Liiketoiminnan kasvu on yritykselle aina tärkeä hetki, johon liittyy paljon toiveikkuutta ja samalla lukuisia hoidettavia käytännön asioita. Kasvun räjähtäessä yrityksen on ehkä rekrytoitava uusia osaajia, investoitava uusiin työvälineisiin, muutettava isompiin tiloihin, luotava pelisääntöjä ja prosesseja, huolehdittava myynniltä tulevien kauppojen tuotantoon saattamisesta, luotava organisaatiotasoja, uudistettava viestintää ja niin edelleen. Virtuaaliassarin mukaantulo voi auttaa tässä hallitussa kaaoksessa ja olla oiva resurssi muutosten myllerryksessä.
Tässä on kasvavan yrityksen TOP 5 ongelmakohtaa
1. Keskittyminen ydinosaamiseen herpaantuu
Yrityksen johdolle saattaa syntyä kasvun hurmassa käsitys, että kaikki liiketoimet onnistuvat. Näin saattaakin tapahtua, mutta eikö yrityksen kannattaisi lähtökohtaisesti keskittyä ydinosaamiseensa ja sen kehittämiseen? Valtava riski on, että yritys lähtee kesken nopean kasvun hakemaan uusia aluevaltauksia ja siten laajentaa omaa liiketoimintaympäristöään tarpeettoman laajaksi. Yrityksen johdon kannattaakin muistaa, että uudet aluevaltaukset voivat hyvin todennäköisesti syödä resursseja varsinaisen tuotteen ja liiketoiminnan kehittämisestä.
Yrityksen ydinosaaminen on yleensä laajempaa kuin yhden ihmisen osaaminen. Se on yleensä kehitetty vuosien saatossa koko organisaation oppimisen avulla. Yrityksen ydinosaaminen on harvinainen kokonaisuus tietoa, taitoja ja teknologioita, jota muiden on lähes mahdotonta kopioida. Ydinosaamisen avulla pystytään saamaan aikaan kilpailuetua ja ylivertaista arvoa asiakkaille. Virtuaaliassarit haluavat hypätä tässä kohtaa framille ja estää paketin leviämisen ja mahdollistaa samalla keskittymisen oleelliseen. Haluamme mahdollistaa yrityksen käyttävän osaamisensa itse työn tekemiseen ja samalla sen kehittämiseen. Kaikki helposti ulkoistettava työ kannattaa ulkoistaa tässä vaiheessa, jolloin asiantuntijat pääsevät antamaan oman panoksensa ydinosaamiseen. Virtuaaliassarit on valmiudessa ottamaan vastuun esimerkiksi myynti- ja ostoreskontrasta, asiakaspalvelusta, matka- ja kululaskutuksesta ja avustavista HR-tehtävistä. Me teemme kaikkemme, jotta asiakkaamme saavuttavat kaiken sen, johon heillä on mahdollisuus.
2. Puutteellinen toiminnanohjausjärjestelmä
Kun yritykselle alkaa tulla lisää kauppaa ja myyntiä, voi sillä olla haastellista säilyttää todenmukainen käsitys siitä, mitä tavaraa tai palvelua missäkin tarvitaan ja miten tavarat saadaan toimitettua tai palvelu käyttöönotetuksi. Yritykselle voi olla haasteellista hallita tilauksia, ja kalenteri voi mennä erittäin pahasti tukkoon kysynnän kasvaessa. Mikäli yrityksen johto ei näe kokonaiskuvaa yrityksen käytännön toiminnasta, on erittäin suurena riskinä, että yritykselle aiheutuu ongelmia. Toimiva toiminnanohjausjärjestelmä on tukena kasvun keskellä.
Erilaisia toiminnanohjausjärjestelmiä on markkinoilla useita, monet ohjelmistot saattavat olla melko kattavia ja hintaviakin. Yrityksen pitää kuitenkin muistaa, että hienoa ja kallista ohjelmistoa ei pidä hankkia vaan koska näin joku sanoo. Tärkeämpää on se, että yrityksellä on selkeä kokonaiskuva omasta toiminnastaan. Toiminnanohjausjärjestelmän tärkeimpänä ominaisuutena on antaa riittävän hyvä kuva yrityksen operatiivisen toiminnan kokonaistilanteesta. Meillä assareilla on paljon kokemusta erilaisista toiminnanohjausjärjestelmistä ja olemmekin olleet mukana kilpailutuksissa, koulutuksissa sekä käyttöönotoissa. Voimme toimia asiakasyrityksen ympäristössä pääkäyttäjänä sekä toimia apuna uusien työntekijöiden kouluttamisessa.
3. Myynnin hallinnan leviäminen
Kun yritys kasvaa, niin tuotteiden tai palveluiden kysyntä kasvaa samaan tahtiin. Potentiaalisia asiakkaita voi olla valmiina jonossa joka suunnassa. Näiden kuumien liidien lisäksi muita kiinnostuneita voi tulla päivittäin eri kanavien kautta ja tärkeää on, että yritys kykenee vastaamaan huutoon. Myöhäinen reagointi tarjouspyyntöön, tai jopa sen unohtaminen jättää asiakkaalle välinpitämättömän kuvan yrityksestä.
Myynnin hallintaan on käytettävissä useita erilaisia CRM-ohjelmistoja, jossa kaikki liidit ovat yrityksellä jossakin muodossa tallessa, muuallakin kuin yrityksen myyjän omissa exceleissä. Mikäli liidit eivät ole yrityksen tietokannoissa, voi irtisanoutuva myyjä viedä mukanaan suuren määrän potentiaalisia asiakkaita. Virtuaaliassarilla on tässäkin tilanteessa käyttöä, koska kokemusta on myös erilaisista asiakkuuksien hallintajärjestelmistä. Voimme jälleen olla apuna kilpailutuksessa sekä käyttöönotossa. Tarpeen mukaan voimme myös vasta suoraan tarjouspyyntöihin tai ohjata ne eteenpäin myyntiorganisaation sisällä. Haluamme asiakasyrityksen saavan kaiken irti tästä myynnin parhaasta ystävästä.
4. Taloushallinnon prosessien tehokkuus
Taloushallintoprosessin pitää olla myös tehokas sillä kasvavien laskutus- ja tositemäärien käsittelyyn käytetty aika pitää saada minimiin ja tehostettua. Nykyaikana paperin minimoiminen on keskeisessä asemassa tehokkaassa taloushallinnossa. Toimivassa taloushallintoprosessissa osto- ja myyntilaskut ovat samassa järjestelmässä automaattisesti ja tämän lisäksi mahdolliset käteiskuitit käsitellään mobiilisovelluksella siten, että käteiskuitteja ei tarvitse skannauksen jälkeen säilyttää.
Tehokkaasti toimivassa taloushallintoprosessissa ostolaskut tulevat sähköisesti suoraan taloushallintojärjestelmään, ja myyntilaskut tehdään ja lähetetään samassa järjestelmässä. Tehokkaan taloushallintoprosessin yksi keskeinen tekijä on myös kirjanpidon reaaliaikaisuus. Kun kirjanpito on päivittäin ajan tasalla, voidaan lukujen valossa tehdä päätöksia ja seurata esimerkiksi myyntisaamisia ja täten reagoida ajoissa.
Toimivat prosessit ja assarit kulkevat käsikädessä – se on meille itsestäänselvyys. Asiakkaan toimeksiannoissa tarkastamme ostolaskut, teemme alustavan tiliöinnin ja lähetämme ostolaskut kiertoon. Haemme myös ostolaskuilta tarvittavat materiaalit ja hankinnat myyntilaskuille. Myyntireskontan puolella keräämme laskuaineiston, valmistelemme myyntilaskut, tarkistamme ja lähetämme myyntilaskut, seuraamme maksuja, lähetämme maksumuistutukset ja vastaamme laskutukseen liittyviin asiakaspalveluviesteihin. Kuittisavotta on meille myös tuttua sillä järjestämme kuitit, teemme kulukorvaukset ja tarvittaessa tulostamme laskut kirjanpitoa varten ja toimitamme ne asiakkaan puolesta kirjanpitäjälle.
5. Kasvavat henkilöstokulut ja johtamisen vaikeus
Henkilöstöhallinnon kulut yleensä tulevat nousemaan kasvun myötä, ja siihen kannattaakin satsata. Pätevän ja sitoutuneen henkilön löytäminen kuitenkin voi olla haasteellista, ei hyviä työntekijöitä tipu taivaalta käsiä levittämällä. Yrityksen henkilöstohallinnon ja johtamisen tulee kasvaa yrityksen muun kasvun mukana, jotta henkilöstö pysyy tyytyväisenä. Yritykselle voi tulla ajankohtaiseksi miettiä kannattaako palkata uutta ihmistä vai hankkkia ostopalveluna assarilta tämän työ. Ei yllättäviä kuluja, sillä yritys maksaa tehtyjen tuntien mukaan, ei sairauspoissaoloja saatika lomia. Virtuaaliassari ei vie tilaa toimistolta ja hänellä on yleensä käytössä omat laitteet ja ohjelmistot.
Isommissa yrityksissä organisaatiorakenteen kehittämisessä toimitusjohtalla on tärkeä rooli. Toimitusjohtajan pitää pystyä jakamaan keskeiset vastuualueet siten, että kaikki työntekijät toimivat juuri sillä osa-alueella jossa he ovat parhaimmillaan. Toimitusjohtajan pitää myös pystyä kertomaan alaisilleen selkeästi, mitä heiltä odotetaan. Myös yrittäjillä on omat haasteensa kasvun myötä, delegointi voi olla vaikeaa. Yrittäjä kun yleensä on pakotettu hoitamaan kaiken itse, koska näin se on totuttu näkemään. Assarit toimivat yrittäjän oikeana kätenä, eivätkä halua jättää yrittäjää yksin kiireen keskellä. Vapautamme yrittäjälle aikaa tehdä laskutettavaa työtä ja kustannusten hallinta on paremmin hyppysissä. Hyvä johtaja uskaltaa delegoida, organisoida toimintaa sekä luottaa tekijöihinsä.