Viisi vinkkiä yrittäjän töiden delegointiin

Yrittäjän jaksaminen – 5 vinkkiä tehtävien delegointiin

Posted on Posted in Oma Sihteeri, Yrittäjyys ja yrittäminen

Yrittäjä – tuntuuko päivät venyvän yöhön ja kuukaudet vilisevän ohitse samaa vauhtia päivässä olevien tuntien kanssa? Painatko menemään illat ja viikonloput perheen kustannuksella?

Et ole yksin. Oletko tullut ajatelleeksi, että yrittäjäkin ansaitsee vapaa-aikaa, rentoutumista ja aikaa suunnitella tulevaa? Mitä, jos delegoisit osan tehtävistäsi muille organisaatiossasi tai ulkoistaisit osaaviin käsiin?

Nappaa tästä viisi hyväksi havaittua vinkkiä ja delegoi aikasyöpöt muille!

1. Listaa ylös kaikki tehtävät, mitä pyörittelet kuukauden aikana

Tämä kannattaa tehdä huolella! Voit pitää To-Do -päiväkirjaa kerran päivässä, kerran viikossa tai vaikka kerran kuussa, miten itse näet sen parhaaksi. Pääasia on, että sinulla on selkeä kuva tehtävistä, joita kuukauden aikana pyörität.

2. Kirjaa, kuinka monta työtuntia käytät viikossa tehtäviin

Merkitse eri tehtäviin käytetyt työtunnit viikossa esimerkiksi kuukauden ajaksi. Näin voit laskea, kuinka paljon keskimäärin käytät yhdessä viikossa aikaa tiettyihin tehtäviin. Saat selkoa, kannattaako tehtävät ulkoistaa vai palkata täysin uusi työntekijä.

3. Arvota tehtävien tärkeys yrityksesi ydintoiminnan kannalta asteikolla 1-10

Jos yrityksesi esimerkiksi luo verkkosivuja, koodaus saisi suuren arvon. Vastaavasti kuittien ja laskujen selvittely saisi pienen arvon. Näin saat tehokkaasti selville tehtävät, joilla on suuri arvo yrityksellesi.

4. Jaa tehtävät kolmeen kategoriaan:

Kategoria 3: helposti delegoitavat rutiinitehtävät, jotka eivät vaadi juurikaan ohjausta

  • näitä voivat olla esimerkiksi postitus, lounaslippujen tilaus, uusien asiakirjapohjien luominen, ilmoittautumisten seuraaminen ja opastus, kuittien käsittely ja toimitus kirjanpitoon
  • tehtävistä noin 1/4 osa on näitä pikku-hommia, joihin kuitenkin saat kulumaan ison osan aikaasi päivittäin

Kategoria 2: tehtävät, jotka eivät vaadi sinua, mutta vaativat jonkin verran perehdytystä sekä ammattitaitoa

  • näitä voivat olla vaikkapa ostolaskujen kierrätys, asiakaspalveluviesteihin vastaaminen, myyntilaskujen lähetys, myyntibonusten laskeminen, rekisterien ylläpito
  • suurin osa tehtävistä lankeaa tähän kategoriaan, tehtävät vaativat keskittymistä ja siksi niiden tekeminen jää viimeiseksi 

Kategoria 1: tehtävät, jotka vaativat sinun ammattitaitoa ja joita et voi siirtää muille

  • nämä ovat tehtäviä, jotka vaativat niin laaja-alaista näkemystä yritykseesi, ettei niitä voi helposti delegoida eteenpäin
  • vain noin 1/4 osa kaikista tehtävistä ovat niin vaativia, ettei niitä voi delegoida. Nämä ovat niitä tehtäviä, joihin sinun tulisi keskittyä!

5. Uskalla tarttua härkää sarvista ja delegoida kategorian 3. ja 2. tehtävät eteenpäin!

Tämä on ehdottomasti vaikein ja eniten rohkeutta vaativa vaihe.

  • Älä siirrä tehtäviä 3. ja 2. kategoriasta takaisin itsellesi kategoriaan 1.
  • Vain kategorian 1. tehtävät ovat sellaisia, jotka vaativat sinun ammattitaitoasi
  • Muista, että sinun tehtävä on keskittyä isoon kuvaan ja luotsata yritystäsi jatkuvasti eteenpäin
  • Älä mikro-manageeraa! Uskalla delegoida vähempiarvoiset tehtävät osaaviin käsiin

Ainoastaan näin voit vapauttaa aikaasi ja keskittyä olennaiseen!

Yhteenveto

On ehdottoman tärkeää pilkkoa tehtävät (aika, arvo, vaativuus) pienempiin osiin, koska voi olla houkuttelevaa nähdä asiat yhtenä työtehtävien kimppuna. Tällöin myös saattaa arvottaa kaiken tekemisen yhtä tärkeäksi, vaikka todellisuudessa tietyt tehtävät ovat vähemmän tärkeitä yrityksesi ydintoiminnan kannalta. Lisäksi saat paremmin selville, kannattaako tietyt tehtävät ulkoistaa vai kannattaako niihin palkata uusi työntekijä.