Sopimushallinto – mitä pitää muistaa, millaiset pohjat helpottava työtä ja miten assari voisi auttaa
Sopimus – nimi alle ja mappiin. Siinä se, eikö vaan. Kyllä se nykypäivänä hieman enemmän työtä vaatii, jotta tehdyistä sopimuksista ei koidu yritykselle ongelmia. Ja kukapa nyt ongelmia haluaisi huonon sopimuksen takia.
Laadi sopimuspohjat huolellisesti
Huolellisesti laaditut sopimukset ja yhtenäinen sopimushallinto ovat oleellinen osa yrityksen kilpailukykyä. Oikein käytettynä sopimuksilla voidaan minimoida liiketoiminnalle kohtalokkaitakin taloudellisia riskejä, mutta myös maksimoida mahdollisuuksia. Sopimushallinnon tulisi ulottua sopimuksen koko elinkaaren ajan, aina sopimuksen laadinnasta sen jälkeisiin tehtäviin, kuten toteutuksen valvontaan, maksujen hallintaan ja asiakirjojen säilyttämiseen ja sopimusrekisterin ylläpitoon.
Hyvät sopimukset ja sopimusehdot ovat yritykselle strateginen voimavara, jotka parhaimmillaan mahdollistavat paremman menestyksen markkinoilla, asetettujen tavoitteiden saavuttamisen ja auttavat jopa pysymään laaditussa budjetissa sekä tukevat asiakastyytyväisyyttä.
Valmiit sopimuspohjat helpottavat sopimusten tekoprosessia, ja niiden avulla voi varmistua, ettei mitään olennaista jää sopimukseen kirjaamatta. Monilla yrityksillä on käytössään myös vakiosopimusehtoja, jotka liitetään automaattisesti mukaan kaikkiin sopimuksiin.
Huolellinen sopimushallinto
Se, että sopimukset on laadittu huolellisesti, vaatii rinnalleen hyvin hoidetun sopimushallinnon. Hyvin hoidettu sopimushallinto helpottaa sopimusten seurantaa koko sopimusprosessin aikana. Huonosti hoidettuna puolestaan sopimushallinto voi aiheuttaa yritykselle riskejä mm. olennaisten sopimusehtojen puuttumisella, asiakirjojen häviämisellä, asiakkaiden väärinlaskutuksella, resurssien tehottomuudella ja vaikka kuinka monella muulla tavalla.
Sähköistäminen ja yhtenäiset tietokannat ovat jo osaltaan helpottaneet sopimusprosessejakin, mutta ne yksin eivät riitä. Niin ison kuin pienenkin yrityksen olisi hyvä nimetä sopimushallintoon yksi henkilö, jonka vastuulla on asiakirjapohjien, sopimusten ja toimintatapojen oikeellisuus. Teidän yrityksessänne se voisi olla vaikkapa Virtuaaliassari – meillä on monialaista kokemusta myös sopimusasioissa.