Virtuaaliassarin normipäivä

Virtuaaliassarin normipäivä

Posted on Posted in Oma Sihteeri

Olen Virtuaaliassari-tiimin uusin jäsen Marika ja koska ala oli minullekin uusi, ajattelin, että voisin yrittää avata teille millainen on virtuaaliassarin normaali työpäivä.

Tällä hetkellä minulla on viisi eri asiakasyritystä, joille teen erilaisia assarin hommia. Jokainen asiakasyritys on omalla tavallaan mielenkiintoinen ja jokainen niistä tuo mukanaan myös omat haasteensa. Helpottavaa ja elintärkeää on, että minun työpäivät, viikot ja kuukaudet on suunniteltu aina etukäteen. Tiedän siis minä päivinä ja mihin aikaan teen kullekin asiakkaalle töitä ja mitä kaikkea heille päivän aikana teen.

Päivän kulku

Olen melko aamuvirkku ihminen ja yleensä olen työpaikalla ensimmäisenä ellei sitten kollegani Hanna ole jo ehtinyt tulemaan ennen minua. Heti ensimmäisenä laitan Nespresson laulamaan, koska tykkään tutkia sähköpostia ja kalenteria aamuisin kahvikupposen kanssa. Samalla pystyn hyvin käymään läpi esimerkiksi edellisen päivän asioita kollegoiden kanssa. Meidän työpaikalla nauru raikaa ja me pidämme yllä positiivista työilmapiiriä.

Aamupäivän aikana tsekkaan asiakkaiden sähköpostit läpi. Sähköposteihin tulee myös paljon laskuihin liittyviä viestejä, kuten esimerkiksi eräällä hinausfirmalla. Nappaan meileistä tarvittavat tiedot ja korjaan heidän laskutusjärjestelmässä asiakkaiden laskut. Vastaan myös asiakkaiden soittopyyntöihin. Tämän kyseisen firman hommia tehdessä joutuu ajoittain ratkomaan hyvinkin monisyisiä ongelmia ja minä rakastan sitä! Ongelmien ratkominen on niin mukavaa ja siitä tulee hyvä fiilis, kun saa asiat selvitettyä.

Iltapäivisin tarkistan asiakkaiden sähköpostit uudestaan ja katson onko siellä jotain sellaista, mikä pitäisi hoitaa saman päivän aikana. Tällöin hoidan myös lisää laskutuksiin liittyviä asioita sekä muita juoksevia asioita. Logistiikka -ja kuljetusalalla oleva asiakkaani pyysi minua tekemään hänelle kerran viikossa ns. uutismeilin, jossa kerron hänen alaansa liittyvät polttavimmat puheenaiheet. Näiden tietojen etsiminen on parempi hoitaa iltapäivällä, koska päivän aikana voi tulla esille lisää uutisaiheita.

Mitkä siis ovat työtehtäväni Virtuaaliassarilla?

Työtehtäviini kuuluu asiakaspalvelun hoitaminen, laskuaineiston kerääminen, ostolaskujen käsittely, skannaaminen ja lähettäminen eteenpäin sekä laskujen luominen ja lähettäminen. Lisäksi hoidan koko myyntireskontran useimmille asiakkailleni. Kerään siis myyntilaskuihin tarvittavat tiedot, teen laskut asiakkaani laskutusjärjestelmässä, lähetän laskut eteenpäin sekä seuraan, että laskut maksetaan ajoissa ja tarvittaessa lähetän maksumuistutukset.

Jokaisella asiakkaallani on erilaiset toimintatavat sekä eri kanavat mitä kautta haetaan myyntilaskujen luomista varten tarvittavat tiedot. Joidenkin kanssa jaamme tiedostoja ja toisten kanssa tiedot kerätään yhteiseen dokumenttiin, jonka jokainen näkee ja pääsee kommentoimaan.

Yhden asiakkaani kanssa toimimme niin, että kerään heidän sähköpostiin tulleista ostolaskuista tiedot excelissä olevaan taulukkoon, jonne myös yrityksen asiantuntijat pystyvät itse lisäämään kommentteja. Lisäksi käyn katsomassa Procountorista tietyt ostolaskut, joiden tiedot lisään myös samaiseen exceliin. Tämän excel-taulukon perusteella luon Procountorissa myyntilaskut.

Eräälle asiakkaalle teen myös Instagram-tilin päivitystä sekä vastaan kommentteihin. Tämän lisäksi hankin asiakkaalleni lisää seurattavia profiileja ja sitä kautta lisää seuraajia. Instagram markkinointia varten olen luonut asiakkaalleni markkinointikalenterin, jonne kirjaan ylös markkinoinnin kannalta tärkeimmät juhlapäivät.

Miten nykyiset työtehtäväni eroavat aiemmista työtehtävistä?

Parasta työssäni on, että koen olevani yksi asiakasyrityksieni työntekijöistä, vaikken fyysisesti ole heidän toimistollaan paikalla. Meillä on välittömät välit ja minua pidetään yhtenä tiimin jäsenenä.

En ole aktiivinen päivittämään omia henkilökohtaisia sometilejäni, mutta jollain tapaa asiakkaan Instagram -tilin päivittäminen tuntuu erilaiselta ja mukavammalta. Asiakasyrityksen Instagramiin on helpompi keksiä päivityksiin aiheita ja haluan lisätä asiakkaani mahdollisuuksia saada somen kautta lisää tunnettuutta.

Olen jo aiemmissa työpaikoissani tottunut tekemään asiakaspalvelutyötä, mutta nykyään hoitaessani asiakaspalvelua pitää aina muistaa, minkä asiakasyrityksen töitä sillä hetkellä teen. Hattua pitää osata vaihtaa lennossa ja olla kärppänä viimeaikaisista tehtävistä, jotta osaa yhdistää puhelun oikeaan asiakkaaseen. Vaikeaa tämä ei ole, mutta tarkkuutta se vaatii. Ja minähän pidän haasteista!

Työni on tällä hetkellä monipuolisempaa ja pidän siitä, että jokainen asiakkaani on eri alalla. Arvostan jokaista asiakastani sekä heidän tekemää työtään. Haluan auttaa asiakkaitani keskittymään sellaisiin työtehtäviin, jotka ovat heille tärkeimpiä. Haluan olla se, jonka avulla he pystyvät saamaan lisää aikaa muiden asioiden hoitoon.

Tarvitsetko sinä lisää aikaa tärkeämpien työtehtävien hoitamiseen? Ota yhteyttä!