Virtuaaliassarit tekevät meille juuri niitä asioita, jotka eivät ole meidän mielestämme kivoja, kuten aloitus- ja valmistelurutiineja soittokierroksille. Voin suositella assareiden palveluja kaikille, joilla ei ole omaa assaria ja jotka eivät halua skannata kuitteja ja kipaista hakemassa kahvimaitoa.

Muutos aikaan ennen Virtuaaliassaria on ollut aika iso. Kun tein työt ennen aikaisemmin itse, aika loppui usein kesken, tehtäviä jäi roikkumaan ja työt alkoivat kasaantumaan. Asiat piti tehdä monta kertaa ja niitä piti selvitellä jälkikäteen. Yhteistyö on toiminut todella hyvin ja Virtuaaliassarimme on osa tiimiämme.

Virtuaaliassistenttimme Taina käy meillä viikoittain joka tiistai ja hänellä on oma työpisteensä toimistollamme. Virtuaaliassarille on sälytetty hyvin moninaisia tehtäviä kuten excel-työt, avustavat HR-tehtävät ja muita yleisiä sihteeritehtäviä. Osuvampi nimitys lienee hallinnon assistentti.

Yhteistyömme on hyvin sujuvaa. Assarimme Marika toimittaa meille uutiskirjeitä, kontaktoi mediaa, hallinnoi sopimuksia ja auttaa meitä reskontran kanssa. Keskityn mieluummin ydinosaamiseeni ja laskutettaviin töihin. Sopimusten stilisointi ja kirjanpito vaativat tarkkaavaisuutta.

Järjestön oma virtuaaliassari Taina hoitaa Kirjakauppaliitossa mm. jäsenasioita, tapahtumajärjestelyjä, talousasioita ja avustavia HR-tehtäviä. Järjestön oma virtuaaliassari Taina sopii myös päättäjätapaamisia, hallinnoi kalentereita, valmistelee kirjanpidon ja hoitaa osansa sähköpostitrafiikista.

Kun palvelu on ulkoistettu, käytössä ei ole vain yhtä assaria, vaan taustalla toimii kokonainen tiimi, josta löytyy aina tarvittaessa paikkausapua tai lisäosaamista. Yhteistyö on paljon laajempaa ja assarilla on tukenaan yhteisö, jolta saa tukea ja neuvoja.

”Hanna on meidän assarimme ja hänen tehtävänään on vastata asiakkaidemme viesteihin, hoitaa laskutusta ja vastata talouteen liittyviin kysymyksiin. Startup-yrityksen liiketoiminnan johtamisessa on paljon multitaskaamista. Kun rutiinit sujuvat, jää liiketoiminnan ja tuotteiden suunnitteluun enemmän aikaa.

On itsestään selvää, että meidän olisi pitänyt hankkia Virtuaaliassari jo aikaisemmin. Kun alkaa laskemaan kuinka paljon aikaa meni aikaisemmin turhiin asioihin, ymmärtää kuinka paljon kustannustehokkaampaa on ulkoistaa työ. Nyt tiimimme pystyy keskittymään paremmin liiketoimintaa kehittäviin toimenpiteisiin.

Ennen Virtuaaliassareita taloushallinto tuntui rasittavalta ja laskuja oli hankala saada lähtemään. Virtuaaliassareiden avun myötä enää ei tarvitse työpäivän jälkeen tehdä myyntilaskuja tai miettiä mitä pitäisi toimittaa kirjanpitoon.

Pyrimme yrityksen alkuvaiheessa palkkaamaan mahdollisimman vähän, joten ostamme mieluummin hallinnolliset tehtävät ulkopuolisilta. En ole assarini ainoa asiakas, mutta silti koen, että palvelu on nopeaa ja hyvää. Hanna laittaa itsensä myös likoon yritykseni puolesta ja jos hän ei itse tiedä kaikkea, takana on iso organisaatio, jossa on laaja-alaista osaamista.

Yhteistyö sujuu oikein hyvin ja tekeminen on hyvin vuorovaikutteista. Kun talousjohtaja eläköityi, oli mietittävä, miten tehtävät jatkossa hoidetaan. Virtuaaliassari oli oiva ja kustannustehokas ratkaisu tähän. Virtuaaliassarit käsittelevät kaikki ostolaskut, luottokorttilaskut ja avustavat noin neljänkymmenen asentajan tuntipalkkojen laskemisessa.

Meillä ei ole omaa henkilökuntaa, joka hoitaisi talous- tai sihteeritehtäviä. Virtuaaliassareiden hyödyntämisellä olemme saaneet pidettyä kulumme pieninä. Yhteydenpitoa on päivittäin ja Virtuaaliassarit tekevät meille töitä pari tuntia päivässä. Kun työt saadaan heti päiväsaikaan tehdyksi, työtehtävät eivät kuormita meitä iltaisin rakennustyömailla vietetyn päivän jälkeen.

Alun perin sain idean assareiden palkkaamisesta luettuani Timothy Ferrisin kirjan 4 tunnin työviikko. Googlasin assistenttipalveluita ja Virtuaaliassareiden palvelut vaikuttivat juuri sopivalta. Vapautuneella ajalla pystyn keskittymään omaan työhöni ja liiketoimintaan. Jos kaiken tekee itse, aika loppuu kesken ja toimin itse hidasteena liiketoiminnan kasvulle.

Kärsin kohtuuttoman pitkistä työpäivistä, eikä matkalaskujen tekeminen yömyöhään tuota minulle mitään erityistä iloa – toisin kuin Virtuaaliassareille. Ammatillinen ilo tässä työssä tulee asiakastyöstä sekä työn luovuudesta, ja nyt minulla on jälleen aikaa niihin. Moni prosessi tuli järkeistettyä Virtuaaliassarin mukaantulon myötä ja siitähän hyötyvät kaikki.

Kokemus Virtuaaliassaripalvelusta on ollut erittäin hyvä. Yhteistyö Virtuaaliassareiden kanssa on ollut enemmänkin syvempää kumppanuutta kuin perinteinen toimeksianto tai alihankinta. Joustavuus palvelussa on loistava asia, sillä voimme tilata resursseja tarpeen mukaan ja yrityksemme omat asiantuntijat voivat olla mukana projektin vaativimmissa vaiheissa.

Taloushallinnon tehtävät kasaantuivat töiden lisääntymisen myötä, Virtuaaliassarin liittyminen tiimiin ratkaisi ongelman. Hanna otti lyhyen perehdytyksen jälkeen koppia tehtävistä ja olen ollut hyvin tyytyväinen oman assarini toimintaan. Nyt minulla on aikaa keskittyä ja kehittää liiketoimintaa. Voin luottaa siihen, että annetut lisätehtävät hoituvat mallikkaasti lyhyelläkin varoitusajalla.

Yritysoston myötä työmäärä kaksinkertaistui eivätkä omat resurssimme enää riittäneet toimistorutiinien hoitamiseen. Virtuaaliassari tarjosi tilanteeseemme helpon, ketterän ja dynaamisen ratkaisun. Perehdytyksen jälkeen saimme oman nimetyn yhteyshenkilön, Marikan, joka omaksui nopeasti talomme toimintatavat, ja sulautui osaksi työyhteisöämme.

Monta asiaa on roikkunut ja jäänyt luonnollisesti asiakastyön jalkoihin, mutta nyt homma toimii ja asiat hoituvat ajallaan. Meillä assarit hoitavat juoksevien asioiden lisäksi myyntilaskutuksen alusta loppuun. Suosittelen lämpimästi varsinkin sellaiseen tilanteeseen, jossa hallinnollista työtä ja juoksevia asioita on sen verran vähän, ettei oman assistentin palkkaaminen ole järkevää saati kustannustehokasta.