Teknologiayrityksen ostoreskontra

Asiakasyrityksenä on kansainvälinen teknologiayritys Konica Minolta Business Solutions Finland Oy, joka tarjoaa tulostuksenhallinnan palveluja ja ratkaisuja toimiston tulostusympäristöön sekä tuotantotulostuksen ratkaisuja ammattitulostusympäristöihin.

Asiakkaan tarpeena oli löytää taloushallinnon osastolle ostoreskontrasta vastaava assistentti, jolta luonnistuisi ostolaskujen vastaanotto ja käsittely sekä alustavan kirjanpidon tehtävät. Taloushallinnon assistentin tehtäviin kuuluu myös matkareskontran hoito sekä tietyistä sisäisistä raporteista vastaaminen. Tehtävien hoito ulkoistettiin Virtuaaliassarille ja tunteja ensimmäisessä sopimuksessa oli 90 tuntia kuukaudessa. Toimeksianto oli 7 kuukauden määräaikainen sopimus, sillä yritys oli juuri aloittamassa tehtävien ulkoistusprojektia konsernitasolla.

Virtuaaliassari Hanna käy asiakkaan toimitiloissa Espoossa kerran viikossa ja muuten työt tehdään etänä. Hyvät viestintävälineet mahdollistavat työn toimivuuden ja laadukkaan asiakaspalvelun. Hanna on jo tärkeä osa yrityksen taloustiimiä talousjohtajan, kirjanpitäjän ja muiden ammattilaisten ohella.
Sopimusta jatkettiin toistaiseksi voimassaolevana ja tehtäväkenttää laajennettiin myöhemmin myynnin tukitehtävillä, jolloin asiakkaalta vapautui asiantuntijoita muihin tehtäviin.

Hinauspalveluyrityksen myyntireskontra

Hinauspalvelua yhteensä viidellä eri paikkakunnalla tarjoavan H24 Palvelut Oy toimitusjohtaja Heikki oli ylityöllistynyt yhtiön laskutuksen hoitamisen ja laskujen uudelleenlähettämisen vuoksi. Hinauspalvelun laskut tulee usein hyvittää alkuperäiselle laskunsaajalle ja kääntää eteenpäin vakuutukseen tai tilaajalle. Laskuihin ja tilauksiin liittyy myös paljon selvitystyötä ja asiakaspalvelua sekä meilitse että puhelimitse. Yrittäjä oli uupunut laskujen työllistävän taakan alle.

Virtuaaliassistentti Marika perehdytettiin tehtäviin 1,5 tunnin mittaisen videopalaverin aikana, jossa käytiin yhdessä Heikin kanssa läpi käytössä olevat järjestelmät, asiakaspalvelun hoito, laskujen muokkaaminen ja edelleenlähetys sekä muut tehtävien suorittamisen kannalta tärkeät asiat. Ulkoistus aloitettiin samana päivänä ja virtuaaliassari Marika pääsi muokkaamaan laskuja itsenäisesti.

Työ on ollut sopivan haastavaa ja erittäin mielenkiintoista ja virtuaaliassarimme ottivat jälleen uuden järjestelmän haltuunsa. Ulkoistuksesta tehtiin 30 kuukausittaisen tunnin pakettisopimus, jossa asiakas saa aina kiinteän ja samansuuruisen laskun ja tunteja tarkkaillaan viikottain. Kolmen edeltävän kuukauden tunnit tarkistetaan kvartaaleittan ja mahdolliset ylittyneet tunnit laskutetaan ulos.

Sosiaalisen median toimisto

Kovaa vauhtia kasvava digimarkkinointitoimisto Grapevine Media Oy tarvitsi osa-aikaista toimistoassistenttia 25 - 30 tuntia kuukaudessa. Vapauttaakseen asiantuntijoiden työaikaa, asiakas tarvitsi jonkun, joka hoitaisi myyntilaskutusta, käsittelisi ostolaskuja sekä kulukuitteja, olisi yhteydessä kirjanpitoon ja syöttäisi kulut kirjanpitojärjestelmään. Tarvetta oli myös matkakorttien, lounaskorttien ja toimistotarvikkeiden tilaamiseen sekä matkajärjestelyihin ja pienimuotoisten tapahtumien ja kokousten järjestämiseen.
Asiakkaan kanssa tehtiin kiinteä pakettisopimus, jossa työtunneiksi sovittiin 30 tuntia kuukaudessa. Tarkistuspiste sovittiin ensimmäisen kvartaalin loppuun, jolloin toimeksiannon sisältöä sekä tunteja tarkistettiin.
Virtuaaliassistentti Marika käy asiakkaan toimipisteessä Helsingissä tarvittaessa, mutta yleensä tehtävät hoidetaan etänä meidän omalta toimistoltamme käsin.

Ulkoistuksen kautta asiakas sai osaavan ja pätevän osa-aikaisen virtuaaliassarin ilman kiinteitä laite- tai henkilöstökuluja.

Talotekniikkayrityksen ostolaskujen hoito

Talotekniikka-alan yritys UVL Talotekniikka Oy oli valinnan edessä: palkatako osa-aikainen vai ulkoistaako tekeminen muualle? Päätös oli tehtävä pian ja aloitus oli nopea.

Yrityksen toimitusjohtaja Lauri päätti ulkoistaa yhteensä 40 tuntia kuukaudessa Virtuaaliassareille. Ulkoistettaviin tehtäviin kuuluvat ostolaskujen tarkistus, alustava tiliöinti, kustannuspaikka- ja projektijaottelu sekä sisäiseen kiertoon lähetys. Yrityksellä on käytössään oma laskunkiertoon tarkoitettu kirjanpitojärjestelmä, johon Virtuaaliassarimme Hanna tutustui perehdytyksen yhteydessä asiakkaan toimipisteessä. Perehdytys hoidettiin muutamassa tunnissa, jonka jälkeen Hanna enää vain tarkisti muutamia ostolaskujen kustannuspaikkajaotteluun liittyviä poikkeustapauksia yhteyshenkilöltään Kirsiltä meilitse. Myös asiakkaan kirjanpitojärjestelmän haltuunotto sujui mutkattomasti ja nopeasti. Työt hoidetaan etänä Virtuaaliassareiden päämajasta Espoosta.

Rakennusalan yritysten hallinnolliset työt

Virtuaaliassarimme on ollut mukana auttamassa useamman rakennusalanyrityksen hallinnollisissa tehtävissä. Jokaisella yrityksellä on ollut omat ohjelmistot ja järjestelmät, jotka assarimme on ottanut haltuun nopeasti.

Salminen Mäki Yhtiöt Oy:ssä Hannan toimenkuvaan on kuulunut mm. ostolaskujen tarkastaminen, tiliöinti, litterointi, hyväksyminen sekä kustannuspaikkajaottelu sekä uusien toimittajakorttien lisääminen ja vanhojen päivittäminen. Reklamaatiotapaukset ja virheelliset laskut assarimme Hanna on hoitanut toimittajien kanssa omatoimisesti. HR-puolen tehtävistä olemme hoitaneet työntekijätietojen päivittämisen, verokorttiasiat, tuntikorttien täyttämisen sekä palkka-aineistojen koostamisen palkanlaskijalle. Olemme myös olleet apuna uusien järjestelmien käyttöönottoprojekteissa.
Salminen Mäki Yhtiön kanssa on alusta asti ollut käytössä 25 tunnin pakettisopimus, joka kuitenkin mahdollistaa joustavan tuntien käytön niissä tilanteissa, jolloin assaria tarvitaan kausittaisten tehtävien hoitoon.

Toisessa rakennusalan yrityksessä, Aparnas Remonteissa, assarimme keskittyi myyntilaskujen valmisteluun ja lähettämiseen.

Assarin tehtäviin kuuluivat mm. ostolaskujen allokointi oikeisiin asiakaskohteisiin, myyntilaskuaineiston kokoaminen ja laskujen luonti sekä yrittäjän kulukuittien kerääminen ja kululaskujen luominen. Lisäksi tehtäviin kuuluivat muut hallinnon tehtävät kuten yrityksen pikkujoulujen järjestäminen, työntekijöiden joululahjojen hankkiminen sekä erilaiset muut hankinnat ja kilpailutukset.

Yhteistyön seurauksena yrittäjälle jäi aikaa uusien tarjousten tekemiseen, asiakaskohteiden seuraamiseen sekä projektien johtamiseen.

IT yrityksen sopimushallinta

IT palveluja tarjoava yritys tarvitsi tuntityöntekijää hoitamaan palvelusopimusten hallintaa sekä -laskutusta yrityksen omien järjestelmien kautta.

Tehtäviin kuuluvat sopimusmuutosten tekeminen, asiakkaiden sopimusten muokkaaminen, myyntilaskujen luominen ja oikeellisuuden tarkistaminen, laskuhyvitysten tekeminen sekä yhteydenpito loppuasiakkaisiin laskutukseen ja sopimuksiin liittyvissä asioissa.
Työ on tarkkaa ja perehdytys tehtiin asiakasyrityksen toimesta asiakkaan omissa tiloissa. Itse työ ei vaadi toimistolla oloa, vaan voidaan hoitaa vahvan tunnistautumisen kautta etänä.
Virtuaaliassari on tavoitettavissa päivittäin ja osallistuu kokouksiin Skypen välityksellä etänä. Tarvittaessa kuitenkin Virtuaaliassari Sanna saapuu asiakkaan toimipisteeseen koulutuksiin ja muihin läsnäoloa vaativiin kokouksiin.

Tunteja varattiin virtuaaliassistentille 90 tuntia kuukaudessa toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.