Ulkoistettu HR

Apua HR-palveluihin

Työaikakertymät, palkanlaskennan tarpeet, lomasaldokyselyt, lounassetelit, työsopimukset…

Henkilöstöhallinto on täynnä tehtäviä, joita ei voi hoitaa vasemmalla kädellä. Jos yrityksen omat resurssit eivät riitä, ulkoistettu HR pitää huolen siitä, että kaikki hoituu.

Ulkoistettu HR = tyytyväiset työntekijät + aikaa oleelliseen

HR-palveluiden jääminen muiden töiden jalkoihin aiheuttaa helposti tyytymättömyyttä henkilöstössä.

Henkilöstöhallinnon ulkoistaminen on loistava ratkaisu, jos:

  • HR-tehtäviin ei yksinkertaisesti ole riittävästi aikaa tai omaa vastuuhenkilöä
  • Palkanlaskijaa varten tarvittavia tietoja kerätään viime tingassa eri kanavista
  • Tuntikorttien tarkistus vie liikaa kallisarvoista aikaa
  • Lomasaldokyselyt tai poissaolojen koordinointi kuormittavat
  • Lounas- ja virike-etujen, työterveyden ja vakuutusten hallinta tuntuu ylimääräiseltä tuskalta
  • Rekrytointi venyy, koska kukaan ei ehdi hoitaa ilmoitusta, hakemusten läpikäyntiä tai haastattelujen sopimista
  • Työsuhteen aloitukseen ja päättämiseen tai perehdytykseen ei ole selkeitä käytäntöjä
  • Työsuhteen elinkaarta ei hallinnoida systemaattisesti

Jos tilanteet kuulostavat tutuilta, voimme luvata, että henkilöstöhallinnon ulkoistaminen Virtuaaliassarille tuo arkeen selkeyttä ja mielenrauhaa heti ensimmäisestä viikosta lähtien.

Mitä kaikkea HR-palvelut voivat sisältää?

HR-palvelut räätälöidään yrityksen tarpeiden ja tilanteen mukaan. Voimme hoitaa joko yksittäisiä tehtäviä tai kokonaisia prosesseja.

Tyypillisesti Virtuaaliassarille ulkoistetaan esimerkiksi:

  • Tietojen kerääminen ja lähetys palkanlaskijalle
  • Lomasaldokyselyt ja saldojen ylläpito
  • Lounas- ja virike-etujen hoito
  • Henkilöstön kysymysten koordinointi
  • Henkilöstökyselyjen laadinta, toteutus ja tulosten koostaminen johdolle
  • Poissaolojen koordinointi
  • HR-kansioiden ja käytänteiden luonti
  • Työterveys, vakuutus ja muut sidosryhmät
  • Rekrytoinnissa avustaminen
  • Perehdytys
  • Työsuhteen aloitukseen ja päättämiseen liittyvät tehtävät
  • Työsuhteen elinkaaren hallinta

Henkilöstöhallinnon tehtäviä voi ulkoistaa Virtuaaliassarille vain muutaman tunnin kuukaudessa tai voimme olla tukenanne vaikka joka viikko.

 

Turha kiristellä hermoja

Tyytyväinen henkilöstö

Työntekijät arvostavat nopeita vastauksia kysymyksiinsä ja sitä, että henkilöstöhallinto rullaa. Kun Virtuaaliassari hoitaa, se näkyy ilmapiirissä ja työn sujuvuudessa.

Työrauha esihenkilöille

Esihenkilöt saavat työrauhan, kun henkilöstöhallinnon silpputyö ei enää katkaise heidän päiväänsä. Arki rullaa, kun HR-asiakirjat, sopimukset ja käytännöt ovat kunnossa.

Säästöä kustannuksissa

Saatte käyttöönne osaavan ja joustavan tuen henkilöstöhallintoon ilman, että teidän tarvitsee palkata omaa henkilöstöhallinnon asiantuntijaa.

Näin yhteistyömme etenee

1. Hintatiedustelu

Kerro arjen tilanteestasi ja tehtävistä, joihin kaipaat apua. Rakennamme ehdotuksen palvelukokonaisuudesta.

2. Käytännöistä sopiminen

Sovimme tuntimäärän ja tehtävät, jotka otamme vastuullemme.

3. Aloitus

Aloitamme työt nopeasti. Teille nimetään oma assari, jonka taustalla on koko tiimin tuki. Voimme työskennellä etänä tai paikan päällä.

4. Jatkuva tuki

Hoidamme sovitut tehtävät itsenäisesti ja annamme tarvittaessa kehitysehdotuksia prosessien selkeyttämiseksi. Laskutus tehdyn työn mukaan – et koskaan maksa turhasta!

KOKEMUKSIA HR-PALVELUISTA

Janne Mäki

Toimitusjohtaja - Salminen Mäki Yhtiöt Oy

Ei tarvitse miettiä käytännön tehtävien hoitoa, sillä omatoiminen assari hoitaa hänelle määrätyt tehtävät ja pitää myös minut ajan tasalla. Saan assarista apua päivittäiseen tekemiseen – sekä taloushallinnon että HR-puolen tehtävissä. Uusien järjestelmien käyttöönotto on mennyt myös kivuttomasti, koska assari on omalla panoksellaan auttanut muutoksessa.  On hyvä tehdä töitä yhdessä.

Jyri Köykkä

Chairman - ShipPalette Oy

Yhteistyö Virtuaaliassareiden kanssa on ollut enemmänkin syvempää kumppanuutta kuin perinteinen toimeksianto tai alihankinta. Joustavuus palvelussa on loistava asia, sillä voimme tilata resursseja tarpeen mukaan ja yrityksemme omat asiantuntijat voivat olla mukana projektin vaativimmissa vaiheissa.

Irina Niiranen

Operatiivinen johtaja - Demande Oy

Sujuvaa, luotettavaa, nopeaa reagointia. Hyvä tiimihenki ja solahtaa sujuvasti myös osaksi meidän tiimiä. Joustava resursointi ja kaikki onnistuu -asenne. Olemme erittäin tyytyväisiä!

Hanna Arimo

HR Director - Cloudriven Oy

Virtuaaliassarin apu mahdollistaa sen, että kukin voi keskittyä omiin töihinsä, eikä huku siihen melkoiseen listaan ’pakko hoitaa tämäkin pikkuhomma’ -tehtäviä.

Virtuaaliassarin tiimi tukenasi – etänä tai läsnä

Meille ulkoistetut hr-palvelut eivät koskaan ole vain yhden assarin varassa, vaan käytössäsi on koko tiimin tuki.

Huolehdimme sisäisestä perehdytyksestä, joten voit olla turvallisin mielin myös siinä tilanteessa, että oma, nimetty assistenttisi sattuisi olemaan poissa: hommat hoituvat silti aina aivan niin kuin muulloinkin.

Palvelemme joustavasti joko etänä tai sopimuksen mukaan paikan päällä toimistollanne.

Lisäkäsiä vailla myös muissa hallinnon tehtävissä?

Yrityksen juoksevat työt eivät rajoitu vain henkilöstöhallintoon.

Olemme asiakkaidemme apuna myös muun muassa taloushallinnossa, toimiston käytännön arjen pyörittämisessä ja johdon assistentteina.

Kootaan yhdessä teille sopiva palvelupaketti!

Kaipaatko apua henkilöstöhallintoon?

Ota yhteyttä!

Usein kysytyt kysymykset

Voiko tehtäviä ulkoistaa osittain, jos meillä on jo oma HR-henkilö?

Totta kai. Voimme auttaa kiireapulaisina tai ottaa säännöllisesti hoidettavaksi tietyt rutiinit. Esimerkiksi palkanlaskentaa tukevat tehtävät (tunnit, saldot, tietojen keruu) ovat yksi yleisimmistä ulkoistuksen muodoista.

Meillä ei ole vielä kunnollisia HR-prosesseja. Onnistuuko ulkoistettu HR?

Onnistuu! Autamme tarvittaessa myös prosessien luomisessa.

Autatteko rekrytoinnissa?

Autamme mielellämme rekrytointia tukevissa tehtävissä, kuten työpaikkailmoituksen laatimisessa, ilmoituksen avaamisessa, hakemusten läpikäynnissä ja haastattelujen sopimisessa.

Pitääkö työtehtävät määritellä tarkasti etukäteen?

Ei. Useat asiakkaamme huomaavat toimeksiannon alettua, että heiltä löytyy meille myös muuta tehtävää kuin mitä sopimukseen on kirjattu. Tehtäviä voidaan lisätä mukaan matkan varrella.

Entä jos oma virtuaaliassarimme sairastuu?

Ei hätää. Meillä tehtävät eivät koskaan ole vain yhden henkilön takana, vaan perehdytämme jokaiseen asiakkuuteen myös varahenkilön tai useampia varahenkilöitä. Työt eivät siis seiso, vaikka teille nimetty assari olisi poissa.

Miten pystyn ennakoimaan kustannuksia?

Helposti! Pakettiemme ansiosta meillä on täysin ennakoitava ja helposti budjetoitava laskutus. Käytössämme on myös hälytysrajat, jotka ehkäisevät yllättäviltä kuluilta. Näin myös mahdolliset lisätunnit ovat sinulla tiedossa etukäteen – ilman yllätyksiä.