Oma Sihteeri

Case: ShipPalette – kuinka hallinnollisten töiden ulkoistaminen säästi asiantuntijayrityksen aikaa ja resursseja

Virtuaaliassari – ShipPalette referenssi

“Kokemus Virtuaaliassaripalvelusta on ollut erittäin hyvä. Yhteistyö Virtuaaliassareiden kanssa on ollut enemmänkin syvempää kumppanuutta kuin perinteinen toimeksianto tai alihankinta. Assarimme on kerran vaihtunut matkan varrella: uusi tekijä jatkoi suoraan siitä mihin edellinen jäi ja tehtävien hoito jatkui saumattomasti muutoksesta huolimatta. Selvästi sisäinen dokumentointi toimii. Joustavuus palvelussa on loistava asia, sillä voimme tilata resursseja tarpeen mukaan ja yrityksemme omat asiantuntijat voivat olla mukana projektin vaativimmissa vaiheissa.”

– Jyri Köykkä, Chairman
ShipPalette Oy

 

Lähtökohta

ShipPalette Oy tekee asiantuntijatyötä risteilylaivanrakentajan ja yhteistyötä heidän asiakkaansa, laivavarustamon, kanssa. ShipPaleten rooli on toimia siltana suunnitelman ja toteutuksen välissä sekä vastata siitä, että arkkitehtien suunnitelmat ovat toteutettavissa järkevällä hinnalla. ShipPalette on kovassa kasvuvauhdissa oleva liki 10 työntekijän yritys. Yrityksen jatkuvasti lisääntyviä hallinnollisia tehtäviä hoiti oma hallintopäällikkö, jonka vastuualueella oli mm. myyntireskontran hoito, matka- ja kululaskujen käsittely, järjestelmien pääkäyttö ja hallinta, nettisivujen ylläpito, sosiaalisen median päivitykset sekä avustavat henkilöstöhallinnon tehtävät.

Kesäkuussa 2019 yhtiön perustajapari Marjo ja Jyri Köykkä miettivät ulkoistettua palvelua vaihtoehtona uuden työntekijän palkkaamiselle, kun ShipPaleten hallintopäällikkö oli siirtymässä toisen yrityksen palvelukseen. Tärkeät tehtävät, kuten myyntilaskujen lähetys, piti saada saumattomasti hoidettua myös hallintopäällikön lähdön jälkeen, joten Marjo otti yhteyttä Virtuaaliassariin.

Toteutus

Toimeksianto aloitettiin nopealla aikataululla ja perehdytys hoidettiin kahdessa osassa yhdessä hallintopäällikön kanssa vielä ennen hänen lähtöään. Virtuaaliassarit tutustuivat käytössä oleviin järjestelmiin ja aloittivat työtehtävien hoitamisen itsenäisesti perehdytyskertojen jälkeen.

Elokuun alusta alkaen Virtuaaliassarit ovat hoitaneet ShipPaletten koko yrityksen hallinnolliset tehtävät, joihin kaiken kaikkiaan kirjattiin käytettäväksi 20 tuntia kuukaudessa. Kausittaista vaihtelua on toki, mutta muutoin allokoidut tunnit ovat riittäneet. Virtuaaliassarin tontille kuuluvat muun muassa

  • myyntilaskuaineiston kerääminen, luonti ja lähetys sekä myyntilaskujen seuranta ja muistutusten lähetys – eli aikalailla kaikki myyntireskontraan liittyvät tehtävät
  • kululaskujen ja luottokorttilaskujen käsittely ja kuittien lisääminen laskulle
  • asiakaspalveluviesteihin vastaaminen
  • tilausten ja hankintojen tekeminen toimistolle
  • henkilöstöhallinnon tehtävät, kuten lounaskorttien ja -saldojen tilaaminen, kululaskujen hyväksyminen ja lähettäminen kirjanpitäjälle, palkka-aineiston ja matkalaskujen hyväksyminen, käsittely ja lähettäminen palkanlaskijalle
  • käytössä olevan projektihallintajärjestelmän pääkäyttäjätehtävät sekä uusien tietojen päivitys ja luonti
  • kotisivupäivitykset ja yrityksen sosiaalisen median tilien päivitys tarpeen mukaan

Myöhemmin tehtäviä laajennettiin vielä projektiluontoisesti tukitoiminnoista varsinaisiin projekteihin lisäresursseiksi. ShipPalette tarvitsi projekteissaan lisäkäsiä ja jälleen rekrytoinnin sijaan lisäkädet hankittiin Virtuaaliassarilta palveluna. Myöhemmin Virtuaaliassarimme Marika auttoi vielä perehdyttämään asiakkaan uuden työntekijän projektiin ja säästimme asiakkaan aikaa ja resursseja.

Tilanne nyt

“Kokemus Virtuaaliassaripalvelusta on ollut erittäin hyvä. Yhteistyö Virtuaaliassareiden kanssa on ollut enemmänkin syvempää kumppanuutta kuin perinteinen toimeksianto tai alihankinta. Työt sujuvat, tehtävät tulevat ajallaan hoidetuksi ja assarimme vastaa aina nopeasti. Olemme saaneet hyvät kumppanit niin hallinnon hoitoon kuin projektien sesonkiavuksi. Ja vaikka meillä on kerran vaihtunut tehtäviä hoitava assari, se ei ole vaikuttanut tekemiseen – toimivan sisäisen dokumentoinnin ansiosta uusi tekijä jatkoi suoraan siitä mihin edellinen jäi ja tehtävien hoito jatkui saumattomasti muutoksesta huolimatta.

Lopputulemana joustavuus palvelussa on loistava asia. Projekteissa on erilaisia vaiheita, kun työmäärää on enemmän. Korkean työmäärän tilanne ei kestä pitkään, vain noin 6–9 kuukautta ja tähän on vaikea löytää tilapäistä ja osaavaa apua. Virtuaaliassarit ovat pystyneet vastaamaan tähän hyvin. Tämä tilanne on kannaltamme optimaalinen: voimme tilata resursseja tarpeen mukaan ja yrityksemme omat asiantuntijat voivat olla mukana projektin vaativimmissa vaiheissa.”

Jyri Köykkä, ShipPalette Oy
Chairman

 

Olemme saaneet usean yrityksen pois hallintoahdingosta. Katsotaan yhdessä, kuinka voisimme jeesiä sinuakin – ota yhteyttä!