Etätyö on monessa yrityksessä arkipäivää – ja hyvä niin. On myös edelleen niitä yrityksiä, joissa etätyö ei ole kaikille työntekijöille mahdollista tai se ei sovi yrityksen kulttuuriin. Onneksi suurimmassa osassa yrityksiä työntekijöille annetaan mahdollisuus etätyöhön ja siihen jopa kannustetaankin.
Etätyö lisää työtyytyväisyyttä, antaa joustoa työviikkoon, mahdollistaa keskittymistä vaativan työn tai projektin edistämistä ja vähentää muutenkin ruuhkaisia siirtymisiä työn, kodin ja mahdollisesti päiväkodin välillä. Myytit laiskottelevista etätyöntekijöistä eivät enää pidä paikkaansa – jokainen etätyötä tehnyt tietää, että etäpäivä on usein työn tekemisen kannalta tuotteliaampi kuin toimistopäivä.
Jos harkitset teidän yrityksessä etätyön käyttöönottoa tai haluat viilata olemassa olevia pelisääntöjä, alla muutama pointti, jotka sinun tulisi pitää mielessä.
1. Sopiiko etätyö kaikille?
Kannattaa ensin määritellä, voivatko kaikki yrityksessä työskentelevät henkilöt tehdä etätyötä. Onko työn luonne etätyöhön soveltumaton? Onko tilanne hetkittäin läsnäoloa vaativa ja mitä nämä tilanteet ovat? Tilanteita voivat olla esimerkiksi asiakastapaaminen, sisäinen työpaja, lomakausi /-tuuraus, perehdytys, haasteet työssä jaksamisessa.
Kaikilla työntekijöillä tulee kuitenkin olla yhtäläiset mahdollisuudet etätyöntekoon samojen työtehtävien sisällä. Laadi tästä ohjeistus koko henkilökunnan nähtäville.
2. Kuinka monta etätyöpäivää viikossa ja minä päivinä? Milloin vaaditaan välttämätöntä paikallaoloa?
Mieti, montako etäpäivää yrityksessänne voi pitää viikossa vai onko määrällä ylipäätään merkitystä? Voiko etäpäivä olla mikä viikonpäivä tahansa – ja jos, kenen kanssa siitä sovitaan ja milloin? Kannattaisiko etäpäivä olla kiinteä, jolloin koko tiimi on samaan aikaan pois konttorilta?
Voiko etäpäivää pitää vaikkapa samana päivänä tiimipalaverin kanssa? Sallivatko järjestelmät ja palaverin henki myös osallistumisen palaveriin etänä?
3. Tietoturva ja työvälineet?
Toisinaan työn luonne vaatii erityisen raskasta tietoturvaa myös etätyön tekemisessä. Näissä tapauksissa voidaan luoda salattu VPN-yhteys työntekijän kotiverkosta toimiston omaan verkkoon. Yhteys voidaan vielä vahvistaa mobiilivarmenteella. Mikäli taas työ ei vaadi salattua yhteyttä, riittää, että työntekijä vastaa itse omalta osaltaan riittävästä tietoturvasta. Tämä on myös hyvä kirjata kaikkien näkyville.
Luonnollisesti myös työvälineiden tulee olla sellaiset, jotka mahdollistavat liikkuvan työn tekemisen (mm. läppäri). Lisäksi pitää muistaa määritellä, kuka vastaa muiden työvälineiden hankinnasta, kun työtä tehdään etänä – työnantaja vai työntekijä itse? Muita välineitä ovat esimerkiksi nettiyhteys, hiiri, työtuoli, työpöytä jne.
4. Vakuutukset, sairauspoissaolot, saldot ja työergonomia?
Tarkista vakuutusyhtiöltäsi, ovatko yrityksesi työntekijät vakuutettuja myös etätyön osalta. Miten toimitaan työntekijän sairastuessa etätyöpäivänä? Voiko saldotunteja kerryttää tai käyttää etätyöpäivänä? Miten työntekijä on suunnitellut työergonomian etätyön osalta?
5. Luottamus: mitä tehdä, jos etätyö ei toimikaan?
Etätyö, kuten toimistollakin tehtävä työ, perustuu luottamukseen. Pääsääntöisesti luottamus on ansaittu työsuhteen alussa ja vasta vastoinkäymiset nakertavat tätä luottamusta. Mikäli siis luotat henkilöstöösi työpaikalla, voit huoletta luottaa heihin myös etätyön osalta. Tässä pätee hyvin suomalainen sanonta ”Minkä taakseen jättää, sen edestään löytää”. Työelämässä se tarkoittaa juurikin sitä, että minkä tekemättä jättää, sen seuraavana päivänä työpöydältään löytää. Ei kukaan tule yön aikana niitä tekemättömiä työtehtäviä sieltä tekemään.
Mutta mitä sitten tehdä, jos etätyö ei sovikaan työntekijälle? Mieti etukäteen, miten asia hoidetaan ja kirjaa se ylös etätyön pelisääntöihin. Mikäli pelisääntöjä ei noudateta tai työn luonne muuttuu etätyöhön soveltumattomaksi, voiko esimies evätä etätyömahdollisuuden työntekijän osalta? Käy nämä pelisäännöt myös läpi yhdessä henkilöstön kanssa, sillä selkeät ohjeet mahdollistavat hyvät etätyöolosuhteet molemmin puolin.
Me Virtuaaliassarit teemme päivittäin etätyötä asiakkaillemme sekä viikottain normaalia etätyötä eli asiakastyötä kotoa käsin. Koska työmme on hektistä ja ajoittain hyvinkin kiireistä, mutta haastavaa ja vaihtelevaa, on meille tärkeää, että kerran viikossa työ voidaan hoitaa muualla kuin toimistolla. Toisaalta juuri siksi, että teemme lähes kaiken asiakastyön etänä, etätyön tekeminen on meille hyvin luontevaa.
