalla.

Jussi Parviainen

Talouspäällikkö - Tekoälytoimisto Uhma

Yrityksemme arjessa oli mukana useita juoksevia ja toistuvia tehtäviä, joita hoidettiin manuaalisesti. Vaikka tehtävät itsessään eivät olleet vaikeita, ne veivät aikaa ydintiimimme tärkeimmiltä fokuksilta – kuten myynniltä, markkinoinnilta ja asiakassuhteiden kehittämiseltä. Halusimme ulkoistaa näitä tehtäviä tehokkaammin, ja Virtuaaliassari osoittautui juuri oikeanlaiseksi kumppaniksi tähän tarpeeseen.

Annukka Mickelsson

Toimitusjohtaja - Taksiliitto ry

Toimiston pyörittämiseen liittyvät käytännön asiat on tärkeää hoitaa huolella – ja juuri siinä Virtuaaliassarit ovat erityisen hyviä. Suosittelen ehdottomasti hyödyntämään heidän joustavuutta ja asiantuntemusta!

Teemu Liila

Toimitusjohtaja - Sijoituskästi Media Oy

Arki toimii nyt erinomaisesti. Assari hoitaa työnsä todella itsenäisesti ja huolehtii, että tärkeät asiat tulevat tehdyksi, vaikka kukaan ei juuri sillä hetkellä erikseen pyytäisi. Tämä on ollut suuri helpotus, sillä kiireisinä aikoina voi kulua pitkäänkin ennen kuin ehdimme antaa erillisiä ohjeita.

Joustavasti ammattitaidolla – etänä tai läsnä

Ammattitaitoiset virtuaaliassarimme palvelevat teitä sopimuksen mukaan joko etänä tai tarvittaessa paikan päällä toimistollanne (esim. toimistopalvelut, kuten kokousjärjestelyt, postien hoito tms.).

Palvelumme joustaa tarpeidenne mukaan, joten voit kääntyä puoleemme myös yllättävien tilanteiden edessä.

Vaikka sopimukseenne sisältyisi vain muutama tunti työtä kuukaudessa, olemme kuitenkin tavoitettavissa aina arkipäivisin virka-aikaan.

Kaipaatko apua myös muuhun?

Virtuaaliassarit voivat auttaa laajasti myös muun muassa taloushallinnon, HR-palveluiden ja johdon assistenttipalveluiden kanssa.

Tutustu muihin palveluihimme, ja räätälöidään yhdessä juuri teille sopiva kokonaispaketti.

Aika laittaa arki kuntoon? Ota yhteyttä!

Usein kysytyt kysymykset

Mistä tiedän, kuinka paljon tunteja sopimukseen kannattaa sisällyttää?

Kerro vain tarpeistasi, niin me autamme arvioimaan tuntimäärän. Useimmat asiakkaamme aloittavat pienellä tuntimäärällä (esim. 10-20 tuntia kuukaudessa). Tarpeen kasvaessa tuntimäärää voidaan helposti lisätä.

Voimmeko ulkoistaa vain muutaman yksittäisen tehtävän?

Ehdottomasti! Palvelumme on täysin joustava. Voitte ulkoistaa yhden projektin, pienen tehtäväkokonaisuuden tai jatkuvan listan rutiineja. Voit käyttää meitä myös esimerkiksi kiireapulaisena aina tarpeen vaatiessa.

Voitteko työskennellä paikan päällä toimistollamme?

Kyllä – tällä hetkellä voimme olla läsnä toimistoilla, jotka sijaitsevat pääkaupunkiseudulla tai Turun alueella.

Pitääkö työtehtävät määritellä heti tarkasti etukäteen?

Ei. Useat asiakkaamme huomaavat toimeksiannon alettua, että heiltä löytyy meille myös muuta tehtävää kuin mitä sopimukseen on kirjattu. Tehtäviä voidaan lisätä mukaan matkan varrella.

Pystyttekö hoitamaan tehtäviä myös lyhyellä varoitusajalla?

Totta kai! Joustavuus on keskeinen osa palveluamme, ja pystymme reagoimaan kiireellisiin tehtäviin myös lyhyellä varoitusajalla.

Haluaisin ennakoitavan ja helposti budjetoitavan laskutuksen, onnistuuko tämä?

Kyllä! Pakettiemme ansiosta meillä on täysin ennakoitava ja helposti budjetoitava laskutus. Käytössämme on myös hälytysrajat, jotka ehkäisevät yllättäviltä kuluilta. Näin myös mahdolliset lisätunnit ovat sinulla tiedossa etukäteen – ilman yllätyksiä.