Mitä asiakkaamme sanovat meistä?

Tarvitsimme taloushallinnon osastolle ostoreskontrasta vastaavan assistentin, jolta luonnistuisi ostolaskujen vastaanotto ja käsittely sekä alustavat kirjanpidon tehtävät. Myös matkalaskujen hoito sekä raporteista vastaaminen olivat assistentin tehtäväkentässä. Virtuaaliassari Hanna tulee toimitiloihimme Espooseen kerran viikossa ja muuten työt hoidetaan etänä. Palvelu on ollut joustavaa ja sujunut hyvin. Kaiken kaikkiaan olemme olleet erittäin tyytyväisiä työn laatuun.

Markku Kyyrö Talousjohtaja /Konica Minolta Business Solutions Finland Oy
caret-down caret-up caret-left caret-right

Virtuaaliassareiden perehdytys saatiin puolessa päivässä hoidettua ja meidän järjestelmän haltuunotto mahdollisti nopean aloituksen. Nimetty assarimme Hanna on hienosti ja täsmällisesti hoitanut ostolaskujen käsittelyn! Voin hyvillä mielin jäädä lomalle, kun ostolaskut ovat Virtuaaliassareiden hellässä huomassa.

Kirsi Suikkanen Taloushallinnosta vastaava /UVL Talotekniikka Oy

Virtuaaliassari pelasti meidän hallinnon! Monta asiaa on roikkunut ja jäänyt luonnollisesti asiakastyön jalkoihin, mutta nyt homma toimii ja asiat hoituvat ajallaan. Suosittelen lämpimästi varsinkin sellaiseen tilanteeseen, jossa hallinnollista työtä ja juoksevia asioita on sen verran vähän, ettei oman assistentin palkkaaminen ole järkevää saati kustannustehokasta.

Marika Siniaalto Toimitusjohtaja /Grapevine

Olemme pieni, mutta voimakkaasti kasvava yritys. Liiketoimintamme kasvaessa on ollut haasteena kasvattaa hallintoa niin, että kaikki tarvittava saadaan hoidettua, mutta hallinnon kustannukset pysyvät kurissa. Meillä oli asiakkaidemme laskutus päässyt pahasti laahaamaan jäljessä, kun onneksemme saimme tietää Virtuaaliassarin palveluista. Ilman Virtuaaliassaria tuskin uskallan ajatella missä tilanteessa olisimme nyt.

Peter Holmström Toimitusjohtaja /Aparnas Remontit

Esimerkkejä tehdyistä toimeksiannoista

virtuaaliassistentti, kokousjärjestelyt, matkajärjestelyt, myyntilaskut, kuitit, toimistotyön ulkoistaminen, tiedonhaku, pienhankinnat

Teknologiayrityksen ostoreskontran hoito

Asiakasyrityksenä on kansainvälinen teknologiayritys, joka tarjoaa tulostuksenhallinnan palveluja ja ratkaisuja toimiston tulostusympäristöön sekä tuotantotulostuksen ratkaisuja ammattitulostusympäristöihin.

Asiakkaan tarpeena oli löytää taloushallinnon osastolle ostoreskontrasta vastaava assistentti, jolta luonnistuisi ostolaskujen vastaanotto ja käsittely sekä alustavan kirjanpidon tehtävät. Taloushallinnon assistentin tehtäviin kuuluu myös matkareskontran hoito sekä tietyistä sisäisistä raporteista vastaaminen. Tehtävien hoito ulkoistettiin Virtuaaliassarille ja tunteja ensimmäisessä sopimuksessa oli 90 tuntia kuukaudessa. Toimeksianto oli 7 kuukauden määräaikainen sopimus, sillä yritys oli juuri aloittamassa tehtävien ulkoistusprojektia konsernitasolla.

Virtuaaliassari Hanna käy asiakkaan toimitiloissa Espooseen kerran viikossa ja muuten työt tehdään etänä. Hyvät viestintävälineet mahdollistavat työn toimivuuden ja laadukkaan asiakaspalvelun.
Sopimusta jatkettiin toistaiseksi voimassaolevana ja tehtäväkenttää laajennettiin myöhemmin myynnin tukitehtävillä, jolloin asiakkaalta vapautui asiantuntijoita muihin tehtäviin.

Talotekniikkayrityksen ostolaskujen hoito

Talotekniikka-alan yritys oli valinnan edessä: palkatako osa-aikainen vai ulkoistaako tekeminen muualle? Päätös oli tehtävä pian ja aloitus oli nopea.

Yritys päätti ulkoistaa yhteensä 40 tuntia kuukaudessa Virtuaaliassareille. Ulkoistettaviin tehtäviin kuuluvat ostolaskujen tarkistus, alustava tiliöinti, kustannuspaikka- ja projektijaottelu sekä sisäiseen kiertoon lähetys. Yrityksellä on käytössään oma laskunkiertoon tarkoitettu kirjanpitojärjestelmä, johon Virtuaaliassarimme Hanna tutustui perehdytyksen yhteydessä asiakkaan toimipisteessä. Perehdytys hoidettiin muutamassa tunnissa, jonka jälkeen Hanna enää vain tarkisti muutamia ostolaskujen kustannuspaikkajaotteluun liittyviä poikkeustapauksia yhteyshenkilöltään meilitse. Myös asiakkaan kirjanpitojärjestelmän haltuunotto sujui mutkattomasti ja nopeasti. Työt hoidetaan etänä Virtuaaliassareiden päämajasta.

Sosiaalisen median toimisto

Asiakasyritys tarvitsi osa-aikaista toimistoassistenttia 30 - 35 tuntia kuukaudessa. Vapauttaakseen asiantuntijoiden työaikaa, asiakas tarvitsi jonkun, joka hoitaisi myyntilaskutusta, käsittelisi ostolaskuja sekä kulukuitteja, olisi yhteydessä kirjanpitoon ja syöttäisi kulut kirjanpitojärjestelmään. Tarvetta oli myös matkakorttien, lounaskorttien ja toimistotarvikkeiden tilaamiseen sekä matkajärjestelyihin ja pienimuotoisten tapahtumien ja kokousten järjestämiseen.
Asiakkaan kanssa tehtiin kiinteä pakettisopimus, jossa työtunneiksi sovittiin 30 tuntia kuukaudessa. Tarkistuspiste sovittiin ensimmäisen kvartaalin loppuun, jolloin toimeksiannon sisältöä sekä tunteja tarkistettiin.
Virtuaaliassistentti Arielle on asiakkaan toimipisteessä Helsingissä muutamana päivänä kuussa ja loput tunnit hoidetaan etänä.

Ulkoistuksen kautta asiakas sai osaavan ja pätevän osa-aikaisen assarin ilman kiinteitä laite- tai henkilöstökuluja.

Rakennusalan yrityksen myyntilaskujen hoito

Rakennusyritys oli kasvattanut sekä asiakaskuntaa että työntekijämäärää räjähdysmäisesti, joka oli lisännyt yrittäjän hallinnollisten tehtävien määrää melkoisesti lyhyessä ajassa. Tilanne oli päässyt kasautumaan hyvinkin nopeasti.

Yhteistyö aloitettiin ensin kiinteällä 10 tunnin sopimuksella, jossa sovittiin, että Virtuaaliassistentti allokoi ostolaskut oikeisiin asiakaskohteisiin, luo myyntilaskut sekä kerää yrittäjän kulukuitit ja tekee niistä kululaskut. Projektin aikana tuntimäärää kasvatettiin toisella rinnakkaisella projektilla, jonka päämääränä oli järjestää yrityksen pikkujoulut sekä hankkia työntekijöille joululahjat. Tämän jälkeen yhteistyötä jatkettiin toistaiseksi voimassaolevalla 20 tunnin sopimuksella, joka kattoi myyntilaskujen teon, ostolaskujen allokoinnit, kululaskujen hoidon sekä erilaiset hankinnat ja muut muuttuvat työtehtävät.

Yhteistyön seurauksena yrittäjälle jäi aikaa uusien tarjousten tekemiseen, asiakaskohteiden seuraamiseen sekä projektien johtamiseen.

IT yrityksen sopimushallinta

IT palveluita tarjoava yritys tarvitsi tuntityöntekijää hoitamaan palvelusopimusten hallintaa sekä -laskutusta yrityksen omien järjestelmien kautta.

Tehtäviin kuuluvat sopimusmuutosten tekeminen, asiakkaiden sopimusten muokkaaminen, myyntilaskujen luominen ja oikeellisuuden tarkistaminen, laskuhyvitysten tekeminen sekä yhteydenpito loppuasiakkaisiin laskutukseen ja sopimuksiin liittyvissä asioissa.
Työ on tarkkaa ja perehdytys tehtiin asiakasyrityksen toimesta asiakkaan omissa tiloissa. Itse työ ei vaadi toimistolla oloa, vaan voidaan hoitaa vahvan tunnistautumisen kautta etänä.
Virtuaaliassari on tavoitettavissa päivittäin ja osallistuu kokouksiin Skypen välityksellä etänä. Tarvittaessa kuitenkin Virtuaaliassari Sanna saapuu asiakkaan toimipisteeseen koulutuksiin ja muihin läsnäoloa vaativiin kokouksiin.

Tunteja varattiin virtuaaliassistentille 90 tuntia kuukaudessa toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.

Verkkokaupan asiakaspalvelu

Verkkokauppias oli kasvaneen myynnin johdosta harkinnut palkkaavansa assistentin hoitamaan päivittäisiä ja juoksevia tehtäviä, jotka veivät liikaa yrittäjän omaa aikaa. Työntekijän palkkaamisen sijaan verkkokauppias osti Virtuaaliassarilta alkuun 30 tuntia työaikaa kuukaudessa, joka pian nostettiin 40 tuntiin kuukaudessa. Sopimus tehtiin pakettina, jolloin yrittäjän oli helppo budjetoida kulut koko vuodeksi etukäteen.

Virtuaaliassistentti Sanna-Marialle ulkoistettuja tehtäviä ovat asiakaspalveluviesteihin vastaaminen sekä verkkokaupan että Facebookin kautta, uusien tuotteiden luominen verkkokauppaan, PopUp-viestien tekeminen, alennuskoodien luominen ja ajastaminen, toimitusten hoitaminen kiireaikaan, kuittien, ostolaskujen ja muun kirjanpitoaineiston hoitaminen ja toimittaminen kirjanpitoon. Työt hoidetaan etänä, jopa tuotetoimitukset hoidetaan Virtuaaliassarin kautta.

Yhteistyön seurauksena yrittäjällä jäi aikaa verkkokaupan kehittämiseen ja tuotevalikoiman laajentamiseen sekä muihin yritystoiminnan kannalta tärkeisiin toimenpiteisiin.

Kiinnostuitko?

Haluatko lähettää hintatiedustelun?

Ota yhteyttä ja selvitetään miten voimme auttaa sinua parhaiten