Mitä asiakkaamme sanovat meistä?

Tylsät rutiinitehtävät assarille

Virtuaaliassarit tekevät meille juuri niitä asioita, jotka eivät ole meidän mielestämme kivoja, kuten aloitus- ja valmistelurutiineja soittokierroksille. Voin suositella assareiden palveluja kaikille, joilla ei ole omaa assaria ja jotka eivät halua skannata kuitteja ja kipaista hakemassa kahvimaitoa.

Kari Kaisto

Toimitusjohtaja / Myyntivauhdittajat Oy

Ei paluuta aikaan ennen Virtuaaliassaria!

Muutos aikaan ennen Virtuaaliassaria on ollut aika iso. Kun tein työt ennen aikaisemmin itse, aika loppui usein kesken, tehtäviä jäi roikkumaan ja työt alkoivat kasaantumaan. Asiat piti tehdä monta kertaa ja niitä piti selvitellä jälkikäteen. Yhteistyö on toiminut todella hyvin ja Virtuaaliassarimme on osa tiimiämme.

Christian Hellgren

Toimitusjohtaja / Qviba Oy

Virtuaaliassari myös paikan päälle

Virtuaaliassistenttimme Taina käy meillä viikoittain joka tiistai ja hänellä on oma työpisteensä toimistollamme. Virtuaaliassarille on sälytetty hyvin moninaisia tehtäviä kuten excel-työt, avustavat HR-tehtävät ja muita yleisiä sihteeritehtäviä. Osuvampi nimitys lienee hallinnon assistentti.

Ulla Pölllänen

Toimitusjohtaja / Erikoiskaupan liitto Etu ry

Kiireisen toimitusjohtajan assistentti

Yhteistyömme on hyvin sujuvaa. Assarimme Marika toimittaa meille uutiskirjeitä, kontaktoi mediaa, hallinnoi sopimuksia ja auttaa meitä reskontran kanssa. Keskityn mieluummin ydinosaamiseeni ja laskutettaviin töihin. Sopimusten stilisointi ja kirjanpito vaativat tarkkaavaisuutta.

Heikki Kauppinen

Toimitusjohtaja / CurrentFin Oy

Järjestölle oma sihteeri

Järjestön oma virtuaaliassari Taina hoitaa Kirjakauppaliitossa mm. jäsenasioita, tapahtumajärjestelyjä, talousasioita ja avustavia HR-tehtäviä. Järjestön oma virtuaaliassari Taina sopii myös päättäjätapaamisia, hallinnoi kalentereita, valmistelee kirjanpidon ja hoitaa osansa sähköpostitrafiikista.

Laura Karlsson

Toimitusjohtaja / Kirjakauppaliitto ry

Assarilla koko tiimin tuki

Kun palvelu on ulkoistettu, käytössä ei ole vain yhtä assaria, vaan taustalla toimii kokonainen tiimi, josta löytyy aina tarvittaessa paikkausapua tai lisäosaamista. Yhteistyö on paljon laajempaa ja assarilla on tukenaan yhteisö, jolta saa tukea ja neuvoja.

Panu Tast

Toimitusjohtaja / Näkeminen ja silmäterveys NÄE ry

Start-upin hallinnon sihteeri

”Hanna on meidän assarimme ja hänen tehtävänään on vastata asiakkaidemme viesteihin, hoitaa laskutusta ja vastata talouteen liittyviin kysymyksiin. Startup-yrityksen liiketoiminnan johtamisessa on paljon multitaskaamista. Kun rutiinit sujuvat, jää liiketoiminnan ja tuotteiden suunnitteluun enemmän aikaa.

Heikki Leskelä

Toimitusjohtaja / Joy Planet Finland Oy

Ulkoistus on kustannustehokasta

On itsestään selvää, että meidän olisi pitänyt palkata Virtuaaliassari jo aikaisemmin. Kun alkaa laskemaan kuinka paljon aikaa meni aikaisemmin turhiin asioihin, ymmärtää kuinka paljon kustannustehokkaampaa on ulkoistaa työ. Nyt tiimimme pystyy keskittymään paremmin liiketoimintaa kehittäviin toimenpiteisiin.

Jani Hiltunen

Toimitusjohtaja / LiquidBlox

Eroon rasittavasta taloushallinnosta

Ennen Virtuaaliassareita taloushallinto tuntui rasittavalta ja laskuja oli hankala saada lähtemään. Virtuaaliassareiden avun myötä enää ei tarvitse työpäivän jälkeen tehdä myyntilaskuja tai miettiä mitä pitäisi toimittaa kirjanpitoon.

Olli Vähämäki

Toimitusjohtaja / Kodin Sähkö Hki Oy

Assari laittaa myös itsensä likoon

Pyrimme yrityksen alkuvaiheessa palkkaamaan mahdollisimman vähän, joten ostamme mieluummin hallinnolliset tehtävät ulkopuolisilta. En ole assarini ainoa asiakas, mutta silti koen, että palvelu on nopeaa ja hyvää. Hanna laittaa itsensä myös likoon yritykseni puolesta ja jos hän ei itse tiedä kaikkea, takana on iso organisaatio, jossa on laaja-alaista osaamista.

Teppo Ahomäki

Toimitusjohtaja / Löyly Suomi Oy

Vähällä perehdytyksellä ja vaivalla iso apu!

Yhteistyö sujuu oikein hyvin ja tekeminen on hyvin vuorovaikutteista. Kun talousjohtaja eläköityi, oli mietittävä, miten tehtävät jatkossa hoidetaan. Virtuaaliassari oli oiva ja kustannustehokas ratkaisu tähän. Virtuaaliassarit käsittelevät kaikki ostolaskut, luottokorttilaskut ja avustavat noin neljänkymmenen asentajan tuntipalkkojen laskemisessa.

Kirsi Suikkanen

Toimistopäällikkö / UVL Talotekniikka Oy

Sihteeri rakennusalan yritykselle

Meillä ei ole omaa henkilökuntaa, joka hoitaisi talous- tai sihteeritehtäviä. Virtuaaliassareiden hyödyntämisellä olemme saaneet pidettyä kulumme pieninä. Yhteydenpitoa on päivittäin ja Virtuaaliassarit tekevät meille töitä pari tuntia päivässä. Kun työt saadaan heti päiväsaikaan tehdyksi, työtehtävät eivät kuormita meitä iltaisin rakennustyömailla vietetyn päivän jälkeen.

Marko Kahilainen

Toimitusjohtaja / MK Facade Oy

Kohti 4 tunnin työviikkoa

Alun perin sain idean assareiden palkkaamisesta luettuani Timothy Ferrisin kirjan 4 tunnin työviikko. Googlasin assistenttipalveluita ja Virtuaaliassareiden palvelut vaikuttivat juuri sopivalta. Vapautuneella ajalla pystyn keskittymään omaan työhöni ja liiketoimintaan. Jos kaiken tekee itse, aika loppuu kesken ja toimin itse hidasteena liiketoiminnan kasvulle.

Antti Rintanen

Toimitusjohtaja / Rintanen Capital Oy

Erittäin hyvä kokemus!

Kokemus Virtuaaliassaripalvelusta on ollut erittäin hyvä. Yhteistyö Virtuaaliassareiden kanssa on ollut enemmänkin syvempää kumppanuutta kuin perinteinen toimeksianto tai alihankinta. Joustavuus palvelussa on loistava asia, sillä voimme tilata resursseja tarpeen mukaan ja yrityksemme omat asiantuntijat voivat olla mukana projektin vaativimmissa vaiheissa.

Jyri Köykkä

Chairman / ShipPalette Oy

Toimistotöiden ulkoistaminen vapautti aikaa

Taloushallinnon tehtävät kasaantuivat töiden lisääntymisen myötä, Virtuaaliassarin liittyminen tiimiin ratkaisi ongelman. Hanna otti lyhyen perehdytyksen jälkeen koppia tehtävistä ja olen ollut hyvin tyytyväinen oman assarini toimintaan. Nyt minulla on aikaa keskittyä ja kehittää liiketoimintaa. Voin luottaa siihen, että annetut lisätehtävät hoituvat mallikkaasti lyhyelläkin varoitusajalla.

Janne Mäki

Toimitusjohtaja / Salminen Mäki Yhtiöt Oy

Lämmin suositus!

Yritysoston myötä työmäärä kaksinkertaistui eivätkä omat resurssimme enää riittäneet toimistorutiinien hoitamiseen. Virtuaaliassari tarjosi tilanteeseemme helpon, ketterän ja dynaamisen ratkaisun. Perehdytyksen jälkeen saimme oman nimetyn yhteyshenkilön, Marikan, joka omaksui nopeasti talomme toimintatavat, ja sulautui osaksi työyhteisöämme.

Heikki Rantalaiho

Toimitusjohtaja / H24 Palvelut Oy

Virtuaaliassari pelasti meidän hallinnon!

Monta asiaa on roikkunut ja jäänyt luonnollisesti asiakastyön jalkoihin, mutta nyt homma toimii ja asiat hoituvat ajallaan. Meillä assarit hoitavat juoksevien asioiden lisäksi myyntilaskutuksen alusta loppuun. Suosittelen lämpimästi varsinkin sellaiseen tilanteeseen, jossa hallinnollista työtä ja juoksevia asioita on sen verran vähän, ettei oman assistentin palkkaaminen ole järkevää saati kustannustehokasta.

Marika Siniaalto

Customer Experience Director & Founder / Grapevine Media Oy

Esimerkkejä tehdyistä toimeksiannoista

Teknologiayrityksen ostoreskontra

Asiakasyrityksenä on kansainvälinen teknologiayritys Konica Minolta Business Solutions Finland Oy, joka tarjoaa tulostuksenhallinnan palveluja ja ratkaisuja toimiston tulostusympäristöön sekä tuotantotulostuksen ratkaisuja ammattitulostusympäristöihin.

Asiakkaan tarpeena oli löytää taloushallinnon osastolle ostoreskontrasta vastaava assistentti, jolta luonnistuisi ostolaskujen vastaanotto ja käsittely sekä alustavan kirjanpidon tehtävät. Taloushallinnon assistentin tehtäviin kuuluu myös matkareskontran hoito sekä tietyistä sisäisistä raporteista vastaaminen. Tehtävien hoito ulkoistettiin Virtuaaliassarille ja tunteja ensimmäisessä sopimuksessa oli 90 tuntia kuukaudessa. Toimeksianto oli 7 kuukauden määräaikainen sopimus, sillä yritys oli juuri aloittamassa tehtävien ulkoistusprojektia konsernitasolla.

Virtuaaliassari Hanna käy asiakkaan toimitiloissa Espoossa kerran viikossa ja muuten työt tehdään etänä. Hyvät viestintävälineet mahdollistavat työn toimivuuden ja laadukkaan asiakaspalvelun. Hanna on jo tärkeä osa yrityksen taloustiimiä talousjohtajan, kirjanpitäjän ja muiden ammattilaisten ohella.
Sopimusta jatkettiin toistaiseksi voimassaolevana ja tehtäväkenttää laajennettiin myöhemmin myynnin tukitehtävillä, jolloin asiakkaalta vapautui asiantuntijoita muihin tehtäviin.

Hinauspalveluyrityksen myyntireskontra

Hinauspalvelua yhteensä viidellä eri paikkakunnalla tarjoavan H24 Palvelut Oy toimitusjohtaja Heikki oli ylityöllistynyt yhtiön laskutuksen hoitamisen ja laskujen uudelleenlähettämisen vuoksi. Hinauspalvelun laskut tulee usein hyvittää alkuperäiselle laskunsaajalle ja kääntää eteenpäin vakuutukseen tai tilaajalle. Laskuihin ja tilauksiin liittyy myös paljon selvitystyötä ja asiakaspalvelua sekä meilitse että puhelimitse. Yrittäjä oli uupunut laskujen työllistävän taakan alle.

Virtuaaliassistentti Marika perehdytettiin tehtäviin 1,5 tunnin mittaisen videopalaverin aikana, jossa käytiin yhdessä Heikin kanssa läpi käytössä olevat järjestelmät, asiakaspalvelun hoito, laskujen muokkaaminen ja edelleenlähetys sekä muut tehtävien suorittamisen kannalta tärkeät asiat. Ulkoistus aloitettiin samana päivänä ja virtuaaliassari Marika pääsi muokkaamaan laskuja itsenäisesti.

Työ on ollut sopivan haastavaa ja erittäin mielenkiintoista ja virtuaaliassarimme ottivat jälleen uuden järjestelmän haltuunsa. Ulkoistuksesta tehtiin 30 kuukausittaisen tunnin pakettisopimus, jossa asiakas saa aina kiinteän ja samansuuruisen laskun ja tunteja tarkkaillaan viikottain. Kolmen edeltävän kuukauden tunnit tarkistetaan kvartaaleittan ja mahdolliset ylittyneet tunnit laskutetaan ulos.

Sosiaalisen median toimisto

Kovaa vauhtia kasvava digimarkkinointitoimisto Grapevine Media Oy tarvitsi osa-aikaista toimistoassistenttia 25 - 30 tuntia kuukaudessa. Vapauttaakseen asiantuntijoiden työaikaa, asiakas tarvitsi jonkun, joka hoitaisi myyntilaskutusta, käsittelisi ostolaskuja sekä kulukuitteja, olisi yhteydessä kirjanpitoon ja syöttäisi kulut kirjanpitojärjestelmään. Tarvetta oli myös matkakorttien, lounaskorttien ja toimistotarvikkeiden tilaamiseen sekä matkajärjestelyihin ja pienimuotoisten tapahtumien ja kokousten järjestämiseen.
Asiakkaan kanssa tehtiin kiinteä pakettisopimus, jossa työtunneiksi sovittiin 30 tuntia kuukaudessa. Tarkistuspiste sovittiin ensimmäisen kvartaalin loppuun, jolloin toimeksiannon sisältöä sekä tunteja tarkistettiin.
Virtuaaliassistentti Marika käy asiakkaan toimipisteessä Helsingissä tarvittaessa, mutta yleensä tehtävät hoidetaan etänä meidän omalta toimistoltamme käsin.

Ulkoistuksen kautta asiakas sai osaavan ja pätevän osa-aikaisen virtuaaliassarin ilman kiinteitä laite- tai henkilöstökuluja.

Talotekniikkayrityksen ostolaskujen hoito

Talotekniikka-alan yritys UVL Talotekniikka Oy oli valinnan edessä: palkatako osa-aikainen vai ulkoistaako tekeminen muualle? Päätös oli tehtävä pian ja aloitus oli nopea.

Yrityksen toimitusjohtaja Lauri päätti ulkoistaa yhteensä 40 tuntia kuukaudessa Virtuaaliassareille. Ulkoistettaviin tehtäviin kuuluvat ostolaskujen tarkistus, alustava tiliöinti, kustannuspaikka- ja projektijaottelu sekä sisäiseen kiertoon lähetys. Yrityksellä on käytössään oma laskunkiertoon tarkoitettu kirjanpitojärjestelmä, johon Virtuaaliassarimme Hanna tutustui perehdytyksen yhteydessä asiakkaan toimipisteessä. Perehdytys hoidettiin muutamassa tunnissa, jonka jälkeen Hanna enää vain tarkisti muutamia ostolaskujen kustannuspaikkajaotteluun liittyviä poikkeustapauksia yhteyshenkilöltään Kirsiltä meilitse. Myös asiakkaan kirjanpitojärjestelmän haltuunotto sujui mutkattomasti ja nopeasti. Työt hoidetaan etänä Virtuaaliassareiden päämajasta Espoosta.

Rakennusalan yritysten hallinnolliset työt

Virtuaaliassarimme on ollut mukana auttamassa useamman rakennusalanyrityksen hallinnollisissa tehtävissä. Jokaisella yrityksellä on ollut omat ohjelmistot ja järjestelmät, jotka assarimme on ottanut haltuun nopeasti.

Salminen Mäki Yhtiöt Oy:ssä Hannan toimenkuvaan on kuulunut mm. ostolaskujen tarkastaminen, tiliöinti, litterointi, hyväksyminen sekä kustannuspaikkajaottelu sekä uusien toimittajakorttien lisääminen ja vanhojen päivittäminen. Reklamaatiotapaukset ja virheelliset laskut assarimme Hanna on hoitanut toimittajien kanssa omatoimisesti. HR-puolen tehtävistä olemme hoitaneet työntekijätietojen päivittämisen, verokorttiasiat, tuntikorttien täyttämisen sekä palkka-aineistojen koostamisen palkanlaskijalle. Olemme myös olleet apuna uusien järjestelmien käyttöönottoprojekteissa.
Salminen Mäki Yhtiön kanssa on alusta asti ollut käytössä 25 tunnin pakettisopimus, joka kuitenkin mahdollistaa joustavan tuntien käytön niissä tilanteissa, jolloin assaria tarvitaan kausittaisten tehtävien hoitoon.

Toisessa rakennusalan yrityksessä, Aparnas Remonteissa, assarimme keskittyi myyntilaskujen valmisteluun ja lähettämiseen.

Assarin tehtäviin kuuluivat mm. ostolaskujen allokointi oikeisiin asiakaskohteisiin, myyntilaskuaineiston kokoaminen ja laskujen luonti sekä yrittäjän kulukuittien kerääminen ja kululaskujen luominen. Lisäksi tehtäviin kuuluivat muut hallinnon tehtävät kuten yrityksen pikkujoulujen järjestäminen, työntekijöiden joululahjojen hankkiminen sekä erilaiset muut hankinnat ja kilpailutukset.

Yhteistyön seurauksena yrittäjälle jäi aikaa uusien tarjousten tekemiseen, asiakaskohteiden seuraamiseen sekä projektien johtamiseen.

IT yrityksen sopimushallinta

IT palveluja tarjoava yritys tarvitsi tuntityöntekijää hoitamaan palvelusopimusten hallintaa sekä -laskutusta yrityksen omien järjestelmien kautta.

Tehtäviin kuuluvat sopimusmuutosten tekeminen, asiakkaiden sopimusten muokkaaminen, myyntilaskujen luominen ja oikeellisuuden tarkistaminen, laskuhyvitysten tekeminen sekä yhteydenpito loppuasiakkaisiin laskutukseen ja sopimuksiin liittyvissä asioissa.
Työ on tarkkaa ja perehdytys tehtiin asiakasyrityksen toimesta asiakkaan omissa tiloissa. Itse työ ei vaadi toimistolla oloa, vaan voidaan hoitaa vahvan tunnistautumisen kautta etänä.
Virtuaaliassari on tavoitettavissa päivittäin ja osallistuu kokouksiin Skypen välityksellä etänä. Tarvittaessa kuitenkin Virtuaaliassari Sanna saapuu asiakkaan toimipisteeseen koulutuksiin ja muihin läsnäoloa vaativiin kokouksiin.

Tunteja varattiin virtuaaliassistentille 90 tuntia kuukaudessa toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.

Kiinnostuitko?

Haluatko lähettää hintatiedustelun?

Ota yhteyttä ja selvitetään miten voimme auttaa sinua parhaiten