esimerkkejä palveluistamme

Teemme kaikkia hallinnon tehtäviä aina kuittikirjanpidosta laskutukseen ja henkilöstöhallinnon tehtävistä hankintoihin ja kilpailutuksiin asti.

Sopimukset tehdään aina asiakkaan tarpeen mukaan, emme piilota kuluja ja asiakas maksaa vain tehdyistä tunneista. Jokaiseen sopimukseen suunnitellaan tuntimäärä yhdessä asiakkaan kanssa. Vaikka sopimukseen olisi kirjattu vain muutama päivä kuukaudessa, olemme kuitenkin tavoitettavissa arkisin 9-17 välillä.

Alla muutamia esimerkkejä siitä minkälaisia tehtäviä teemme ja minkälaisia palvelupaketteja meillä on asiakkaillemme.

TOIMISTON PIKKU ETÄAPURI

Palvelu 2,5 tuntia viikossa eli yhteensä 10 tuntia/kk

Pikku Etäapuri sopii varsinkin yksittäisten tehtävien hoitoon silloin, kun oma aika ei riitä.

Pikku Etäapuri hoitaa toimiston hallinnolliset rutiinit ja toimistoassistentin perustehtävät, ilman taloushallinnon tehtäviä, jolloin tuntihintakin on maltillinen. Tehtäviä voivat olla vaikkapa dokumentinhallinta, arkistointi, asiakaspalvelu, puhtaaksikirjoitus, tiedonhankinta, toimiston tilaukset ja hakinnat sekä raporttien ja rekisterien ylläpito.

YRITTÄJÄN OIKEA KÄSI

Palvelu 5 tuntia viikossa eli yhteensä 20 tuntia/kk

Tarvitsetko sihteeriä, mutta tekemistä ei ole edes osa-aikaiselle sihteerille? Huoli pois! Tällä paketilla saat ammattilaisen avuksesi niihin tehtäviin, joihin eniten apua tarvitset!

Yrittäjän oikea käsi tekee kaikki toimistotehtävät sekä avustavat kirjanpidolliset tehtävät. Pikku Etäapurin tehtävien lisäksi hoidamme, tarkistamme ja lähetämme myynti- ja ostolaskut, keräämme kuitit ja tositteet kulu- ja matkalaskuille sekä toimitamme tuntilistat ja palkka-aineiston palkanlaskijalle.

#TOIMISTONENKELIT

Palvelu alk. 10 tuntia viikossa eli yhteensä alk. 40 tuntia/kk

Kokonaisvailtainen toimiston apupaketti! #Toimistonenkelit ottavat yrityksesi hallinnolliset asiat hellään huomaansa ja välittävät niistä kuin omistaan!

Palvelu on tarkoitettu toimeksiannoille, joissa on yli 40 tuntia/kk ja tuntihintaa on laskettu tuntimäärän mukaan. #Toimistonenkelit tekevät niin Pikku Etäapurin toimistorutiinit kuin Yrittäjän Oikean Käden avustavat taloushallinnon tehtävät. Tämä paketti kattaa kaiken!

Yrittäjän Oikea Käsi on ehdottomasti suosituin palvelupakettimme! Esimerkkejä palvelupaketin tehtävistä:

  • ostolaskujen tiliöinti ja käsittely sekä kulujen vienti projekteille
  • koko myyntireskontran hoito laskuaineiston keräämisestä laskutukseen ja perintään asti
  • henkilöstöhallinnon tehtävät ja tietojen välitys palkanlaskijalle (tuntilistat, lounastilaukset yms)
  • kulu- ja matkalaskujen käsittely (Huom! Jätä piinaavat luottokorttikuitit meidän huoleksi!)
  • toimiston pienhankinnat tulostuspaperista kahvimaitoon ja toimiston tykötarpeisiin
  • asiakaspalvelun hoito sekä laskukyselyihin vastaaminen (niin somessa kuin meilitse)
  • tiedonhankinta ja kilpailutus
  • asiakirjojen puhtaaksikirjoitus ja materiaalien valmistelu
  • erilaisten mallipohjien ja asiakirjojen hallinta
  • raporttien valmistelu ja rekisterien ylläpito
  • arkistointi, postin käsittely
  • ja monta muuta toimistorutiinia

Kutsu apuun Virtuaaliassari

Älä jää kiireen kanssa yksin, kutsu apuun osaava ammattilainen!

Jokaisen asiakkaan osalta teemme

Dokumentointi

Me teemme halutessasi kaikista tehtävistäsi selkeät dokumentoinnit ja kuvaukset, jotka helpotavat sinua siirtämään tehtävät vaivatta henkilöltä toiselle.

Prosessikuvaukset

Kuvaamme puolestasi prosessit sekä yksittäiset työtehtävät samalla, kun suoritamme tehtäviä. Näin vältyt jatkossa siltä, että tehtävät putovat käsistä tai jäävät tekemättä.

Toiveesi ovat tallessa

Pidämme kirjaa toiveistasi ja mahdollisista ruoka-aineallergioistasi sekä esim. kokoustarjoiluista, mieluisista neuvottelutiloista, hotelleista ja huonetoiveista. Näin sinun ei tarvitse muistaa mainita niitä meille joka varauksen yhteydessä.

Tyypilliset rutiinityöt

Myyntireskontra

Keräämme laskuaineiston, valmistelemme myyntilaskut, tarkistamme ja lähetämme myyntilaskut, seuraamme maksuja, lähetämme maksumuistutukset ja vastaamme laskutukseen liittyviin asiakaspalveluviesteihin.

Ostolaskut

Asiatarkastamme ostolaskut, teemme alustavan tiliöinnin ja lähetämme ostolaskut kiertoon. Haemme myös ostolaskuilta tarvittavat materiaalit ja hankinnat myyntilaskuille.

Kuitit

Järjestämme kuittisi, teemme kulukorvaukset ja tarvittaessa tulostamme laskut kirjanpitoa varten ja toimitamme ne puolestasi kirjanpitäjällesi.

HR tehtävät

Tilaamme lounassetelit, tarkistamme tuntikortit, toimitamme palkanlaskijalle niin palkkatiedot kuin sairauslomalaput, selvitämme työntekijöiden lomapäivät ja saldotunnit ja autamme kaikissa henkilöstöhallinnon tehtävissä.

Arkistointi

Mapitus, arkistointi, rekisterien päivitys ja ylläpito.

Asiakaspalvelu

Hoidamme puolestasi yrityksesi asiakaspalvelun, puhelut, vastaamme sähköposteihin ja kyselyihin. Myös Facebookin asiakaspalvelun hoito onnistuu.

Some ja Chat

Hoidamme puolestasi Chat-asiakaspalvelun sekä FB ja IG viesteihin vastaamisen annettujen ohjeiden mukaan

Pienhankinnat

Hankimme lounaskortit, kuntosalijäsenyydet, leffaliput, toimistotarvikkeet, lahjat, kahvit ja suodatinpussit sekä muut tarvikkeet toimistosi jääkaappiin.

Tiedonhaku

Ongelman tai tietyn aihepiirin selvitystä vaativat tiedonhaut internetistä, analyysit ja raportit.

Verkkosivujen päivitys

Teemme yrityksesi internetsivujen, verkkokaupan ja Facebook-sivujen päivityksiä annettujen ohjeiden mukaan.

Kokousjärjestelyt

Hoidamme kaikki kokousjärjestelyt, neuvottelutilojen varaukset, tarjoilut ja kutsut.

Matkajärjestelyt

Varaamme puolestasi lennot ja hotellit, etsimme hyvät kokoustilat, ravintolat ja muut sinulle tärkeät kohteet määränpäästäsi.

Dokumentoimme ja kuvaamme puolestasi prosessit tai yksittäiset työtehtävät. Halutessasi saat laskun mukana yksityiskohtaisen raportin käytetyistä työtunneista per työtehtävä. Saat tärkeää tietoa siitä, miten paljon aikaa kuluu tietyn tehtävän hoitoon.

Tämä auttaa sinua, mikäli rekrytoit tulevaisuudessa tehtävään uuden henkilön.

Käytössä olevat ohjelmistot

Palvelun sisältö

Virtuaaliassistenttipalvelumme on jaettu helposti budjetoitaviin palvelupaketteihin sekä normaaliin tuntiperusteiseen palveluun.

Sekä palvelupaketissa että tuntiperusteisessa palvelussa maksat vain tehdyistä tunneista. Palvelupaketissa tunnit tarkistetaan aina kvartaaleittain ja tasataan kolmen kuukauden välein.

Mikäli et halua tehdä sopimusta palvelupaketista, vaan tarvitset virtuaaliassistenttia vain muutaman tunnin kerrallaan, kannattaa sinun ottaa se tuntihinnalla. Käytettävät tunnit sovitaan yhdessä tehtävien mukaan ja saat laskun tehdyistä tunneista. Voit aina vaihtaa palvelupakettiin myös kesken sopimuskauden, jos näyttääkin siltä, että paremmin ennustettavampi kulu olisi sinulle parempi vaihtoehto.

Tuntiperusteisessa palvelussa tuntimäärä vaihtelee kuukausittain ja se sopiikin hyvin vaihteleviin tehtäviin ja vaikeammin ennakoitaviin tuntimääriin.

Kaikki sopimukset tehdään yleensä toistaiseksi voimassa olevina. Voit myös valita määräaikaisen sopimuksen, mikäli se sopii paremmin tarpeisiisi. Tuntihintaan vaikuttavat sekä sopimuksen tuntimäärä /kuukausi että ulkoistettavien tehtävien laatu. Isommissa tehtäväkokonaisuuksissa laskemme tuntihinnan aina erikseen. Sopimuksen sisältö ja tehtävät sovitaan aina asiakaskohtaisesti yhdessä asiakkaan kanssa.

  • Kaikki työt voidaan dokumentoida ja niistä voidaan tehdä valmiit prosessimallit asiakkaan käyttöön
  • Jos tarvitset virtuaaliassaria isommalle kuukausittaiselle tuntimäärälle, pyydä tarjous lomakkeen kautta tai soita 050 303 4835

Palvelupaketit

Palvelupaketti on helposti ennustettava ja selkeä budjetoitava, sillä kuukausimaksu on aina sama. Tunnit tasataan aina kolmen kuukauden välein meidän toimesta, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, jääkö tunteja käyttämättä. Otamme aktiivisen roolin, jottet maksa turhasta!

Palvelupaketti on suosituin vaihtoehtomme juuri ennustettavuuden takia.

  • Helposti budjetoitava kulu, kuukausiveloitus tiedossa etukäteen
  • Tunnit tasataan kvartaaleittain, et siis maksa turhasta
  • Seuraamme aktiivisesti tunteja joka kuukausi ja ilmoitamme missä mennään
  • Sopii hyvin toistuvien tehtävien suorittamiseen
  • Nimetty yhteyshenkilö sekä hänellä varahenkilö
  • Assari tavoitettavissa joka arkipäivä 9-17 välillä
  • Irtisanomisaika 2 kalenterikuukautta
  • Sopimuksen tuntimäärää voidaan tarvittaessa tarkistaa myös kesken sopimuskauden

Projekti- ja tuntityöt

Tuntiperusteinen sopimus sopii varsinkin tehtäviin, joiden tuntimäärää on vaikea arvioida ennalta tai joiden tuntimäärä vaihtelee suuresti kuukaudesta toiseen.

  • Sopii vaihtuville kuukausittaisille tuntimäärille
  • Sopii myös hyvin sesonkiavuksi tai ruuhkahuippuihin
  • Sopii pienille tuntimäärille
  • Seuraamme aktiivisesti tunteja joka kuukausi ja ilmoitamme missä mennään
  • Nimetty yhteyshenkilö sekä hänellä varahenkilö
  • Assari tavoitettavissa joka arkipäivä 9-17 välillä
  • Irtisanomisaika 2 kalenterikuukautta

Virtuaaliassari.fi tarjoaa assistenttipalvelua yrityksille ja yksityishenkilöille Suomessa. Virtuaaliassistentin ero suhteessa omaan työntekijään tai vuokratyöntekijään on, että virtuaaliassistentti toimii itsenäisesti ja huolehtii itse lakisääteisistä ilmoituksista, veroista ja työnantajamaksuista. Sinä olet virtuaaliassistentille toimeksiantaja ja toimeksiannosta tehdään sopimus, ei työsopimusta.

Teemme jokaisesta toimeksiannosta sopimuksen, jossa määrittelemme toimeksiannon kohteet, immateriaalioikeudet, salassapito- sekä ykstyisyyskäytännöt. Käsittelemme kaikkia asiakastietoja luottamuksellisesti ja sitoudumme pitämään salassa kaiken sellaisen tiedon, joka ei ole ennestään julkista tietoa.

Hinnasto on voimassa 1.1.2020 alkaen. Hintoihin lisätään alv 24%. Pidätämme oikeuden hintojen muutoksiin.