Tietoisku

Miten kauan tositteita pitää säilyttää? Säilytysaikojen lunttilappu

Pääsikö unohtumaan, kuinka kauan tositteita täytyy säilyttää? Tässä muistinvirkistystä eri tositteiden säilytysajoista!

Mitä tositteet ovat?

Tositteet todentavat yrityksen liiketoimintatapahtumat ja ne voivat muodostua yhdestä tai useammasta asiakirjasta, tiedostosta tai niiden osista. Tositteita ovat esimerkiksi kuitti, lasku, palkkalaskelma, vuokrasopimus, tiliote tai jokin muu kirjallinen dokumentti. Tositteiden avulla yrityksen kirjanpitäjä saa tarkat ja lain edellyttämät tiedot kirjanpidon laatimista varten, joten tositteiden säilyttäminen on tärkeää.

Alle on koottu yleisimpiä yritysten tositteita ja niille laissa määriteltyjä säilytysaikoja. 

Kirjanpidon tositteiden säilytysaika

Kirjanpitolaki määrittelee kirjanpidon tositteille säilytysajaksi vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Kirjanpidon tositteisiin kuuluvat kaikki yrityksen tulo- ja menotapahtumia todentavat dokumentit: laskut (kuten myynti- sekä ostolaskut lähetteineen), matka- ja kululaskut, kuitit sekä tiliotteet. 

Kirjanpitoaineiston säilytysaika

Kirjanpitolain mukaan yrityksen tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpitokirjat, tililuettelo, tase-erittely, luettelo kirjanpidoista sekä sen aineistosta tulee säilyttää 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Palkkakirjanpitoon ja henkilöstöhallintoon liittyvien tositteiden säilytysajat

Palkkakirjanpidon ja henkilöstöhallintoon liittyvien tositteiden säilytysaikoihin vaikuttavat paitsi kirjanpitolaki, myös työaikalaki, työsopimuslaki, vuosilomalaki sekä ennakkoperintälaki.

  • Palkkakirjanpito tulee säilyttää 10 vuoden ajan ja tositteet, kuten palkkalaskelmat 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen
  • Työaikakirjaukset ja vuosilomakirjanpito tule säilyttää vähintään kaksi vuotta.
  • Työntekijöiden sairaslomatodistuksien ja muiden terveydentilaa koskevien asiakirjojen säilytysaika on kaksi vuotta. Asiakirjat ovat arkaluonteisia ja ne tulee säilyttää erillään muista henkilöstöä koskevista dokumenteista.

Sopimusten säilytysaika

Sopimukset tulee säilyttää koko voimassaolon ajan, mutta päättyneiden sopimusten säilytysaika riippuu asiayhteydestä ja siihen sovellettavasta laista. Esimerkiksi, kun liiketilan vuokranmaksu perustuu vuokrasopimukseen, kuuluu myös vuokrasopimus kirjanpidon kuusi vuotta säilytettäviin tositteisiin. Vaikka sopimus päättyisi, tulee se säilyttää kuusi vuotta siitä tilikaudesta laskien, johon viimeisin sopimukseen perustuva vuokranmaksu kuului. Yrityksen muiden sopimusten, kuten toimeksianto- ja alihankintasopimusten vähimmäissäilytysaikaa voi määritellä samalla tavalla, ellei muualla laissa säädetä toisin. 

Työsopimuksia tulee säilyttää 10 vuotta palvelusuhteen päättymisestä, sillä työsopimuslain perusteella työntekijällä on oikeus pyytää työtodistusta 10 vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. 

Sopimukset sisältävät usein henkilötietoja, joten tietosuojalain ja -asetusten mukainen säilytystapa tulee varmistaa. Henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ei tule säilyttää pidempään kuin on tarpeellista, mutta yritys voi itse määritellä sopimuksille tarvittavan säilytysajan.

Pysyvästi säilytettävät tositteet

Pysyvästi säilytettäviä tositteita ovat pääsääntöisesti yrityksen itse muodostamat yritystä koskevat asiakirjat, kuten yleismääräykset ja -ohjeet, pöytäkirjat, omaan toimintaan liittyvät ja liikehistorian kannalta merkittävät julkaisut, esitteet ja mainokset.

Helpota tositteiden säilyttämistä digitaalisilla ratkaisuilla

Tositteet voivat (ja kannattaa!) olla sähköisessä muodossa ja niitä voi myös säilyttää sähköisessä arkistossa. Digitaaliset ratkaisut ovatkin oiva tapa saada papereita pursuavat mappipinot järjestykseen! Sähköisesti säilytettävät tositteet ovat myös helpommin saatavilla tietojenkäsittelyä varten.

Kaipaatko tositteiden säilytyksessä tai jossain toisessa ei-niin-kiinnostavassa, mutta pakollisessa taloushallinnon tehtävässä jeesiä? Nykäise meitä hallintorumbaa rakastavia virtuaaliassareita hihasta – olemme auttaneet montaa yrittäjää keskittymään olennaiseen ottamalla haltuun jopa koko yrityksen hallinnolliset tehtävät.