Mitä asiakkaamme sanovat meistä?

Taloushallinnon tehtävät kasaantuivat töiden lisääntymisen myötä, Virtuaaliassarin liittyminen tiimiin ratkaisi ongelman. Hanna otti lyhyen perehdytyksen jälkeen koppia ostoreskontrasta, tunti- ja verokorttien hallinnoimisesta. Olen ollut hyvin tyytyväinen oman assarini toimintaan. Nyt minulla on aikaa keskittyä ja kehittää liiketoimintaa. Voin luottaa siihen, että annetut lisätehtävät hoituvat mallikkaasti lyhyelläkin varoitusajalla.

Janne Mäki Toimitusjohtaja / Salminen Mäki Yhtiöt Oy

Yritysoston myötä toimeksiantojemme määrä kaksinkertaistui eivätkä omat resurssimme enää riittäneet toimistorutiinien hoitamiseen. Virtuaaliassari tarjosi tilanteeseemme helpon, ketterän ja dynaamisen ratkaisun. Perehdytyksen jälkeen saimme oman nimetyn yhteyshenkilön, Marikan, joka omaksui nopeasti talomme toimintatavat, ja sulautui osaksi työyhteisöämme. Lämmin suositus!

Heikki Rantalaiho Toimitusjohtaja / H24 Palvelut Oy

Virtuaaliassari pelasti meidän hallinnon! Monta asiaa on roikkunut ja jäänyt luonnollisesti asiakastyön jalkoihin, mutta nyt homma toimii ja asiat hoituvat ajallaan. Suosittelen lämpimästi varsinkin sellaiseen tilanteeseen, jossa hallinnollista työtä ja juoksevia asioita on sen verran vähän, ettei oman assistentin palkkaaminen ole järkevää saati kustannustehokasta.

Marika Siniaalto Toimitusjohtaja /Grapevine Media Oy

Virtuaaliassareiden perehdytys saatiin puolessa päivässä hoidettua ja meidän järjestelmän haltuunotto mahdollisti nopean aloituksen. Nimetty assarimme Hanna on hienosti ja täsmällisesti hoitanut ostolaskujen käsittelyn! Voin hyvillä mielin jäädä lomalle, kun ostolaskut ovat Virtuaaliassareiden hellässä huomassa.

Kirsi Suikkanen Taloushallinnosta vastaava /UVL Talotekniikka Oy

Tarvitsimme taloushallinnon osastolle ostoreskontrasta vastaavan assistentin, jolta luonnistuisi ostolaskujen vastaanotto ja käsittely sekä alustavat kirjanpidon tehtävät. Myös matkalaskujen hoito sekä raporteista vastaaminen olivat assistentin tehtäväkentässä. Palvelu on ollut joustavaa ja sujunut hyvin. Kaiken kaikkiaan olemme olleet erittäin tyytyväisiä työn laatuun.

Markku Kyyrö Talousjohtaja /Konica Minolta Business Solutions Finland Oy

Tarvitsimme hallinnollista apua Cloud & Data Center -yksikkömme sopimushallinnassa. Tehtäviin kuuluivat mm. palvelusopimusten muutosten tekeminen ja myyntilaskutus. Virtuaaliassareiden kanssa asiat ovat hoituneet sujuvasti. Esimerkiksi IT-palvelujen käsitteistön ymmärtäminen auttoi nopeuttamaan perehdytystä.

Petri Heinonen Director /Telia Cygate Oy

Olemme pieni, mutta voimakkaasti kasvava yritys. Liiketoiminnan ja hallinnon kasvaessa on ollut haasteena saada kaikki tarvittava hoidettua ilman kustannusten nousua. Meillä oli asiakkaidemme laskutus päässyt pahasti laahaamaan jäljessä, kun onneksemme saimme tietää Virtuaaliassarin palveluista. Ilman Virtuaaliassaria tuskin uskallan ajatella missä tilanteessa olisimme nyt.

Peter Holmström Toimitusjohtaja /Aparnas Remontit

Esimerkkejä tehdyistä toimeksiannoista

virtuaaliassistentti, kokousjärjestelyt, matkajärjestelyt, myyntilaskut, kuitit, toimistotyön ulkoistaminen, tiedonhaku, pienhankinnat

Teknologiayrityksen ostoreskontra

Asiakasyrityksenä on kansainvälinen teknologiayritys, joka tarjoaa tulostuksenhallinnan palveluja ja ratkaisuja toimiston tulostusympäristöön sekä tuotantotulostuksen ratkaisuja ammattitulostusympäristöihin.

Asiakkaan tarpeena oli löytää taloushallinnon osastolle ostoreskontrasta vastaava assistentti, jolta luonnistuisi ostolaskujen vastaanotto ja käsittely sekä alustavan kirjanpidon tehtävät. Taloushallinnon assistentin tehtäviin kuuluu myös matkareskontran hoito sekä tietyistä sisäisistä raporteista vastaaminen. Tehtävien hoito ulkoistettiin Virtuaaliassarille ja tunteja ensimmäisessä sopimuksessa oli 90 tuntia kuukaudessa. Toimeksianto oli 7 kuukauden määräaikainen sopimus, sillä yritys oli juuri aloittamassa tehtävien ulkoistusprojektia konsernitasolla.

Virtuaaliassari Hanna käy asiakkaan toimitiloissa Espooseen kerran viikossa ja muuten työt tehdään etänä. Hyvät viestintävälineet mahdollistavat työn toimivuuden ja laadukkaan asiakaspalvelun. Hanna on jo tärkeä osa yrityksen taloustiimiä Markun, Katin ja muiden ammattilaisten ohella.
Sopimusta jatkettiin toistaiseksi voimassaolevana ja tehtäväkenttää laajennettiin myöhemmin myynnin tukitehtävillä, jolloin asiakkaalta vapautui asiantuntijoita muihin tehtäviin.

Hinauspalveluyrityksen myyntireskontra

Hinauspalvelua yhteensä viidellä eri paikkakunnalla tarjoavan yrityksen toimitusjohtaja Heikki oli ylityöllistynyt yhtiön laskutuksen hoitamisen ja laskujen uudelleen lähettämisen vuoksi. Hinauspalvelun laskut tulee usein hyvittää alkuperäiselle laskun saajalle ja kääntää eteenpäin vakuutukseen tai tilaajalle. Laskuihin ja tilauksiin liittyy myös paljon selvitystyötä ja asiakaspalvelua sekä meilitse että puhelimitse. Yrittäjä oli uupunut laskujen työllistävän taakan alle.

Virtuaaliassistentti Marika perehdytettiin tehtäviin 1,5 tunnin mittaisen videopalaverin aikana, jossa käytiin yhdessä Heikin kanssa läpi käytössä olevat järjestelmät, asiakaspalvelun hoito, laskujen muokkaaminen ja edelleenlähetys sekä muut tehtävien suorittamisen kannalta tärkeät asiat. Ulkoistus aloitettiin samana päivänä ja virtuaaliassari Marika pääsi muokkaamaan laskuja itsenäisesti.

Työ on ollut sopivan haastavaa ja erittäin mielenkiintoista ja virtuaaliassarimme ottivat jälleen uuden järjestelmän haltuunsa. Ulkoistuksesta tehtiin 30 kuukausittaisen tunnin pakettisopimus, jossa asiakas saa aina kiinteän ja samansuuruisen laskun ja tunteja tarkkaillaan viikottain. Kolmen edeltävän kuukauden tunnit tarkistetaan kvartaaleittan ja mahdolliset ylittyneet tunnit laskutetaan ulos.

Sosiaalisen median toimisto

Kovaa vauhtia kasvava digimarkkinointitoimisto tarvitsi osa-aikaista toimistoassistenttia 30 - 35 tuntia kuukaudessa. Vapauttaakseen asiantuntijoiden työaikaa, asiakas tarvitsi jonkun, joka hoitaisi myyntilaskutusta, käsittelisi ostolaskuja sekä kulukuitteja, olisi yhteydessä kirjanpitoon ja syöttäisi kulut kirjanpitojärjestelmään. Tarvetta oli myös matkakorttien, lounaskorttien ja toimistotarvikkeiden tilaamiseen sekä matkajärjestelyihin ja pienimuotoisten tapahtumien ja kokousten järjestämiseen.
Asiakkaan kanssa tehtiin kiinteä pakettisopimus, jossa työtunneiksi sovittiin 30 tuntia kuukaudessa. Tarkistuspiste sovittiin ensimmäisen kvartaalin loppuun, jolloin toimeksiannon sisältöä sekä tunteja tarkistettiin.
Virtuaaliassistentti Marika käy asiakkaan toimipisteessä Helsingissä tarvittaessa, mutta yleensä tehtävät hoidetaan etänä meidän omalta toimistolta käsin.

Ulkoistuksen kautta asiakas sai osaavan ja pätevän osa-aikaisen virtuaaliassarin ilman kiinteitä laite- tai henkilöstökuluja.

Talotekniikkayrityksen ostolaskujen hoito

Talotekniikka-alan yritys oli valinnan edessä: palkatako osa-aikainen vai ulkoistaako tekeminen muualle? Päätös oli tehtävä pian ja aloitus oli nopea.

Yrityksen toimitusjohtaja Lauri päätti ulkoistaa yhteensä 40 tuntia kuukaudessa Virtuaaliassareille. Ulkoistettaviin tehtäviin kuuluvat ostolaskujen tarkistus, alustava tiliöinti, kustannuspaikka- ja projektijaottelu sekä sisäiseen kiertoon lähetys. Yrityksellä on käytössään oma laskunkiertoon tarkoitettu kirjanpitojärjestelmä, johon Virtuaaliassarimme Hanna tutustui perehdytyksen yhteydessä asiakkaan toimipisteessä. Perehdytys hoidettiin muutamassa tunnissa, jonka jälkeen Hanna enää vain tarkisti muutamia ostolaskujen kustannuspaikkajaotteluun liittyviä poikkeustapauksia yhteyshenkilöltään Kirsiltä meilitse. Myös asiakkaan kirjanpitojärjestelmän haltuunotto sujui mutkattomasti ja nopeasti. Työt hoidetaan etänä Virtuaaliassareiden päämajasta.

Rakennusalan yrityksen myyntilaskut

Rakennusyritys oli kasvattanut sekä asiakaskuntaa että työntekijämäärää räjähdysmäisesti, joka oli lisännyt yrittäjän hallinnollisten tehtävien määrää melkoisesti lyhyessä ajassa. Tilanne oli päässyt kasautumaan hyvinkin nopeasti.

Yhteistyö aloitettiin ensin kiinteällä 10 tunnin sopimuksella, jossa sovittiin, että Virtuaaliassistentti allokoi ostolaskut oikeisiin asiakaskohteisiin, luo myyntilaskut sekä kerää yrittäjän kulukuitit ja tekee niistä kululaskut. Projektin aikana tuntimäärää kasvatettiin toisella rinnakkaisella projektilla, jonka päämääränä oli järjestää yrityksen pikkujoulut sekä hankkia työntekijöille joululahjat. Tämän jälkeen yhteistyötä jatkettiin toistaiseksi voimassaolevalla 20 tunnin sopimuksella, joka kattoi myyntilaskujen teon, ostolaskujen allokoinnit, kululaskujen hoidon sekä erilaiset hankinnat ja muut muuttuvat työtehtävät.

Yhteistyön seurauksena yrittäjälle jäi aikaa uusien tarjousten tekemiseen, asiakaskohteiden seuraamiseen sekä projektien johtamiseen.

IT yrityksen sopimushallinta

IT palveluita tarjoava yritys tarvitsi tuntityöntekijää hoitamaan palvelusopimusten hallintaa sekä -laskutusta yrityksen omien järjestelmien kautta.

Tehtäviin kuuluvat sopimusmuutosten tekeminen, asiakkaiden sopimusten muokkaaminen, myyntilaskujen luominen ja oikeellisuuden tarkistaminen, laskuhyvitysten tekeminen sekä yhteydenpito loppuasiakkaisiin laskutukseen ja sopimuksiin liittyvissä asioissa.
Työ on tarkkaa ja perehdytys tehtiin asiakasyrityksen toimesta asiakkaan omissa tiloissa. Itse työ ei vaadi toimistolla oloa, vaan voidaan hoitaa vahvan tunnistautumisen kautta etänä.
Virtuaaliassari on tavoitettavissa päivittäin ja osallistuu kokouksiin Skypen välityksellä etänä. Tarvittaessa kuitenkin Virtuaaliassari Sanna saapuu asiakkaan toimipisteeseen koulutuksiin ja muihin läsnäoloa vaativiin kokouksiin.

Tunteja varattiin virtuaaliassistentille 90 tuntia kuukaudessa toistaiseksi voimassa olevalla sopimuksella.

Kiinnostuitko?

Haluatko lähettää hintatiedustelun?

Ota yhteyttä ja selvitetään miten voimme auttaa sinua parhaiten