Oma Sihteeri

Case: Salminen Mäki Yhtiöt Oy – Näin toimistotöiden ulkoistaminen vapautti aikaa toimitusjohtajalle

“Taloushallinnon tehtävät tuntuivat kasaantuvan töiden lisääntymisen myötä, joten Virtuaaliassarin liittyminen tiimiin ratkaisi tämän ongelman. Nimetty assarimme Hanna otti lyhyen perehdytyksen jälkeen koppia ostoreskontrasta, tunti- ja verokorttien hallinnoimisesta sekä rakentamisilmoitusten korjauksesta. Olen ollut hyvin tyytyväinen oman assarini toimintaan. Nyt minulla on aikaa keskittyä omien töiden tekemiseen ja liiketoiminnan kehittämiseen. Voin luottaa siihen, että annetut lisätehtävät hoituvat mallikkaasti lyhyelläkin varoitusajalla.”

 – Janne Mäki, toimitusjohtaja, Salminen Mäki Yhtiöt Oy

Lähtökohta

Vuonna 2011 perustettu turkulainen Salminen Mäki Yhtiöt palvelee valtakunnallisesti kaikissa rakennustarpeissa tarjoten rakennus- ja remontointipalveluja yrityksille ja kotitalouksille. Yrityksen erikoisosaamista ovat liike- ja teollisuuskohteiden rakentaminen ja remontointi. Myös märkätilojen ja huoneistojen saneeraustyöt valmistuvat laadukkaasti ja ammattitaitoisesti. Yrityksen valttikortteja ovat luotettavuus, nopea kommunikointi ja sovitussa aikataulussa pysyminen – laadusta tinkimättä.

Taloushallinnon sekä HR-puolen tehtävät alkoivat kasaantua ja ne veivät liikaa toimitusjohtajan aikaa. Yrityksen liiketoiminnan kasvuun sekä töiden lisääntymiseen piti keskittää yrittäjän oma tietotaito ja muut avustavat tehtävät oli siirrettävä muualle. Hallinnon tehtävät ulkoistettiin Virtuaaliassarille ja alkuun tunteja varattiin 25h kuukaudessa.

Toteutus

Ostolaskujen tarkastaminen, tiliöinti, litterointi sekä kustannuspaikkajaottelu olivat ensimmäiset Virtuaaliassarin haltuun ottamat tehtävät. Myöhemmin ostolaskujen hyväksyminen ja uusien toimittajakorttien lisääminen ja vanhojen päivittäminen tulivat mukaan toimeksiantoon. Myös laskujen hyväksyminen ja maksuunlaitto oli helppo antaa Virtuaaliassarin vastuulle. Reklamaatiotapaukset ja virheelliset laskut assarimme Hanna on hoitanut toimittajien kanssa omatoimisesti.

HR-puolen tehtävistä työntekijätietojen päivittäminen, verokorttiasiat, tuntikorttien täyttäminen sekä palkka-aineistojen koostaminen palkanlaskijalle hoituvat assarilta ongelmitta. Palkanmaksuaikatauluista pidetään kiinni, jotta työntekijät saavat korvauksensa tekemästään työstä ajallaan.

Assari on ollut myös apuna uusien järjestelmien käyttöönottoprojekteissa, joita tähän mennessä on ollut useampi. Tehtäviä ovat olleet mm. arkistotietojen ja aineiston siirto uuteen järjestelmään, selvitystyöt ja tiedonhaku, uuteen järjestelmään tutustuminen ja siitä myös asiakkaalle ja henkilöstölle tiedottaminen, yhteydenpito toimittajiin ja asiakkaisiin sekä uusista järjestelmistä ja laskutustiedoista tiedottaminen eteenpäin yhteistyökumppaneille ja asiakkaille.

Tilanne nyt

Välitön ja sujuva yhteistyö assarin ja toimitusjohtajan välillä on kaiken aa ja oo. Assarilla on myös ollut selkeä tehtäväkuva ja vastuu omasta tontistaan, mikä helpottaa tekemistä molemmissa päissä.

“On helppo keskittyä oleelliseen ja kaikki menee omalla painollaan, kun tietää että Virtuaaliassarilla on homma hanskassa. Ei tarvitse miettiä käytännön tehtävien hoitoa, sillä omatoiminen assari hoitaa hänelle määrätyt tehtävät ja pitää myös minut ajan tasalla. Saan assarista apua päivittäiseen tekemiseen – sekä taloushallinnon että HR-puolen tehtävissä. Uusien järjestelmien käyttöönotto on mennyt myös kivuttomasti, koska assari on omalla panoksellaan auttanut muutoksessa.  On hyvä tehdä töitä yhdessä, Turku ja Espoo tuntuvat olevan lähempänä  toisiaankuin oikeasti ovatkaan,” Salminen Mäki Yhtiön toimitusjohtaja Janne Mäki kertoo.

Olemme keventäneet monen yrittäjän hallintotaakkaa. Katsotaan yhdessä, kuinka voisimme auttaa sinuakin – ota yhteyttä!