Case: UVL Talotekniikka – taloushallinnon assistentista on moneksi

UVL Talotekniikka Oy käyttää Virtuaaliassareita monipuolisesti

UVL Talotekniikka tekee LVI-urakointia isoille rakennusliikkeille. Ostolaskuja voi tulla pelkästään yhdessä päivässä kahdesta kolmeensataan. Virtuaaliassarit käsittelevät kaikki ostolaskut, luottokorttilaskut ja avustavat noin neljänkymmenen asentajan tuntipalkkojen laskemisessa. Suurin osa laskuista tulee sähköisenä, enää murto-osa paperisina. Kun laskut ovat järjestelmässä, niitä voidaan käsitellä etänä.

Virtuaaliassarit vastaavat myös yrityksen vaihteen hoidosta. He eivät kuitenkaan toimi keskuksena, vaan kertovat tavoiteltavan henkilön matkapuhelinnumeron. Assarit palvelevat kaikessa mitä asiakas toivoo, kuten pitävät esimerkiksi asentajien työjalkineista Excel -listaa.

”Kun teemme kohteita, niihin muutetaan nopeasti sen valmistuttua. Asukkaat voivat muuttaa jo luovutusta seuraavana päivänä. Talvisin asuntoihin tehdään lämmönmittauksia. Assarit ovat oiva apu ja vastaavat asukkaiden puheluihin. He pitävät listaa tarkastuksista kohteittain ja kirjaavat asukkaiden toiveet ja viestit, kuten turvalukot, toivotut vierailuajat ja asuntojen kotieläimet asentajia varten. Kerrostalossa voi olla jopa 80 asuntoa. Emme voi antaa asukkaille asentajien numeroa, sillä asentajat eivät ehdi vastaamaan kaikkiin puheluihin”, kertoo toimistopäällikkö Kirsi Suikkanen. ”Assarit ovat tässä oiva apu.”

UVL Talotekniikalla on kolme assistenttia käytössään: Hanna Nieminen, Marika Vierimaa ja Taina Lehtovaara.

”Yhteistyö sujuu oikein hyvin. Meillä on oma WhatsApp -ryhmä ja vaihdamme kuulumisia myös sähköpostilla. Laitan heille ohjeita ja näytän esimerkkejä. Heiltä tulee myös meille päin kysymyksiä. Tekeminen on hyvin vuorovaikutteista”, kertoo Kirsi Suikkanen.

Uudet tilanteet käydään aina yhdessä läpi ja käytössä on aina Virtuaaliassari, koska assarit voivat tuurata toisiaan lomien ja sairaslomien aikana.

Kaikki tehtävät kuuluivat aikoinaan Suikkaselle, mutta kun silloinen talousjohtaja eläköityi, oli mietittävä, miten tehtävät jatkossa hoidetaan. Virtuaaliassari oli hyvä ja kustannustehokas ratkaisu tähän. Assarit hoitavat kaikki heille annettavat tehtävät tarkasti ja ammattitaitoisesti.

”Me vaihdamme kyllä kaikenlaisia kuulumisia keskenämme. Yhdessä tekeminen on kivaa. Olen halunnut pitää heidät koko yrityksen assareina, joihin kaikki saavat olla yhteydessä”, kertoo Suikkanen suhteestaan UVL Talotekniikan omiin Virtuaaliassareihin.

UVL Talotekniikka Oy

Pääkaupunkiseudulla toimiva talotekniikka-alan urakointiyritys. Suoritamme uudis- ja saneerauskohteiden urakointia. UVL Talotekniikka Oy toteuttaa vuositasolla yli 900 asunnon LVI-tekniset urakointityöt uudisrakennus- ja peruskorjauskohteisiin.

Toimistopäällikkö Kirsi Suikkanen

UVL Talotekniikka Oy