Laitoitko jälleen kuitit sinne “hyvään talteen”? Sinne samaan, mihin ne edellisetkin laitettiin?
Huoli pois, sillä kirjanpidon uusi aika on täällä. Nykyään on olemassa erilaisia appeja, nettisivuja ja systeemejä, joilla pitää huolta siitä, että kuitit pysyvät varmasti tallessa (oikeasti tallessa) ja nätisti nipussa. Digitaaliset työkalut tekevät höpöä varsinkin ajankäytölle – sinun ei tarvitse enää elää jatkuvassa kuittikaaoksessa puhumattakaan siitä, että myös firman työntekijät voivat näppärästi käsitellä ja lähettää kuitteja eteenpäin kirjanpitoon. Erittäin kätevää, siis!
Mikäli sinun kuittisi ovat vielä katoavaa sorttia tai ne asuvat vaatekomeron kenkälaatikossa vuodesta toiseen, kurkkaa alta elämääsi helpottavat niksit kuittirumban selättämiseen.
1. Nappaa kuva kuitista heti paikalla
Vaikka kauppajonossa takana seisoskeleva asiakas huokailisi ja tönisi käsiveskalla minkä kerkeää, nappaa kuva kuitista heti kun saat sen kouraasi. Nykyään monista kaupoista ja liikkeistä saa myös digitaalisia kuitteja, mutta aina on hyvä napata todistuaineistoa myös siitä paperiversiosta. Ihan varmuuden vuoksi.
2. Vie lappuset sähköiseen järjestelmään
Jo aiemmin mainitut kuittiapit ja nettisivut ovat nykyään aivan uskomattoman käteviä käyttää. Niihin voit eritellä kaikki tarvittavat tiedot aina ALV-kannasta ostopaikkaan ja sieltä ne ovat myös helppo törkätä eteenpäin kirjanpitoon tai assarille. Nämä kuitit eivät myöskään haalistu ajan myötä ja ovat ekologisempi vaihtoehto paperisille serkuilleen.
3. Kuuden vuoden suhde
Lain mukaan kirjanpidon tositteet tulee säilyttää kuusi (6) vuotta tilikauden päättymisestä. Kuitin säilytysmuodon suhteen laki ei kuitenkaan velvoita säilyttämään alkuperäistä paperista tositetta vaan sähköinen kuva tai kopio riittää. Digitaalisten työkalujen voimin kuittiset pysyvät kätevästi tallessa kirjanpitolain vaatiman ajan.
4. Hyödynnä pilvipalveluita ja ulkoisia kovalevyjä
Oletko ilman sähköistä kirjanpito-ohjelmistoa? Tallenna kuitit siinä tapauksessa pilveen tai ulkoiselle kovalevylle selkeästi nimettyihin kansioihin. Muista myös napata varmuuskopiot! Tämän kuittisavotan keskellä suosittelemme myös tallentamaan muut tärkeät dokumentit ja sopimukset samaan paikkaan. Näin yrityksesi kaikki tärkeät paperit ovat varmassa tallessa ja helposti löydettävissä.
5. Lappu luukulle?
Vaikka näyttäisitkin liiketoiminnalle ovea, et silti pääse pakoon lakisääteisiä säilytysaikoja. Muista siis pitää kaikki aineistot tallessa 6-10 vuotta materiaalista riippuen yritystoiminnan päättymisen jälkeen. Patentti- ja rekisterihallistus haluaa tietää että missä aineistoja säilytetää ja kuka niistä on vastuuussa toiminnan loppuessa, jote muista hoitaa myös tämä nakki päiväjärjestyksestä ajoissa.
6. Ulkoista kuittisten hallinta meille
Eikö kuittien kanssa puljaaminen nappaa? Onneksesi me Virtuaaliassarit saamme kiksejä kuiteista! Meidän moderneilla toimiston enkeleillä on kattava järjestelmäosaaminen useista kuittisovelluksista, joten ei muuta kuin yhteyttä ottamaan, niin laitetaan teidänkin yrityksen kuitit ojennukseen!
