Niksejä

Etätyöskentelyn ensiapuopas

Virtuaaliassari - Etätyöskentelyn ensiapuopas

Etätyöskentely, tuo varsinkin viime vuonna hyvinkin tutuksi tullut ilmiö. 

Kotitoimistolla istuskelu saattaa ajatuksena tuntua varsin kutkuttavalta, ja ensimmäiset viikot sujuvatkin oikein leppoisasti. Kahvinkeittimen voi ladata vaikka illalla jo valmiiksi, ja aamulla oletkin jo toimistolla noustessasi sängystä ylös. Palaveritkin sujuvat mukavasti pyjamaan pukeutuneena, ja kukaan ei näe että tukkasi seisoo tönkkösuorana päälaella. 

Hetken kuluttua saattavat ne neljä seinää kuitenkin alkaa ahdistamaan. Kodin ja työpaikan raja on häilyväinen, ja tuntuu siltä että olisit jatkuvasti töissä. Kyllähän niitä työsähköposteja voi vielä kurkkailla muutamat ennenkuin menee sänkyyn pötköttelemään, ja lounaankin voi korvata pannullisella kahvia…Ennenkuin sukellat loputtomaan työnteon looppiin, ota talteen meidän ensiapuopas etätyöskentelyyn!

1. Iltapuhteeksi aamutoimet

Jos juot kahvia, lataa kahvinkeitin valmiiksi aamua varten. Kahvihammasta kolottaa kuitenkin heti herätessä, joten on mukavaa jos keittimen kanssa ei tarvitse taistella heti kun silmänsä avaa. Yhden klikkauksen taktiikka rokkaa!

Tunnetko itsesi tehokkaammaksi laittautuneena? Valitse työvaatteet valmiiksi edellisenä päivänä ja tarkista että työpisteesi on puhdas ja siisti uutta päivää varten. Jos haluat tehostaa seuraavaa aamua entisestään, tee jo edellisenä päivänä valmiiksi priorisoitu to do -lista kaikista tehtävistä, mielellään aikatauluttaen koko viikon. Näin työhommat eivät myöskään jää pyörimään nukkumaan mennessä päähän, vaan osaat heti aamulla aloittaa kiireellisimmistä tehtävistä.

Vinkki viitonen: aloita päivä siitä “tylsimmästä” tai hankalimmasta tehtävästä. Kun se on alta pois, tuntuu loppupäivä ihanan helpolta! 

Muista myös kirjoittaa tehtävälistaan milloin työpäiväsi loppuu. Vaikka teetkin töitä kotoa käsin, ei se tarkoita sitä, että sinun pitäisi olla jatkuvasti hommissa. Koti on koti, vaikka se nyt sattuukin toimimaan myös toimistona. 

2. Paluu sorvin ääreen

Onko sänkysi aivan liian mukava? Sovi päivän ensimmäinen palaveri alkamaan tarpeeksi aikaisin! 

Näin sitä herätystä ei voi siirtää loputtomiin. Jos tuntuu, ettei se aamu kuitenkaan oikein lähde käyntiin, käy kevyellä kävelyllä, pyörähdä suihkun kautta, laittaudu ja mikä tärkeintä, syö aamupalaa. 

Muista myös kiittää itseäsi edellisenä iltana lataamastasi kahvinkeittimestä napsauttaessasi sen päälle.

Unohda myös ah niin kuuluisa multitasking. Vaikka uskot pystyväsi hoitamaan monta asiaa kerrallaan, älä tee sitä. Hoida hommat yksi kerrallaan, jolloin sinun on helpompi hallita kokonaisuuksia ja näet selkeästi että mitä töitä sinulla on vielä jäljellä. Myös se onnistumisen tunne, jonka koet saadessasi yhden suuren homman valmiiksi on paljon palkitsevampi kuin monen pienen hanttihomman hätiköity loppuun vieminen. 

3. Tauot tukena työnteolle

Kotona työskennellä tuppaa usein jumahtamaan samaan korppikotkamaiseen asentoon pitkiksi ajoiksi, ja tämähän kostautuu ikävällä niskakivulla ja päänsäryllä. Tee siis itsellesi palvelus, ja pidä taukoja! Kevyet kotiaskareet työpäivän aikana pitävät mielen virkeänä, paikat ehjänä ja kodin siistinä. Ripusta pyykit, tiskaa tai vie vaikka roskat. Myös pidemmät tauot esimerkiksi kunnon kävelyn taikka jumpan parissa ovat hyvinkin terveellisiä – tunnin lenkki auringonpaisteessa auttaa jaksamaan, ja voit tehdä tunnin pidempään töitä iltapäivällä.

Oletko kuullut pomodoro-ajanhallintatekniikasta? Aseta ajastin soimaan 25 minuutin kuluttua, ja käytä nuo minuutit yhden tehtävän parissa keskeytyksettä. Kun kello soi, pidä 5 minuutin tauko. Yksi tällainen puolen tunnin setti on “pomodoro”, ja kun sinulla on niitä 4 plakkarissa, pidä 20-30 minuutin tauko. 

Muista myös pitää kunnon lounastauko! Työt eivät lopu tekemällä, ja kunnon lounasbreikki keskellä päivää ruokkii sekä suutasi että aivojasi. 

Jos kaipailet kanssaruokailijoita, pitäkää virtuaalilounas yhdessä työkavereiden kanssa! Asutko kumppanin kanssa? Pitäkää siinä tapauksessa yhteinen tauko, jolloin laitatte ruokaa yhdessä.

4. Sano ei koukkuniskalle!

Vaikkei liikunta kuuluisikaan rakkaimpiin harrastuksiisi, kannattaa siihen kiinnittää huomiota näin etätyön aikaan. Vaikka sohvalla löhöily on mitä mukavinta, voi kroppasi olla toista mieltä. Pidä siis huolta, että seisot myös välillä työskennellessäsi. Tongi esiin kaappeihin kertyneet liikuntavälineet – nostele kevyitä painoja, venyttele joogamatolla tai hyödynnä harjanvartta olkapäiden pyörittelyä varten. Kokeile myös työskennellä eri paikoissa – parvekkeella, keittiösssä, sängyssä, vintillä…Uudet maisemat tuovat uusia ideoita!

Jos oikein lähdet hulluttelemaan, kokeile kyykkyä! Laita läppäri esimerkiksi sohvalle, matto jalkojen alle ja ei muuta kuin kyykkyyn kykkimään. Tässä asennossa selkäsi on luonnostaan suorana. Eikö liikunta vieläkään inspiroi? Keksi itsellesi palkintoja tehtyäsi x määrän liikuntasuorituksia!

5. Heippa häiriköinti

Slack, sähköposti ja Trello huutavat punaisena, ja keskittymisesi herpaantuu jatkuvasti. Kuulostaako tutulta? Sulje nämä hetkeksi, ja kirjoita vaikka kalenteriin ylös että olet tavoittamattomissa hetken. Onko kumppanisi myös häiriötekijä? Ennen kuin nakkaat hänet parvekkeelle palelemaan, käykää läpi yhteiset pelisäännöt. Sopikaa tauoista ja kertokaa toisillenne tärkeistä palavereista tai työhommista, jolloin toivotte omaa rauhaa ja hiljaisuutta. Kukaan meistä ei ole ajatustenlukija, joten kannattaa rehdisti kertoa että milloin sinun pitää saada keskittyä kunnolla. 

Sopiva musiikki auttaa myös keskittymään. Hanki kuulokkeet taikka kuuntele kaiuttimesta – netti ja Spotify ovat pullollaan työntekoon sopivia soittolistoja!

6. Älä ole yksin

On tärkeää että saat keskittyä tehtäviisi, mutta se ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi muuttua yksinäiseksi mökkihöperöksi. 

Jos työtehtäväsi ahdistavat, tai tuntuu ettet pääse etenemään, kilauta kaverille! Jo lyhyt brainstormailu kollegan kanssa auttaa ideoinnissa ja vauhdittaa työntekoa. 

Sovi myös virtuaalitreffejä ystävien, työkavereiden tai vaikka kollegoiden koirien kanssa. Pyydä kumppaniasi kävelytreffeille tai termarikahville lähipuistoon. Myös virtuaaliset after workit ovat mitä mainioin viettää aikaa yhdessä!

Jos jaat kotisi karvaisten kollegoiden kanssa, pitäkää halihetkiä tai temppukouluja. Nämä aktiviteetit tekevät hyvää sekä sinulle, että nelijalkaiselle kaverillesi. 

7. Paketoi päiväsi

Muista lopetella päiväsi! Kuten aiemmin jo mainitsimme, eivät ne työt tekemällä lopu. Älä siis avaa sähköpostiasi, viestintäkanavianne tai muitakaan työhön liittyviä asioita enää kun olet vapaalla. Se työmeili jota pohdit illalla odottelee sinua vielä aamulla. 

Vapaa-aikasi on tärkeää, ja sitä ei kannata jättää heitteille työn takia. Vietä siis ilta perheesi, harrastustesi tai vaikkapa ikkunasta ulos tuijottamisen parissa.

8. Yrittäjän muistilista

Olethan tehnyt selkeät ja ajankohtaiset pelisäännöt henkilöstösi kanssa? Tilanne jossa elämme nyt on hyvinkin poikkeuksellinen, ja se saattaa jännittää kotona tönöttävää työntekijää. Viikoittainen, yhteinen etäpalaveri kaikkien kanssa on hyvä tapa pitää koko lauma mukana loopissa, eikä kukaan tunne oloaan ulkopuoliseksi. Keskustelkaa nykyisestä tilanteesta sekä jatkuvuussuunnitelmista. Miltä tilanne näyttää kuukauden kuluttua? Ottakaa esiin parhaat ja pahimmat skenaariot. Varmista myös, että vakuutukset ja etäkommunikaatiovälineet ovat kunnossa.

Viestintään, organisoitumiseen ja yleiseen fiilikseen panostaminen on entistä tärkeämpää! Varmista päivittäin, että ihmiset tietävät mitä heidän pitää tehdä. Kysele samalla heidän fiiliksiä ja oloaan. Onhan töitä riittävästi, muttei liikaa? Pelittäähän tietokone kunnolla? 

Järjestä yhteisiä etäpalsuja pitkin viikkoja. Palaverien ei tarvitse olla pelkkää asiaa, vaan välillä voi hassutella ja pitää vaikkapa päivän päätteeksi rennon letkeitä virtuaalisia viinihetkiä. Näin pidetään yhteinen fiilis korkealla, ja sosiaalinen kanssakäyminen ei jämähdä pelkkään omaan perheeseen. 

Muista myös hyväksyä tosiasiat – kun koko perhe on kasassa kotona, joutuu päivää rytmittämään hieman toisella tavalla. Ole siis ymmärtäväinen, ja tue työntekijöitäsi. 

Olit sitten toimitusjohtaja, esimies taikka tavan työntekijä, on tasapaino meidän kaikkien työnteon, vapaa-ajan ja hyvinvoinnin välillä yhtä tärkeää. Etätyöskentely voi olla vapauttavaa, luovaa, mielekästä ja rentouttavaa, mutta myös yksinäistä, ahdistavaa ja stressaavaa. 

Nappaa yllä olevista vinkeistä itsellesi sopivat vaihtoehdot, ja käy etätyöhön iloiten!

Olemme menestyksekkäästi hoitaneet erilaisten asiakkaidemme töitä etänä – ota yhteyttä, jos haluat, että hoidamme sinunkin hallinnollisia tehtäviäsi!