Ympäröivä tilanne vaatii nyt äkillisiä muutoksia työn tekemiseen. Etätyö on useimmissa toimistoissa mahdollista jo nyt, mutta jos teillä ei ole vielä sovittu toimivia käytäntöjä tai olette vasta aloittamassa etätyötä, nappaa alta tärpit onnistuneeseen etätyöntekoon.
Varmista ohjelmistojen toimivuus ja niihin pääsy etänä
On erittäin tärkeää, että salasanat ovat tallessa kaikkien niitä tarvitsevien henkilöiden saatavilla. Tähän on olemassa käteviä (ja turvallisia) salasanaholveja, kuten PassWork, KeePass, CommonKey ja F-Secure Key – vain muutaman mainitakseni. PassWork sopii erinomaisesti tiimeille ja F-Secure Key yksittäisille käyttäjille. Ilmaisohjelmien kanssa kannattaa olla tarkkana joidenkin tärkeiden ominaisuuksien puutteen vuoksi.
Pidä huoli siitä, että pääset tarvittaviin tiedostoihin käsiksi
Etäyhteys on välttämätön esimerkiksi VPN-yhteyden avulla, mikäli yrityksessänne on käytössä sisäverkko ja sieltä pääsy jaettuihin kansioihin.
Useissa yrityksissä on kuitenkin jo käytössä pilvipohjainen jakokansio, joihin pääsee suoraan selaimesta. Näitä ovat mm. O365, Google Drive, DropBox sekä muut pilvipalvelut. Nämä ovat erinomaisen käteviä juuri paikasta riippumattoman tallennuksen ja saatavuuden takia. Tarvitset vain internet-yhteyden ja kaikki tiedostot ovat saatavillasi.
Varmista tietoturvallinen etätyöskentely
Tarkista, että verkkoyhteyden palveluntarjoajalla on toimiva virustorjunta ja palomuuripalvelu ja että omalla koneellasi on riittävä virustorjunta. Julkisilla paikoilla työstentely on muodikasta ja mukavaa, mutta huomioithan tietoturvan myös kahviloissa ja liittyessäsi avoimeen verkkoon. Kahviloissa kannattaa käyttää näytönsuojaa ja liittyä suoraan oman puhelimen HotSpotiin, jos se vain on mahdollista.
Pidä palaveri- ja pikaviestintäohjelmien avulla yhteyttä työkavereihin ja asiakkaisiin
Hyviä ja toimivia ilmaisohjelmia palavereihin ovat esimerkiksi Google Meet, Zoom, Slack ja GoToMeeting. Huomioithan, että max. osallistujamäärä voi ilmaisversioissa olla melko pieni, jolloin kaikki eivät välttämättä pääse osallistumaan samaan aikaan.
Pikaviestimistä näppäriä ja helppokäyttöisiä ovat mm. Slack, Google Chat, Skype ja Teams.
Varmista Internetin toimivuus ja nopeus
Usein kodin nettiyhteys on riittävän nopea työntekoon. Jos kiinteää nettiä ei syystä tai toisesta ole saatavilla, puhelimesi Hotspot-toiminnon avulla voit yhdistää toisen puhelimen, tabletin tai tietokoneen internetiin. Tämä on hyvä ratkaisu esimerkiksi mökkiolosuhteissa.
Hanki tarvittavat työvälineet
Hyvänä vaihtoehtona uusille työvälineille on käytettyjä näyttöjä ja koneita myyvä Taitonetti.fi. Heiltä saa hyväkuntoiset, käytetyt näytöt ja laitteet takuulla suoraan kotiovelle ja asiakaspalvelu on timanttista. Käytetty laite on myös vihreämpi valinta.
Jos sinulta kuitenkin jo löytyy kaikki tarvittavat työvälineet, varmista, että ne ovat toimintakunnossa.
Panosta työergonomiaan myös kotona
Ergonomia jää usein liian vähälle huomiolle. Varsinkin jos etätyötä tehdään pitkäjaksoisemmin tai jatkuvasti useampana päivänä viikossa, pitäisi työergonomiaan kiinnittää riittävästi huomiota.
Hiirimatot, ulkoiset näppikset, lisänäytöt, työtuolit ja jopa sähköpöydät ovat tärkeitä työnteossa niin toimistolla kuin kotonakin. Mikäli etätyön tekemisen tarve on yllättävä tai etätyö on satunnaista, voit napata vaikka toimistolta lainaksi kotiin paremman työtuolin, hiirimaton tai vaikkapa extranäytön.
Huonosta työergonomiasta voi pitkällä tähtäimellä seurata pitkällisiä ja haastavia vaivoja, kuten selkä- ja hartiakipua, virheasentoja, lonkkakipuja ja paljon muuta. Pienillä muutoksilla ehkäiset mahdolliset sairauspoissaolot!
Työn ja vapaa-ajan erottaminen
Kun työpaikka ja koti ovat muutaman askeleen päässä toisistaan, työn ja vapaa-ajan ero saattaa hämärtyä. Yritä pitää kiinni työajoista, tauoista ja rutiineista. Joillakin työmoodiin pääsyssä auttaa esimerkiksi normaali, siisti pukeutuminen.
Kotona töitä tehdessä kannattaa miettiä myös rauhallisuutta ja häiriötekijöitä. Muille kotona asuville kannattaa tehdä selväksi, että työaikana et ole käytettävissä rupatteluseuraksi tai auttamaan kotitöissä. Vastamelukuulokkeet ja erillinen työpiste auttavat tässä hyvin.
Tarkemmat ohjeet etätyön pelisääntöihin voit lukea blogistamme ”Näin vältät etätyön 5 kompastuskiveä”.
