Johdon assistentti

Ammattitaitoinen tuki johtamisen arkeen

Viekö kalenterin tai sähköpostien hoitaminen kohtuuttomasti aikaa? Ovatko muistioiden ja kokouspöytäkirjojen kirjoittaminen kuin piikki lihassa? Kaipaatko vierellesi ”oikeaa kättä”, joka hoitaisi kaikki juoksevat asiat?

Ulkoistettu johdon assistentti auttaa pitämään langat käsissä kiireenkin keskellä.

Ulkoista johdon tuki ja vapauta aikaa strategiseen työhön

Virtuaaliassari auttaa, kun hallinnolliset tehtävät kuormittavat suotta johtajan arkea.

Johdon assistenttipalvelut sopivat loistavasti yrityksellesi, jos:

  • Johtaja ei itse ehdi huolehtia kalenteristaan ja/tai haluaa jonkun priorisoimaan ja sopimaan tapaamisiaan.
  • Tärkeät sähköpostit uhkaavat hukkua massaan ja vastaaminen lykkääntyy.
  • Kokousmateriaalien valmistelu tai pöytäkirjojen laadinta vie aikaa strategiselta työltä.
  • Johtaja kaipaa henkilöä, jolle voi delegoida myös luottamuksellisia tehtäviä.
  • Tarvitsette assistenttia, mutta ette halua rekrytoida.

Mitä kaikkea johdon assistentti voi hoitaa?

Palvelumme räätälöidään aina juuri yrityksenne tarpeiden mukaan.

Johdon assistentti voi huolehtia muun muassa seuraavista tehtävistä:

  • Kalenterinhallinta ja aikataulutus
  • Tapaamisten sopiminen
  • Viestien ja yhteydenottojen priorisointi
  • Sähköposteihin vastaaminen
  • Tiedonhaku ja selvitykset
  • Kokousjärjestelyt ja materiaalien valmistelu
  • Muistioiden ja pöytäkirjojen laatiminen
  • Esitysten, raporttien ja dokumenttien laatiminen tai viimeistely
  • Avustaminen johdon raporttien tekemisessä
  • Matkajärjestelyt

Puskurinne maailman ja johtajan välissä

Aikaa oleelliseen

Kun hallinnolliset työt eivät vie johtajan aikaa ja energiaa, hänelle jää enemmän aikaa strategiselle työlle ja tiimien tukemiselle.

Kalenteri ojennuksessa

Assari suodattaa ja priorisoi viestit ja tapaamiset ja pitää kalenterin järjestyksessä. Johtajan tehtäväksi jää vain olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan (ja siitäkin muistutamme tarvittaessa).

Selkeyttä arkeen

Ei enää hukkuneita viestejä, puuttuvia materiaaleja tai kiireessä kyhättyjä muistioita. Assari hoitaa – laadulla ja ajallaan!

Näin yhteistyömme etenee

1. Hintatiedustelu

Kerro arjen tilanteestasi ja asioista, jotka eniten kuormittavat. Me laadimme sinulle ehdotuksen palvelupaketista.

2. Käytännöistä sopiminen

Sovimme yhdessä tuntimäärän ja tehtävät, jotka Virtuaaliassari ottaa hoitaakseen.

3. Työn aloitus

Aloitamme työt tarvittaessa nopeastikin. Teille nimetään oma assistentti, jonka taustalla on koko tiimin tuki. Voimme työskennellä etänä tai paikan päällä.

4. Jatkuva tuki arkeen

Virtuaaliassarimme hoitavat sovitut asiat itsenäisesti ja antavat tarvittaessa myös kehitysehdotuksia prosessien sujuvoittamiseksi. Laskutamme vain tehdystä työstä!

JOHDON ASSISTENTTIPALVELUSTA SANOTTUA

Veera Amnelin-Kylämäki

Toimitusjohtaja - Saaren Taika

Kaipasimme kokenutta, itsenäisesti toimivaa assaria, joka voisi keventää toimitusjohtajan arkea ja vapauttaa aikaa tärkeisiin, strategisiin asioihin. Kokemus on ollut erittäin positiivinen. Erityisesti arvostan sitä, että olen saanut ulkopuolisen, kokeneen sparrauskumppanin – se tuo aivan erilaista näkökulmaa ja tukea kuin sisäinen työntekijä.

Nina Rudanko

Talousjohtaja - IPR.VC Management Oy

Virtuaaliassarimme toimii sihteerinä, buukkaa tapaamisia, järjestää tilaisuuksia ja hoitaa kaikenlaisia taloushallinnon tehtäviä. Erityisesti arvostamme hänen vahvaa osaamistaan taloushallinnon järjestelmissä. Hän pystyy hakemaan järjestelmistä yhteenvedot ja raportit laskuista, sekä hoitamaan osto- että myyntilaskutuksen. Virtuaaliassarin avulla oma työpäiväni ja -kuormani ovat helpottuneet merkittävästi. Ennen minun piti hoitaa monia perushommia itse, mutta nyt voin luottaa Virtuaaliassariin monipuolisesti erilaisissa tehtävissä.

Panu Tast

Toimitusjohtaja - Näkeminen ja silmäterveys NÄE ry

Kun palvelu on ulkoistettu, käytössä ei ole vain yhtä assaria, vaan taustalla toimii kokonainen tiimi, josta löytyy aina tarvittaessa paikkausapua tai lisäosaamista. Yhteistyö on paljon laajempaa ja assarilla on tukenaan yhteisö, jolta saa tukea ja neuvoja. Assari on kollega, ei alainen. Käytössä olevat resurssit kohdennetaan nyt tarkemmin, jolloin assarin käyttäminen myös taloudellisesti kestävä yhtälö.

Antti Rintanen

Toimitusjohtaja - Rintanen Capital Oy

Vapautuneella ajalla pystyn keskittymään omaan työhöni ja liiketoimintaan. Yrityksessä on paljon asioita, jotka eivät kaipaa minun panostani. Jos kaiken tekee itse, aika loppuu kesken ja toimin itse hidasteena oman liiketoimintani kasvulle. Vapautuneella ajalla pääsen kohti muita tavoitteitani.

Olli Pekonen

Myyntijohtaja - Optenni Oy

Vaikka aluksi ehkä jännitti, miten ulkoistus toimii, osoittautui nopeasti, että hommat hoituvat systemaattisesti ja säntillisesti. Meille on tärkeää, että työt tehdään hyvin ja ajallaan, muuten koko paletti voi mennä sekaisin. Voin sanoa, että arvostan suuresti ihmisiä, jotka ottavat homman tosissaan. Ja tässä tapauksessa juuri niin on tapahtunut.

Joustavasti etänä tai paikan päällä

Joustavuus ja nopea reagointi ovat keskeinen osa johdon tukea.

Vaikka sopimukseenne sisältyisi vain muutama tunti työtä viikossa, olemme tavoitettavissa joka arkipäivä virka-aikaan ja tarvittaessa hoidamme myös ylimääräisiä tehtäviä pikaisella aikataululla.

Virtuaaliassistentti voi työskennellä täysin etänä tai tulla toimistollenne sovitusti esimerkiksi kokousjärjestelyjen tai sidosryhmätapaamisten ajaksi.

Kaipaatko apua myös muuhun?

Johdon assistenttipalveluiden lisäksi autamme myös taloushallinnon, HR-tehtävien ja toimiston yleisten rutiinien kanssa.

Rakennetaan yhdessä yrityksellenne kokonaisuus, joka tukee johtamista ja arjen sujumista parhaalla mahdollisella tavalla.

Aika laittaa johdon tuki kuntoon?

Ota yhteyttä!

Usein kysytyt kysymykset

Miten varmistatte luottamuksellisuuden?

Kaikki tehtävät hoidetaan ehdottoman luottamuksellisesti. Noudatamme yleisiä tietoturva- ja salassapitokäytäntöjä.

Miten nopeasti voitte aloittaa?

Nopeastikin! Useimmiten voimme aloittaa muutaman arkipäivän kuluessa toimeksiannosta.

Voiko johdon assistentti toimia paikan päällä toimistollamme?

Kyllä – pääkaupunkiseudulla ja Turun alueella. Suurin osa työstä onnistuu etänä, mutta halutessanne tulemme myös paikan päälle esimerkiksi kokousjärjestelyjä varten.

Pitääkö työtehtävät määritellä tarkasti etukäteen?

Ei. Useat asiakkaamme huomaavat toimeksiannon alettua, että heiltä löytyy meille myös muuta tehtävää kuin mitä sopimukseen on kirjattu. Tehtäviä voidaan lisätä mukaan matkan varrella.

Entä jos oma virtuaaliassarimme sairastuu?

Ei hätää. Meillä tehtävät eivät koskaan ole vain yhden henkilön takana, vaan perehdytämme jokaiseen asiakkuuteen myös varahenkilön tai useampia varahenkilöitä. Työt eivät siis seiso, vaikka teille nimetty assari olisi poissa.

Miten pystyn ennakoimaan Virtuaaliassarin kustannuksia?

Meillä on täysin läpinäkyvä laskutus. Käytössämme on hälytysrajat, jotka ehkäisevät yllättäviltä kuluilta, jolloin et saa laskuja tunneista, joita et ole hyväksynyt etukäteen.