Mitä asiakkaamme sanovat meistä?

Tarvitsimme taloushallinnon osastolle ostoreskontrasta vastaavan assistentin, jolta luonnistuisi ostolaskujen vastaanotto ja käsittely sekä alustavat kirjanpidon tehtävät. Myös matkalaskujen hoito sekä raporteista vastaaminen olivat assistentin tehtäväkentässä. Virtuaaliassari tulee toimitiloihimme Espooseen kerran viikossa ja muuten työt hoidetaan etänä. Palvelu on ollut joustavaa ja sujunut hyvin. Kaiken kaikkiaan olemme olleet erittäin tyytyväisiä työn laatuun.

Markku Kyyrö Talousjohtaja /Konica Minolta Business Solutions Finland Oy
caret-down caret-up caret-left caret-right

Virtuaaliassari pelasti meidän hallinnon! Monta asiaa on roikkunut ja jäänyt luonnollisesti asiakastyön jalkoihin, mutta nyt homma toimii ja asiat hoituvat ajallaan. Suosittelen lämpimästi varsinkin sellaiseen tilanteeseen, jossa hallinnollista työtä ja juoksevia asioita on sen verran vähän, ettei oman assistentin palkkaaminen ole järkevää saati kustannustehokasta.

Marika Siniaalto Toimitusjohtaja /Grapevine

Olemme pieni, mutta voimakkaasti kasvava yritys. Liiketoimintamme kasvaessa on ollut haasteena kasvattaa hallintoa niin, että kaikki tarvittava saadaan hoidettua, mutta hallinnon kustannukset pysyvät kurissa. Meillä oli asiakkaidemme laskutus päässyt pahasti laahaamaan jäljessä, kun onneksemme saimme tietää Virtuaaliassarin palveluista. Ilman Virtuaaliassaria tuskin uskallan ajatella missä tilanteessa olisimme nyt.

Peter Holmström Toimitusjohtaja /Aparnas Remontit

Esimerkkejä tehdyistä toimeksiannoista

Sosiaalisen median toimisto

Asiakasyritys tarvitsi toimistoassistenttia 30 - 35 tuntia kuukaudessa. Vapauttaakseen asiantuntijoiden työaikaa, asiakas tarvitsi jonkun, joka hoitaisi myyntilaskutusta, käsittelisi ostolaskuja sekä kulukuitteja, olisi yhteydessä kirjanpitoon ja syöttäisi kulut kirjanpitojärjestelmään. Tarvetta oli myös matkakorttien, lounaskorttien ja toimistotarvikkeiden tilaamiseen sekä matkajärjestelyihin ja pienimuotoisten tapahtumien ja kokousten järjestämiseen.
Asiakkaan kanssa tehtiin kiinteä pakettisopimus, jossa työtunneiksi sovittiin 30 tuntia kuukaudessa. Virtuaaliassistentti Arielle tuli asiakkaan toimipisteeseen Helsinkiin muutamana päivänä kuussa ja loput tunnit hoidettiin etänä. Tarkistuspiste sovittiin ensimmäisen kvartaalin loppuun, jolloin toimeksiannon sisältöä sekä tunteja tarkistettiin.

Verkkokaupan asiakaspalvelu

Verkkokauppias oli kasvaneen myynnin johdosta harkinnut palkkaavansa assistentin hoitamaan päivittäisiä ja juoksevia tehtäviä, jotka veivät liikaa yrittäjän omaa aikaa. Työntekijän palkkaamisen sijaan verkkokauppias osti Virtuaaliassarilta alkuun 30 tuntia työaikaa kuukaudessa, joka pian nostettiin 40 tuntiin kuukaudessa. Sopimus tehtiin pakettina, jolloin yrittäjän oli helppo budjetoida kulut koko vuodeksi etukäteen.
Verkkokauppiaan virtuaaliassistti Sanna-Marialle ulkoistamia tehtäviä olivat asiakaspalveluviesteihin vastaaminen sekä verkkokaupan että Facebookin kautta, uusien tuotteiden luominen verkkokauppaan, PopUp-viestien tekeminen, alennuskoodien luominen ja ajastaminen, toimitusten hoitaminen kiireaikaan, kuittien, ostolaskujen ja muun kirjanpitoaineiston hoitaminen ja toimittaminen kirjanpitoon. Työt hoidettiin etänä, jopa toimitukset Sanna-Maria teki omasta toimipisteestään.

Yhteistyön seurauksena yrittäjällä jäi aikaa verkkokaupan kehittämiseen ja tuotevalikoiman laajentamiseen sekä muihin yritystoiminnan kannalta tärkeisiin toimenpiteisiin.

Rakennusalan yrityksen myyntilaskujen hoito

Rakennusyritys oli kasvattanut sekä asiakaskuntaa että työntekijämäärää räjähdysmäisesti, joka oli kasvattanut yrittäjän hallinnollisten tehtävien määrää melkoisesti lyhyessä ajassa. Tilanne oli päässyt kasautumaan hyvinkin nopeasti.

Yhteistyö aloitettiin ensin kiinteällä 10 tunnin projektisopimuksella, jossa sovittiin, että virtuaaliassistentti allokoi ostolaskut oikeisiin asiakaskohteisiin, luo myyntilaskut sekä kerää yrittäjän kulukuitit ja tekee niistä kululaskut. Projektin aikana tuntimäärää kasvatettiin toisella rinnakkaisella projektilla, jonka päämääränä oli järjestää yrityksen pikkujoulut sekä hankkia työntekijöille joululahjat. Tämän jälkeen yhteistyötä jatkettiin toistaiseksi voimassaolevalla 20 tunnin sopimuksella, joka kattaa myyntilaskut, ostolaskujen allokoinnit sekä erilaiset hankinnat ja muut muuttuvat työtehtävät.

Toimeksianto hoidettiin pääosin etänä.

Yhteistyön seurauksena yrittäjälle jäi aikaa uusien tarjousten tekemiseen, asiakaskohteiden seuraamiseen sekä projektien johtamiseen.

IT yrityksen sopimushallinta

IT palveluita tarjoava yritys tarvitsi tuntityöntekijää hoitamaan palvelusopimusten hallintaa sekä -laskutusta omien järjestelmien kautta.

Työ oli tarkkaa ja perehdytys tehtiin asikasyrityksen toimesta asiakkaan omissa tiloissa. Itse työ ei vaatinut toimistolla oloa, vaan voitiin hoitaa vahvan tunnistautumisen kautta etänä.
Myös kokoukset pystyttiin hoitamaan Skypen välityksellä etänä. Tarvittaessa kuitenkin virtuaaliassari saapui asiakkaan toimipisteeseen koulutuksiin ja muihin läsnäoloa vaativiin kokouksiin.

Tunteja varattiin virtuaaliassistentille 90 tuntia kuukaudessa toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.

Kiinnostuitko?

Haluatko lähettää hintatiedustelun?

Ota yhteyttä ja selvitetään miten voimme auttaa sinua parhaiten