esimerkkejä palveluistamme
Teemme kaikkia hallinnon tehtäviä aina kuittikirjanpidosta laskutukseen ja henkilöstöhallinnon tehtävistä hankintoihin ja kilpailutuksiin asti. Virtuaaliassari, taloushallinnon assistentti, toimistosihteeri, HR-assistentti, media-assistentti, järjestösihteeri, tapahtumakoordinaattori, kiinteistösihteeri tai hallintoassistentti – meistä on moneksi!
Sopimuksen tuntimäärä mietitään aina asiakkaan tarpeen mukaan, emme piilota kuluja ja asiakas maksaa vain sovituista tunneista. Jokaiseen sopimukseen suunnitellaan tuntimäärä yhdessä asiakkaan kanssa. Vaikka sopimukseen olisi kirjattu vain muutama päivä kuukaudessa, olemme kuitenkin tavoitettavissa arkisin 9-17 välillä.
Alla muutamia esimerkkejä siitä minkälaisia tehtäviä teemme ja minkälaisia palvelupaketteja meillä on asiakkaillemme.
TOIMISTON PIKKU ETÄAPURI
Palvelu 2,5 tuntia viikossa eli yhteensä 10 tuntia/kk
Pikku Etäapuri sopii varsinkin yksittäisten tehtävien hoitoon silloin, kun oma aika ei riitä. Työmäärästä riippuen 10 tunnissa saa valmiiksi 2-3 asiakokonaisuutta.
YRITTÄJÄN OIKEA KÄSI
Palvelu 5 tuntia viikossa eli yhteensä 20 tuntia/kk
SUOSITUIN PAKETTIMME!
Tarvitsetko sihteeriä, mutta tekemistä ei ole tarpeeksi osa-aikaiselle sihteerille? Huoli pois!
Tällä paketilla saat ammattilaisen avuksesi niihin tehtäviin, joihin eniten apua tarvitset!
#TOIMISTONENKELIT
Palvelu 10 tuntia viikossa eli yhteensä 40 tuntia/kk
Kokonaisvailtainen toimiston apupaketti! #Toimistonenkelit ottavat yrityksesi hallinnolliset asiat hellään huomaansa ja välittävät niistä kuin omistaan!
Kaikissa palvelupaketeissa assarimme auttaa sinua vaikkapa seuraavissa työtehtävissä:
- ostolaskujen tiliöinti ja käsittely sekä kulujen vienti projekteille
- koko myyntireskontran hoito laskuaineiston keräämisestä laskutukseen ja perintään asti
- henkilöstöhallinnon tehtävät ja tietojen välitys palkanlaskijalle (tuntilistat, lounastilaukset yms)
- kulu- ja matkalaskujen käsittely Jätä piinaavat luottokorttikuitit meidän huoleksi!
- toimiston pienhankinnat tulostuspaperista kahvimaitoon ja toimiston tykötarpeisiin
- asiakaspalvelun hoito sekä laskukyselyihin vastaaminen (niin somessa kuin meilitse)
- tiedonhankinta ja kilpailutus
- asiakirjojen puhtaaksikirjoitus ja materiaalien valmistelu
- erilaisten mallipohjien ja asiakirjojen hallinta
- raporttien valmistelu ja rekisterien ylläpito
- arkistointi, postin käsittely
- ja monta muuta toimistorutiinia
Kutsu apuun Virtuaaliassari
Älä jää kiireen kanssa yksin, kutsu apuun osaava ammattilainen!
Jokaisen asiakkaan osalta teemme
Dokumentointi
Me teemme halutessasi kaikista tehtävistäsi selkeät dokumentoinnit ja kuvaukset, jotka helpotavat sinua siirtämään tehtävät vaivatta henkilöltä toiselle.
Prosessikuvaukset
Kuvaamme puolestasi prosessit sekä yksittäiset työtehtävät samalla, kun suoritamme tehtäviä. Näin vältyt jatkossa siltä, että tehtävät putovat käsistä tai jäävät tekemättä.
Toiveesi ovat tallessa
Pidämme kirjaa toiveistasi ja mahdollisista ruoka-aineallergioistasi sekä esim. kokoustarjoiluista, mieluisista neuvottelutiloista, hotelleista ja huonetoiveista. Näin sinun ei tarvitse muistaa mainita niitä meille joka varauksen yhteydessä.
Tyypilliset rutiinityöt
Myyntireskontra
Keräämme laskuaineiston, valmistelemme myyntilaskut, tarkistamme ja lähetämme myyntilaskut, seuraamme maksuja, lähetämme maksumuistutukset ja vastaamme laskutukseen liittyviin asiakaspalveluviesteihin.
Ostolaskut
Asiatarkastamme ostolaskut, teemme alustavan tiliöinnin ja lähetämme ostolaskut kiertoon. Haemme myös ostolaskuilta tarvittavat materiaalit ja hankinnat myyntilaskuille.
Kuitit
Järjestämme kuittisi, teemme kulukorvaukset ja tarvittaessa tulostamme laskut kirjanpitoa varten ja toimitamme ne puolestasi kirjanpitäjällesi.
HR tehtävät
Tilaamme lounassetelit, tarkistamme tuntikortit, toimitamme palkanlaskijalle niin palkkatiedot kuin sairauslomalaput, selvitämme työntekijöiden lomapäivät ja saldotunnit ja autamme kaikissa henkilöstöhallinnon tehtävissä.
Arkistointi
Mapitus, arkistointi, rekisterien päivitys ja ylläpito sekä ääninauhojen purku ja puhtaaksikirjoitus.
Asiakaspalvelu
Hoidamme puolestasi yrityksesi asiakaspalvelun, puhelut, vastaamme sähköposteihin ja kyselyihin. Myös Facebookin asiakaspalvelun hoito onnistuu.
Some ja Chat
Hoidamme puolestasi Chat-asiakaspalvelun sekä FB ja IG viesteihin vastaamisen annettujen ohjeiden mukaan
Pienhankinnat
Hankimme lounaskortit, kuntosalijäsenyydet, leffaliput, toimistotarvikkeet, lahjat, kahvit ja suodatinpussit sekä muut tarvikkeet toimistosi jääkaappiin.
Tiedonhaku
Ongelman tai tietyn aihepiirin selvitystä vaativat tiedonhaut internetistä, analyysit ja raportit.
Verkkosivujen päivitys
Teemme yrityksesi internetsivujen, verkkokaupan ja Facebook-sivujen päivityksiä annettujen ohjeiden mukaan.
Kokousjärjestelyt
Hoidamme kaikki kokousjärjestelyt, neuvottelutilojen varaukset, tarjoilut ja kutsut.
Matkajärjestelyt
Varaamme puolestasi lennot ja hotellit, etsimme hyvät kokoustilat, ravintolat ja muut sinulle tärkeät kohteet määränpäästäsi.
Dokumentoimme ja kuvaamme puolestasi prosessit tai yksittäiset työtehtävät. Halutessasi saat laskun mukana yksityiskohtaisen raportin käytetyistä työtunneista per työtehtävä. Saat tärkeää tietoa siitä, miten paljon aikaa kuluu tietyn tehtävän hoitoon.
Tämä auttaa sinua, mikäli rekrytoit tulevaisuudessa tehtävään uuden henkilön.
Vastuullista Virtuaaliassaripalveua
Avainlippu-merkki
Suomalaisen Työn Liitto on myöntänyt Virtuaaliassarille Avainlippu-merkin suomalaisesta palvelusta. Merkin edellytys on, että palvelu tuotetaan Suomessa. Kannamme merkkiämme ylpeästi ja ilolla, sillä suomalaisella työllä on merkitystä meille virtuaaliassareille.
Työntekijät
Henkilöstön hyvinvointi
Luotettava Kumppani
Virtuaaliassari on myös Luotettava Kumppani, jonka myöntäjänä toimii Vastuu Group. Tämä osoittaa yrityksemme olevan rehti toimija, joka hoitaa vastuut ja velvoitteet niin omien työntekijöidensä kuin asiakkaidensa suuntaan.
Millainen palvelu Luotettava Kumppani on?
Luotettava Kumppani on Vastuu Groupin tarjoama sähköinen palvelu, joka helpottaa tilaajavastuulain velvoitteiden hoitamista. Palveluun kerätään Luotettaviksi Kumppaneiksi liittyneiden yritysten tilaajavastuutiedot, joista koostetaan Luotettava Kumppani -raportti.
Luotettavien Kumppaneiden tilaajavastuutiedot ovat aina ajan tasalla ja helposti tarkastettavissa.
Käytössä olevat ohjelmistot
Palvelun sisältö
Virtuaaliassistenttipalvelumme on jaettu helposti budjetoitaviin palvelupaketteihin sekä normaaliin tuntiperusteiseen palveluun.
Mikäli et halua tehdä sopimusta palvelupaketista, vaan tarvitset virtuaaliassistenttia vain muutaman tunnin kerrallaan, kannattaa sinun ottaa se tuntihinnalla. Käytettävät tunnit sovitaan yhdessä tehtävien mukaan ja saat laskun tehdyistä tunneista. Voit aina vaihtaa palvelupakettiin myös kesken sopimuskauden, jos näyttääkin siltä, että paremmin ennustettavampi kulu olisi sinulle parempi vaihtoehto.
Tuntiperusteisessa palvelussa tuntimäärä vaihtelee kuukausittain ja se sopiikin hyvin vaihteleviin tehtäviin ja vaikeammin ennakoitaviin tuntimääriin.
Kaikki sopimukset tehdään yleensä toistaiseksi voimassa olevina. Voit myös valita määräaikaisen sopimuksen, mikäli se sopii paremmin tarpeisiisi. Tuntihintaan vaikuttavat sekä sopimuksen tuntimäärä /kuukausi että ulkoistettavien tehtävien laatu. Isommissa tehtäväkokonaisuuksissa laskemme tuntihinnan aina erikseen. Sopimuksen sisältö ja tehtävät sovitaan aina asiakaskohtaisesti yhdessä asiakkaan kanssa.
- Kaikki työt voidaan dokumentoida ja niistä voidaan tehdä valmiit prosessimallit asiakkaan käyttöön
- Jos tarvitset virtuaaliassaria isommalle kuukausittaiselle tuntimäärälle, pyydä tarjous lomakkeen kautta tai soita 050 303 4835
Palvelupaketit
Palvelupaketti on helposti ennustettava ja selkeä budjetoitava, sillä kuukausimaksu on aina sama. Tunnit tasataan aina kolmen kuukauden välein meidän toimesta, joten sinun ei tarvitse huolehtia siitä, jääkö tunteja käyttämättä. Otamme aktiivisen roolin, jottet maksa turhasta!
Palvelupaketti on suosituin vaihtoehtomme juuri ennustettavuuden takia.
- Helposti budjetoitava kulu, kuukausiveloitus tiedossa etukäteen
- Tunnit tasataan kvartaaleittain, et siis maksa turhasta
- Seuraamme aktiivisesti tunteja joka kuukausi ja ilmoitamme missä mennään
- Sopii hyvin toistuvien tehtävien suorittamiseen
- Nimetty yhteyshenkilö sekä hänellä varahenkilö
- Assari tavoitettavissa joka arkipäivä 9-17 välillä
- Irtisanomisaika 2 kalenterikuukautta
- Sopimuksen tuntimäärää voidaan tarvittaessa tarkistaa myös kesken sopimuskauden
Projekti- ja tuntityöt
Tuntiperusteinen sopimus sopii varsinkin tehtäviin, joiden tuntimäärää on vaikea arvioida ennalta tai joiden tuntimäärä vaihtelee suuresti kuukaudesta toiseen.
- Tuntihinta 49€ tunnilta
- Sopii vaihtuville kuukausittaisille tuntimäärille
- Sopii myös hyvin sesonkiavuksi tai ruuhkahuippuihin
- Sopii pienille tuntimäärille
- Seuraamme aktiivisesti tunteja joka kuukausi ja ilmoitamme missä mennään
- Nimetty yhteyshenkilö sekä hänellä varahenkilö
- Assari tavoitettavissa joka arkipäivä 9-17 välillä
- Irtisanomisaika 2 kalenterikuukautta
Virtuaaliassari.fi tarjoaa assistenttipalvelua yrityksille ja yksityishenkilöille Suomessa. Virtuaaliassistentin ero suhteessa omaan työntekijään tai vuokratyöntekijään on, että virtuaaliassistentti toimii itsenäisesti ja huolehtii itse lakisääteisistä ilmoituksista, veroista ja työnantajamaksuista. Sinä olet virtuaaliassistentille toimeksiantaja ja toimeksiannosta tehdään sopimus, ei työsopimusta.
Teemme jokaisesta toimeksiannosta sopimuksen, jossa määrittelemme toimeksiannon kohteet, immateriaalioikeudet, salassapito- sekä ykstyisyyskäytännöt. Käsittelemme kaikkia asiakastietoja luottamuksellisesti ja sitoudumme pitämään salassa kaiken sellaisen tiedon, joka ei ole ennestään julkista tietoa.
Hinnasto on voimassa 1.1.2020 alkaen. Hintoihin lisätään alv 24%. Pidätämme oikeuden hintojen muutoksiin.