Oma Sihteeri

Case: Anna Koponen Interior Design Oy – Näin saimme yrittäjän pois hallintoahdingosta

”Kärsin kohtuuttoman pitkistä työpäivistä, eikä esimerkiksi matkalaskujen tekeminen yömyöhään tuota minulle mitään erityistä iloa. Haluan olla paremmin asiakkaitteni saatavilla – siksi halusin ulkoistaa ydintekemiseni ulkopuoliset työt. Ammatillinen ilo tässä työssä tulee asiakastyöstä sekä työn luovuudesta ja nyt minulla on jälleen paremmin aikaa niihin.”

– Anna Koponen, sisustussuunnittelija ja perustaja, Anna Koponen Interior Design Oy

Lähtökohta

Anna Koponen Interior Design Oy on sisustussuunnittelutoimisto, joka toimii pääasiallisesti pääkaupunkiseudulla. Yrittäjän itsensä lisäksi yritys työllistää yhden suunnittelijan.

Suunnitteluprojekteja on vuosien varrella toteutettu niin kodeissa, toimistoissa kuin liiketiloissakin. Asiakkaat ovat kaikki hyvinkin erilaisia ja heillä on erilaisia mieltymyksiä, joten jokainen projekti on aina ainutlaatuinen. Suunnittelun lisäksi yritys tarjoaa muutostöiden ja remonttien projektinhallintaa.

Yrittäjä Anna Koponen on aina hoitanut kaikki yrityksensä hallinnolliset tehtävät itse, mutta asiakasmäärän ja kysynnän voimakkaasti kasvaessa hänen työpäivänsä alkoivat venyä tuskallisen pitkiksi. ”Kärsin kohtuuttoman pitkistä työpäivistä, eikä esimerkiksi matkalaskujen tekeminen yömyöhään tuota minulle mitään erityistä iloa”, Anna sanoo.

Toteutus

Anna otti yhteyttä Virtuaaliassariin, kun laskutettavalle työlle oli jo aivan pakko saada vapautettua aikaa. Matkalaskut olivat tekemättä useammalta kuukaudelta, koska työ on hyvin liikkuvaista ja kilometrejä kertyy asiakkailla, työmailla ja alihankkijoilla käynneistä. Myös sopimushallinto ja myyntilaskutus laahasivat jäljessä. Tärkeämpi tekeminen eli asiakastyö meinasi jäädä kaiken muun jalkoihin.

Toimeksianto aloitettiin nopealla syklillä ja Virtuaaliassari otti heti hoitaakseen matkalaskut ja myyntilaskutuksen. Pian myös sopimushallinto siirtyi assarille ja samalla siirryttiin sähköiseen sopimushallintoon, jota aiemmin ei ollut käytössä.

Alun jälkeen toimeksiantoa on jatkojalostettu muihinkin tehtäviin, kuten projektinhallintaan ja monenlaisiin avustaviin tehtäviin. Annan mielestä parasta assarin kanssa onkin juuri se, että ”kaikki mitä tulee mieleen, voi antaa assarin tehtäväksi, ja saa luottavaisin mielin keskittyä itse omaan ydintekemiseen”.

Tilanne nyt

Vaikka Anna oli ennen toimeksiantosopimuksen tekemistä hieman skeptinen siitä, voiko ulkoistettu assarisuhde toimia, on kokemus osoittanut, että todellakin voi! Huolellisen alkuperehdytyksen jälkeen hommat hoituvat aukottomasti ja ilman turhia murheita. Yrittäjälle itselle usein jopa tylsät rutiinit ovat pois omilta hartioilta ja aikaa jää sille kaikkein tärkeimmälle: asiakastyölle.

”Matkalaskuja ei ole sen koommin tarvinnut miettiä. Sopimukset ja laskut lähtevät ajallaan asiakkaille, laskutus on säännöllistä ja aina saa apua, jos oma työtaakka meinaa alkaa paisumaan liikaa”, Anna tiivistää assarisuhteen parhaita puolia. Assarin ulkoistaminen poistaa myös riskit, joita palkkaaminen mahdollisesti toisi tullessaan – varsinkin tämänhetkisessä vallitsevassa tilanteessa.

Ulkoistaessaan yrityksensä töitä yrittäjän on monesti mietittävä omia sisäisiä prosessejaan. Kuten Anna sanoo: ”Mitä enemmän haluat ulkoistaa, sitä enemmän joudut virtaviivaistamaan yrityksen sisäisiä töitä, mutta loppupeleissä tilanne on vain win-win. Moni prosessi tuli järkeistettyä Virtuaaliassarin mukaantulon myötä ja siitähän hyötyvät kaikki.”

Nyt Anna Koponen Interior Design Oy voi taas rauhassa keskittyä suunnitteluun ja asiakastyöhön Virtuaaliassarin mukaantulon mahdollistaessa myös yrityksen kasvun.

Olemme järjestäneet usealle yritykselle lisää aikaa kalenteriin ottamalla haltuun toimistorutiineja. Katsotaan yhdessä, kuinka voisimme jeesiä sinuakin – ota yhteyttä!