Tietoisku

Kuittien hallinta ja säilytys – 7 helppoa vinkkiä

Kuittien säilytys ja hallinta – 7 vinkkiä

Mapit, klemmarit, kopiokone…

Nykyaikana et enää tarvitse näitä asioita kuittien käsittelyyn ja arkistointiin, joten ne voi suosiolla unohtaa.

Uusien sovellusten avulla kuittien kuvaus on helppoa ja nopeaa, eivätkä kuitit enää huku. Näiden parempien digitaalisten työkalujen ansiosta kuittien käsittely helpottuu ja myös työntekijät motivoituvat tekemään sen useammin ja tunnollisemmin. Lisäksi ne on helppo lähettää eteenpäin esimiehen, talousosaston tai kirjanpitäjän tarkastettavaksi. Kaikki firman kuitit tallentuvat samaan paikkaan, josta niitä voi helposti hallinnoida, tarkastella ja viedä kirjanpitoon. Tositteita on myös helppo selata esimerkiksi päivämäärän mukaan.

Mikäli kuittikirjanpito itsessään on hepreaa, kannattaa tutustua blogiimme 5 asiaa, jotka yrittäjän täytyy tietää kuittikirjanpidosta. Jos taas lappusten säilyttäminen aiheuttaa säännöllisesti kaaoksen, lue vinkkimme tuskastuttavan kuittirumban taklaamiseen:

1. Skannaa tai ota kuva kuitista heti

Vaikuttaa itsestään selvältä, mutta sitä se ei ole. Tee kuittien vikkelästä taltioinnista tapa ja vältyt hikipisaroilta. Kassakuitti nimittäin säilyy olosuhteista riippuen vain muutaman kuukauden.

2. Vie kuitti sähköiseen järjestelmään

Voit halutessasi lisätä sovelluksen avulla ostopaikan, tiliöinnin, ALV-kannan, maksutavan sekä hintarivit dimensiotietoineen. Vaihtoehtoisesti voit kiireen keskellä ottaa kuitista kuvan ja lähettää sen assarille tai kirjanpitäjälle jatkotoimenpiteitä varten.

3. Säästä aikaa – tallenna kuittien ohella muutkin dokumentit

Arkistoi samalla esimerkiksi sähkö-, työ-, toimeksiantosopimukset ja tarjoukset kirjanpito-ohjelmistoon. Näin tapat kaksi kärpästä yhdellä iskulla!

4. Digitaalinen kopio kuitista riittää

On myytti, ettei sähköinen kopio yksin riittäisi. Säästä mappitilaa – pidä ne tyhjänä paperisista kuiteista.

5. Muista kuittien säilytysaika

Kuittien säilytysaika on 6 vuotta verovuoden päättymisestä ja digitaalisten työkalujen avulla ne pysyvät tallessa sähköisessä järjestelmässä kirjanpitolain vaatiman ajan. Useimmat sähköiset ohjelmat lupaavat valmiiksi kirjanpitolain edellyttämän säilytysajan.

6. Tallenna kuitit pilvipalveluun tai ulkoiselle kovalevylle

Jos sinulla ei ole sähköistä kirjanpito-ohjelmistoa käytössä, tallenna kuitit kansioihin pilveen tai ulkoiselle kovalevylle. Muista myös varmuuskopiot!

7. Ulkoista kuittien hallinta

Jos kuittien käsittely tuntuu vastenmieliseltä, anna “kuiteista kiksejä” saavan virtuaaliassarin auttaa tässä asiassa! Meillä assareilla on kattava kokemus eTaskusta, Procountor Kuitit- sekä eFinan kuittisovelluksista, joten voit huoletta jättää kuittirumban meidän huomaan.